档案室制度文化建设方案

PAGE档案室制度文化建设方案一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度文化建设方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在各个业务活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：最大限度地满足公司各部门及员工对档案利用的需求，提高档案服务效率。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置公司设立独立的档案室，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责收集、整理、保管公司各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编目、上架，建立科学的档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.开展档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。6.为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。7.参与公司重大活动、项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。8.对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，提高公司整体档案管理水平。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理制度的要求，对本部门形成的档案进行分类整理，定期向档案室移交。3.在开展各项业务活动过程中，注意档案资料的形成和积累，及时将具有保存价值的文件材料收集齐全。4.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、项目方案、招投标文件、业务报表等。4.公司行政管理文件，如工作计划、总结、报告、规章制度等。5.公司财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司人力资源管理文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。7.公司技术研发文件，如技术方案、图纸、专利证书等。8.公司对外宣传文件，如宣传资料、新闻稿件、广告策划等。9.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案室人员、相关业务部门人员和公司领导组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.对拟销毁的档案进行登记造册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并报公司领导审批。4.经批准销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，并做好销毁记录。5.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，由档案鉴定小组人员签字确认后存档。五、档案的利用（一）利用范围公司各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员可直接到档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅条件，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。档案室批准后，办理借阅手续，借阅人应按时归还档案。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。档案室批准后，按照规定的程序进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得损坏、涂改、标记、抽换、转借或擅自销毁档案。2.查阅、借阅档案应在档案室规定的时间和地点进行，如需带出档案室，应经档案室负责人批准，并办理相关手续。3.归还档案时，应确保档案的完整和整洁，如有损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应的责任。4.档案利用过程中形成的各种记录，如查阅登记表、借阅申请表、复制申请表等，应妥善保存，以备查考。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取有效的数据安全措施，如数据备份、加密存储、用户权限管理等，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.按照档案管理信息系统的要求，及时录入和更新档案信息，保证电子档案与纸质档案的一致性。3.加强对电子档案数据的安全管理，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。4.严格控制用户对档案管理信息系统的访问权限，确保档案信息的安全保密。七、监督与考核（一）监督检查1.档案室定期对公司各部门的档案工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司内部审计部门定期对档案室的档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况、档案的保管和利用情况等，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，对公司各部门的档案工作进行量化考核评价。2.考核评价内容包括档案管