公司行政部档案管理制度

PAGE公司行政部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部及各部门在工作活动中形成的、具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司行政部负责对全公司档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，确保档案能够及时、准确地为公司各项工作提供服务。二、档案管理职责（一）行政部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平和工作效率。4.负责组织档案的查阅、借阅工作，按照规定为公司内部各部门及外部相关单位提供档案利用服务，并做好登记和跟踪管理。5.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，确保档案管理工作的规范运行。6.负责组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。7.参与公司重大活动、重要项目的档案收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向行政部移交。2.在工作过程中，各部门应严格按照档案管理要求，及时将形成的各类文件、资料进行分类整理，确保档案的质量。3.积极配合行政部做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理相关手续。4.对本部门档案的真实性、完整性负责，如有档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告行政部，并采取相应措施进行处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、变更登记申请书等。2.公司行政办公文件，包括通知、报告、请示、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.公司人力资源管理文件，如员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关资料。4.公司财务管理文件，如财务报表、会计凭证、审计报告、预算决算等。5.公司市场营销文件，如市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。6.公司采购与供应链管理文件，如采购订单、供应商资料、采购合同、物流配送记录等。7.公司技术研发文件，如项目立项报告、技术方案、实验数据、知识产权文件等。8.公司质量管理文件，如质量标准、检验报告、质量认证文件等。9.公司安全生产与环境保护文件，如安全管理制度与操作规程、安全检查记录、环境监测报告等。10.公司对外合作与交流文件，如合作协议、往来信函、会议纪要等。11.公司各类会议、活动的文件资料，包括会议通知、议程、发言稿、签到表、活动照片、视频等。12.其他具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门工作中形成的各类档案资料。2.档案收集应保持原始性和真实性，不得对文件进行涂改、伪造、损毁等操作。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。4.电子文件应同时收集其存储载体，并确保电子文件的完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类。一般可分为行政管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、采购与供应链管理类、技术研发类、质量管理类、安全生产与环境保护类、对外合作与交流类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年份+类别代码+流水号的方式进行编制。例如，2023XZ001，表示2023年行政管理类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。4.装订：对纸质档案进行装订，应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用左侧装订方式，确保装订牢固整齐，便于翻阅和保存。四、档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门档案收集责任人对整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.审核通过后，填写档案移交清单，将档案移交至行政部档案管理人员。3.行政部档案管理人员对接收的档案进行再次审核，核对档案的编号、编目等信息，无误后办理签收手续，并将档案归入相应的档案类别中。（二）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保存。档案应按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.电子档案：建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号进行存储，并建立相应的索引目录，便于快速检索。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.声像档案：对于照片、录音、录像等声像档案，应进行分类整理，并刻录成光盘或存储在电子存储设备中。声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并建立相应的目录索引。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案，可向行政部提出申请。一般情况下，查阅本部门形成的档案，由本部门负责人审批；查阅其他部门档案，需经档案形成部门负责人和行政部负责人审批。2.涉及公司重大决策、核心机密等重要档案的查阅，需经公司分管领导或总经理审批。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。2.行政部档案管理人员根据审批通过的申请表，为查阅人提供相应的档案，并在档案查阅登记本上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经行政部档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。借阅期限超过[X]个工作日的，需经行政部负责人审批。2.涉及公司商业秘密、重要合同等敏感档案原则上不予借阅，如有特殊情况确需借阅的，需经公司分管领导或总经理审批，并严格按照保密要求进行管理。（四）借阅流程1.借阅申请人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，按照审批权限提交相关领导审批。2.行政部档案管理人员根据审批通过的申请表，将档案借给借阅人，并办理借阅登记手续，要求借阅人签字确认。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告行政部，并承担相应责任。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向行政部提出申请，经批准后方可延期。行政部档案管理人员在档案归还时，应认真检查档案的完整性和准确性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行定期鉴定，确保档案的保存价值得到准确评估。鉴定工作应遵循全面审查、科学分析、准确判定的原则，既要保证档案的完整性，又要避免过度保存无价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由行政部负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，制定档案鉴定标准和工作方案，对档案的保存价值进行评估和判定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容的重要性、时效性、完整性等因素，确定档案的保存价值。2.综合评估法：结合档案的形成时间、来源、形式、涉及范围等因素，综合评估档案的价值。对于一些具有特殊意义或长期参考价值的档案，应适当延长保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展具有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重大决策文件、重要合同协议、年度财务报告等，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为[X]年、[X]年、[X]年三种。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般性会议文件、年度工作计划、工作总结、业务报表等，可根据其重要程度和实际需要确定保管期限。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经行政部负责人审核后，报公司分管领导或总经理审批。3.审批通过后，由行政部档案管理人员会同相关部门人员在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应妥善保存，作为档案销毁工作的记录，保存期限为[X]年。七、档案的保密与安全管理（一）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、客户信息等敏感档案进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。3.对档案查阅、借阅场所进行限制，无关人员不得进入档案室。在查阅、借阅档案时，应严格控制知悉范围，防止档案信息泄露。4.对涉及保密内容的档案，应采用加密存储、专人保管等措施，确保档案信息的安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设备，定期进行检查和维护，确保档案库房的安全。2.建立档案安全检查制度，定期对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。对档案存储设备进行定期维护和备份，防止数据丢失。3.加强对档案管理人员的安全教育，提