酒店销售部档案管理制度

PAGE酒店销售部档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店销售部档案管理，确保销售档案的完整性、准确性和安全性，提高销售工作效率，为酒店决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店销售部所有与销售业务相关的档案管理工作，包括客户档案、销售合同、市场调研报告、销售活动策划资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映销售业务实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：涵盖销售业务全过程的各类文件资料，确保档案的全面性。3.保密性原则：对涉及酒店商业机密、客户隐私等信息严格保密，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，保证档案的质量和可查阅性。二、档案管理职责（一）销售部经理职责1.全面负责销售部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作的有效开展。3.审核重要档案资料，对档案的准确性和完整性负责。（二）档案管理员职责1.负责销售部档案的收集、整理、归档、保管和查阅等具体工作。2.按照档案管理规范对档案进行分类、编号、装订，确保档案整齐有序。定期对档案进行清查盘点，保证档案的安全和完整。协助销售部人员查阅档案，提供必要的档案信息服务。（三）销售人员职责1.在业务活动中及时形成各类档案资料，并按照规定移交档案管理员。2.确保所提供档案资料的真实性和准确性，配合档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.客户档案：包括客户基本信息（如名称、地址、联系方式、经营范围等）、客户需求分析、客户拜访记录、合作历史、信用状况等。2.销售合同：涵盖各类销售合同文本、合同审批表、合同变更记录、合同执行情况跟踪等。3.市场调研报告：市场分析报告、竞争对手分析报告、行业动态研究等。4.销售活动策划资料：活动方案、宣传资料、活动预算、活动效果评估等。5.销售业绩数据：月度、季度、年度销售报表、销售数据分析等。6.其他相关资料：与销售业务有关的函件、会议纪要、电话记录等。（二）收集要求1.销售人员应在业务完成或阶段性工作结束后及时将相关资料提交给档案管理员。2.提交的资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.档案管理员应定期对各部门提交的资料进行检查，对不符合要求的及时反馈并督促补充完善。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和用途，将档案分为客户档案、销售合同档案、市场调研档案、销售活动档案、销售业绩档案等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。例如，客户档案编号可采用“K年份流水号”，销售合同档案编号可采用“HT年份合同序号”等。3.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐牢固，便于保存和查阅。装订时应去除金属物，采用统一规格的档案封面和封底。4.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理员对收集整理好的档案进行再次审核，确认无误后进行归档。2.将档案按照编号顺序存放在专用的档案柜或档案架上，确保存放有序，便于查找。3.建立档案存放位置索引，注明各类档案的具体存放地点，方便快速定位。（二）保管期限1.客户档案：长期保存，直至客户与酒店终止业务关系后[X]年。2.销售合同档案：自合同履行完毕或终止后[X]年。3.市场调研报告：根据报告的时效性和重要性确定保管期限，一般为[X]年至[X]年不等。4.销售活动策划资料：活动结束后[X]年。5.销售业绩数据：长期保存。（三）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的消防器材和防虫药品，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.酒店内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字批准后，到档案管理员处查阅。2.档案管理员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案安全。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，必须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经销售部经理签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后在《档案借阅登记表》上签字注销。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理：对涉及档案管理工作的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.场所管理：档案存放场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.技术手段：对重要档案资料可采用加密存储、电子水印等技术手段进行保密防护。4.信息传递：涉及机密档案信息的传递应采用加密方式，如加密邮件、加密移动存储设备等，并严格控制传递范围。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，制定安全防范措施，定期对档案保管场所进行安全检查，确保档案安全。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。3.配备必要的安全设备，如监控摄像头、防盗报警装置等，确保档案存放场所的安全。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且确认无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复且无备份的。3.经酒店管理层批准，需要销毁的其他档案。（二）销毁流程1.档案管理员对拟销毁的档案进行清理核对，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经销售部经理审核签字后，报酒店总经理审批。3.审批通过后，由档案管理员会同指定人员在指定地点对档