档案信息化建设规章制度

PAGE档案信息化建设规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息化建设，规范档案管理工作，提高档案利用效率，保障档案信息安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息化建设过程中的档案管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案信息化建设必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保档案管理活动合法合规。2.真实性原则：档案信息应真实、准确、完整地反映公司各项业务活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。4.完整性原则：保证档案信息化建设过程中档案数据的完整性，包括档案的收集、整理、存储、利用等各个环节。5.便利性原则：以方便档案利用为出发点，优化档案管理流程，提高档案检索、查询和获取的效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案信息化建设管理机构及职责（一）档案信息化建设领导小组公司成立档案信息化建设领导小组，由公司主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划公司档案信息化建设工作，审议档案信息化建设的重大决策、重要制度和发展规划，协调解决档案信息化建设过程中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案信息化建设的各项规章制度，并组织实施。2.负责档案信息化系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行和数据安全。3.负责档案的收集、整理、鉴定、编目、数字化处理等基础工作，保证档案数据的质量。4.负责对公司各部门档案信息化建设工作进行指导、监督和检查，开展档案信息化培训工作，提高员工的档案管理意识和技能。5.负责档案信息的开发利用，为公司各项工作提供档案信息服务，充分发挥档案的价值。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，确保档案的齐全、完整、准确，并按照规定的时间和要求将档案移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案信息化建设相关工作，如提供档案数据、协助进行档案数字化处理等。3.负责本部门员工的档案信息化培训工作，提高员工对档案信息化建设的认识和操作技能，确保员工能够正确使用档案信息化系统。4.在开展各项业务活动过程中，严格按照档案管理规定和流程处理档案，确保档案信息的安全和有效利用。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的原始记录，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于公司的行政管理文件、业务合同、财务报表、技术资料、项目文档、人事档案、会议记录、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的及时收集和整理工作，确保档案不遗漏、不丢失。2.档案收集应遵循全面、系统、及时的原则，在业务活动结束后，相关责任人应及时将形成的档案材料进行收集整理，不得拖延。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.电子文件的收集应确保其格式规范、内容完整、元数据齐全，并按照规定的存储方式进行保存。（三）整理原则与方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案分类目录，明确各类档案的编号规则和存放位置。3.纸质档案应进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案整齐、规范；电子档案应按照规定的命名规则和存储结构进行整理，建立清晰的文件索引和目录体系。四、档案数字化处理（一）数字化范围根据公司档案管理的实际需求，确定档案数字化的范围，优先对重要、常用、利用率高的档案进行数字化处理。（二）数字化流程1.档案扫描：按照规定的扫描分辨率、图像格式等要求，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整、不失真。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的档案目录信息进行关联挂接，建立准确的索引关系，便于档案的检索和查询。4.数据存储：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）质量控制1.建立档案数字化质量检查制度，对数字化过程中的各个环节进行质量抽检，确保数字化档案的质量符合要求。扫描图像的清晰度、完整性应达到规定标准，图像失真度不超过允许范围。图像处理应准确无误，不影响档案内容的可读性。数据挂接应准确、完整，索引关系清晰。2.对质量不符合要求的数字化档案，应及时进行返工处理，直至达到质量标准。五、档案存储与保管（一）存储设备与环境1.档案存储设备应选用安全可靠、性能稳定的存储介质，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，并定期进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。2.档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等条件，温度、湿度应控制在适宜的范围内，以保证档案的安全保存。3.建立存储设备和存储环境的管理制度，明确专人负责设备的日常管理和维护工作，定期对存储设备进行盘点和清查，及时发现并处理设备故障和隐患问题。（二）存储方式与分类1.档案应按照分类目录进行存储，不同类别的档案应分别存放，便于查找和管理。2.电子档案应采用逻辑分类和物理存储相结合的方式，按照档案类别、年度、保管期限等进行逻辑分类，在存储设备上建立相应的文件夹结构；同时，根据存储设备的容量和性能，合理分配存储空间，提高存储效率。3.纸质档案应按照档案库房的布局和规划，进行有序存放，建立纸质档案存放位置索引，方便档案的调阅和归还。（三）保管期限与鉴定1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。2.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。3.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理，确保档案信息的安全。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。六、档案利用与服务（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，严格按照规定的程序和权限进行，确保档案信息的安全和正确使用。2.充分发挥档案的服务功能，为公司的各项工作提供及时、有效的档案信息支持，提高工作效率和决策科学性。（二）利用方式与权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等内容，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司重要机密或敏感信息的档案，查阅权限应严格控制，需经公司主管领导批准后方可查阅。3.档案利用方式包括查阅、借阅两种形式。查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案的，应按照规定的借阅期限及时归还，如需延期借阅，应办理续借手续。4.外单位因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定做好查阅记录。（三）利用效果跟踪与反馈1.档案管理部门应建立档案利用效果跟踪制度，对档案利用情况进行定期统计和分析，了解档案在公司各项工作中的作用和效果。2.对于档案利用过程中发现的问题或不足之处，应及时进行总结和反馈，采取相应的改进措施，不断优化档案管理和服务工作，提高档案利用效率和质量。七、档案安全管理（一）安全制度与人员管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任，确保档案信息的安全。2.加强对档案管理人员的安全培训和教育，提高其安全意识和防范技能，定期进行安全考核，确保档案管理人员具备必要的安全知识和技能。3.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自更改档案信息化系统的设置和密码，不得在非工作时间违规操作档案管理系统。（二）信息安全防护1.加强档案信息化系统的安全防护措施，安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，定期进行系统漏洞扫描和安全评估，及时发现并处理安全隐患。2.对档案数据进行加密存储和传输，确保档案信息在存储和传输过程中的安全性。3.建立档案信息备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地安全场所，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致档案数据丢失。同时，定期进行备份数据的恢复测试，确保备份数据的可用性。（三）应急处置预案1.制定档案安全应急处置预案，明确档案安全事故的应急处置流程和责任分工，提高应对突发安全事件的能力。2.定期组织档案安全应急演练，检验和完善应急处置预案的可行性和有效性，确保在发生安全事故时能够迅速、有效地进行处置，最大限度地减少损失。3.发生档案安全事故时，应立即启动应急处置预案，采取相应的措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。同时，配合相关部门进行调查和处理，做好事故原因分析和整改工作，防止类似事故再次发生。八、档案信息化建设监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案信息化建设监督检查机制，定期对公司各部门档案信息化建设工作进行监督检查，确保档案管理规章制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案收集、整理、数字化处理、存储保管、利用服务、安全管理等各个环节的工作情况，以及档案信息化系统的运行情况。（二）检查方式与频率1.监督检查方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。定期检查每年至少进行一次，全面检查公司档案信息化建设工作的整体情况；不定期抽查根据实际工作需要随时进行，重点检查档案管理的关键环节和重要岗位；专项检查针对档案信息化建设中的特定问题或重点项目进行深入检查。2.每次检查结束后，应形成检查报告，对检查中发现的问题进行详细记录，并提出整改意见和建议。（三）整改落实1.被检查部门应根据检查报告中提出的整改意见，制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。整改措施应具有针对性和可操作性，能够切实解决检查中发现的问题。整改责任人