渝北区会计档案管理制度

PAGE渝北区会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强渝北区会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于渝北区行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）管理职责1.各单位应加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。2.单位的档案管理部门负责会计档案的统一管理，指定专人负责会计档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、保管、借阅登记等。3.单位的财务部门负责会计档案的形成、整理和移交工作，按照本制度的要求，定期将会计档案移交档案管理部门。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记经济业务的账簿。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产的详细信息，包括名称、型号、规格、购置时间、原值、折旧等。5.辅助账簿，根据管理需要设置的其他账簿，如备查账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，对单位一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，核对银行存款日记账与银行对账单余额是否一致的表格。2.银行对账单，银行提供给单位的反映其资金收付情况的对账单。3.纳税申报表，单位向税务机关申报缴纳税款的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册，记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各单位财务部门应按照会计核算的要求，及时收集、整理本单位的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料。2.对于从外单位取得的原始凭证，必须是合法、有效的凭证，并加盖填制单位的公章。3.记账凭证应按照经济业务发生的先后顺序编号，附件齐全，摘要清楚，会计分录正确。（二）整理方法1.会计凭证的整理将原始凭证按照记账凭证的编号顺序，附在相应的记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件张数。对记账凭证进行分类整理，按照收款凭证、付款凭证、转账凭证的顺序排列，同类凭证按照编号顺序排列。将整理好的记账凭证和原始凭证，按照月份或季度进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。2.会计账簿的整理总账、明细账、日记账应按照账簿启用时间的先后顺序排列。对于活页式账簿，应抽出空白页，并在账簿的扉页上加盖单位公章，注明账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名等。将整理好的账簿按照月份或年度进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。3.财务会计报告的整理月度、季度、年度财务会计报告应按照报告期的先后顺序排列。财务会计报告应包括封面、目录、报表、附注、财务情况说明书等内容，并加盖单位公章、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。将整理好的财务会计报告按照月份或年度进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册的保管期限为30年。2.月度、季度、半年度财务会计报告的保管期限为10年。3.年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册应永久保管。4.银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表的保管期限为10年。（二）保管要求1.单位应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行编号，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子会计档案，应定期进行备份，存储在磁性介质上的电子会计档案应定期进行复制，防止数据丢失。五、会计档案的查阅与利用（一）查阅权限1.单位内部人员查阅会计档案，应经本单位会计机构负责人（会计主管人员）批准。2.单位外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经本单位负责人批准。3.查阅会计档案时，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。（二）利用方式1.查阅会计档案时，档案管理人员应按照查阅人员的要求，及时提供所需的会计档案，并做好查阅记录。2.如需复印或复制会计档案，应经档案管理部门负责人批准，并在复印件或复制件上加盖单位公章。3.利用会计档案时，应严格遵守国家有关法律法规和单位内部管理制度，不得泄露会计档案的内容。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位会计档案，无论是否保管期满，都不得销毁，必须妥善保管，待项目办理竣工决算后按规定的交接手续移交给项目接受单位进行妥善保管。（二）销毁程序1.由单位档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名并盖章。七、监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全会计档案管理的内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。2.单位内部审计部门应将会计档案管理工作纳入审计范围，对会计档案的真实性、完整性、合法性进行审计监督。（二）外部监督1.财政部门应加强对单位会计档案管理工作的监督检查，