会计档案管理制度及调阅

PAGE会计档案管理制度及调阅一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，确保会计档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.调阅：是指因工作需要，经批准后查阅、复制会计档案的行为。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定统一的会计档案管理制度，各分支机构负责本单位会计档案的具体管理工作，并接受公司总部的监督和指导。2.依法合规原则。会计档案管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保会计档案的真实性、完整性和保密性。3.安全保管原则。采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案的损坏、丢失和泄密。4.有效利用原则。建立健全会计档案利用制度，提高会计档案的利用效率，满足公司经营管理和决策的需要。二、会计档案的内容及分类（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单等各类经济业务发生时取得或填制的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录和摘要等内容的凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目开设的，用以分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：按照明细科目开设的，详细记录某一类经济业务的账簿。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：除月度报表外，还可能包括附注等内容。3.年度财务会计报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的表格。2.银行对账单：银行定期提供的公司银行账户收支明细清单。3.纳税申报表：公司向税务机关申报纳税情况的报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交情况的清单。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况的清册。7.其他与会计核算相关的资料，如经济合同、审计报告等。三、会计档案的归档（一）归档要求1.会计凭证应按月装订成册，装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，按照顺序整理立卷，装订成册，并在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数等内容。3.财务会计报告应按照月度、季度、年度分别整理归档，装订成册，并加盖单位公章。4.其他会计资料应按照类别和时间顺序整理归档，确保资料的完整性和准确性。（二）归档时间1.会计凭证应在月度终了后[X]日内装订成册，并归档保管。2.会计账簿应在年度终了后[X]日内整理立卷，并归档保管。3.财务会计报告应在月度、季度终了后[X]日内，年度终了后[X]日内整理归档。4.其他会计资料应在相关业务结束后及时整理归档。（三）归档流程1.会计人员负责将各类会计资料按照归档要求进行整理、装订。2.整理好的会计档案交本单位档案管理部门进行审核，审核无误后办理归档手续。3.档案管理部门应建立会计档案归档登记簿，记录会计档案的归档日期及相关信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为[X]年。2.会计账簿保管期限为[X]年，其中现金和银行存款日记账保管期限为[X]年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度财务会计报告保管期限为[X]年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限按照相关法律法规和行业标准执行。（二）保管地点1.公司应设立专门用于保管会计档案的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.会计档案应存放在档案室的专用档案柜中，并按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（三）保管措施1.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的安全和完整。2.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在安全的存储介质上，如光盘、硬盘等。备份存储介质应与原存储介质分开存放，并异地保管。3.严格限制非档案管理人员进入档案室，档案管理人员应妥善保管档案室钥匙，不得随意转借他人。4.对会计档案的查阅、复制等情况应进行详细记录，以备查考。五、会计档案的调阅（一）调阅申请1.因工作需要调阅会计档案的，调阅人员应填写《会计档案调阅申请表》，注明调阅目的、调阅内容、调阅时间等信息。2.《会计档案调阅申请表》应由调阅人员所在部门负责人签字批准，并加盖部门公章。（二）调阅审批1.调阅申请表提交至公司档案管理部门，档案管理部门负责人对调阅申请进行审核，审核内容包括调阅目的是否合理、调阅内容是否涉及公司机密等。2.对于涉及公司机密或重要会计档案的调阅申请，档案管理部门负责人应报公司分管领导审批。3.经审批同意的调阅申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并注明调阅期限等要求。（三）调阅手续1.调阅人员凭批准后的《会计档案调阅申请表》到档案管理部门办理调阅手续。2.档案管理部门应根据调阅申请表的内容，提供相应的会计档案，并与调阅人员当面清点档案数量和内容，确保档案的完整性。3.调阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将会计档案带出档案室。如需复制会计档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（四）调阅期限1.调阅会计档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长调阅期限的，调阅人员应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。2.调阅期限届满，调阅人员应及时将会计档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的会计档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（五）调阅要求1.调阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、拆封、抽换等。2.调阅人员如需摘录、复制会计档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行摘录、复制。摘录、复制的会计档案内容应与原件一致，并注明出处。3.调阅人员在调阅会计档案过程中，如发现会计档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反映，不得擅自处理。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务事项已经结清，经鉴定可以销毁的，方可进行销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.档案管理部门应会同财务部门对拟销毁的会计档案进行鉴定，编制《会计档案销毁清册》，详细列明会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司分管领导审核后，报公司总经理批准。3.经批准后，档案管理部门应组织专人负责会计档案的销毁工作。销毁时，应指定专人监销，监销人员应在销毁现场进行监督，并在销毁后在《会计档案销毁清册》上签名或盖章。4.监销人员应对销毁的会计档案进行清点核对，确保销毁的会计档案与《会计档案销毁清册》所列内容一致。销毁完毕后，应将销毁情况报告公司总经理。（三）销毁记录1.档案管理部门应建立《会计档案销毁记录簿》，详细记录会计档案的销毁时间、地点、销毁方式以及监