贫困户档案分类管理制度

PAGE贫困户档案分类管理制度一、总则（一）目的为了规范贫困户档案管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，提高扶贫工作的效率和质量，依据国家相关法律法规和扶贫工作要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在扶贫工作中涉及的贫困户档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映贫困户的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集贫困户相关信息，确保档案资料齐全。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.保密性原则：严格保护贫困户个人隐私，防止信息泄露。二、档案分类（一）基本信息类1.贫困户个人信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号、家庭住址、联系方式等。2.家庭成员信息：详细记录家庭成员的姓名、与贫困户关系、年龄、职业等。3.贫困证明材料：如低保证、残疾证、医疗诊断证明等相关贫困证明文件。（二）帮扶措施类1.产业扶贫档案：记录产业扶贫项目的实施情况，包括项目名称、实施地点、帮扶方式、收益情况等。2.就业扶贫档案：涵盖就业培训记录、就业岗位信息、工资收入等就业帮扶相关资料。3.教育扶贫档案：包含学生资助申请材料、学校证明、教育帮扶成效等内容。4.健康扶贫档案：如医疗报销凭证、慢性病管理记录、健康体检报告等健康帮扶资料。（三）动态管理类1.贫困识别档案：记录贫困户识别过程中的相关资料，包括申请材料、民主评议记录、公示情况等。2.贫困退出档案：整理贫困退出的相关依据，如收入核算表、脱贫验收报告等。3.帮扶责任人变更记录：详细记录帮扶责任人的变更情况，包括变更时间、原因等。（四）监督考核类1.扶贫工作检查记录：保存各级部门对扶贫工作检查的结果、问题反馈等资料。2.扶贫成效考核资料：收集扶贫成效考核的相关文件、数据、报告等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门按照职责分工，负责收集本部门工作中产生的贫困户档案资料。2.帮扶责任人要及时将帮扶过程中的各类资料整理上报。3.贫困户应积极配合提供相关证明材料。（二）整理流程1.对收集到的档案资料进行分类筛选，剔除重复、无效的信息。2.按照档案分类标准，对资料进行编号、排序，确保资料的系统性。3.对纸质档案进行装订，电子档案进行分类存储，便于查阅和管理。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案保管室，确保保管场所安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（二）保管方式1.纸质档案按照类别和年度进行存放，建立档案目录索引，便于查找。2.电子档案采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行数据维护，防止数据丢失。（三）保管期限1.基本信息类、帮扶措施类档案长期保存。2.动态管理类档案在贫困户脱贫后保存[X]年。3.监督考核类档案根据相关规定确定保管期限。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，需填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.上级主管部门、审计部门等因工作需要查阅档案的，需出具正式函件，经公司/组织负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅内容、目的、时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员按照要求提供档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制，需经档案管理人员同意，并登记备案。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅档案资料，确因特殊情况需要借阅的，需经公司/组织负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员需妥善保管档案，按时归还。3.借阅人员要保证档案的安全和完整，不得转借他人或用于非工作目的。六、档案信息化管理（一）系统建设建立贫困户档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化录入、存储、查询、统计等功能。（二）数据录入1.档案管理人员按照档案整理要求，将纸质档案资料准确录入信息化管理系统。2.定期对录入数据进行核对和更新，确保数据的准确性和及时性。（三）安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统数据进行备份，制定数据恢复预案，确保数据安全。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员要严格遵守保密制度，不得泄露贫困户档案信息。2.在档案查阅、借阅过程中，要对查阅人员进行保密提醒，防止信息扩散。（二）安全防范1.加强档案保管场所的安全管理，安装监控设备，配备必要的消防器材。2.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，确保档案安全。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因造成档案损坏无法修复的。（二）销毁流程1.档案管理人员提出销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.申请经公司/组织负责人批准后，由档案管理人员和相关部门人员共同进行销毁。