河北高校毕业生档案制度

PAGE河北高校毕业生档案制度一、总则（一）目的为了规范河北高校毕业生档案管理工作，保障毕业生合法权益，促进人才合理流动，依据国家相关法律法规及行业标准，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省内各类普通高等学校、成人高等学校和中等职业学校毕业生档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实、准确、完整地反映毕业生的学习经历、就业情况等信息。2.保密性原则：严格保护毕业生档案信息安全，防止档案信息泄露。3.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理工作的有序进行。4.服务性原则：以服务毕业生为宗旨，为毕业生提供便捷、高效的档案管理服务。二、档案内容与整理（一）档案内容1.毕业生登记表：记录毕业生个人基本信息、学习经历、奖惩情况等。2.成绩单：反映毕业生在校期间的学习成绩。3.就业报到证：毕业生就业的重要凭证。4.党团组织关系材料：包括入党申请书、团员证等。5.奖惩材料：记录毕业生在校期间获得的奖励和处分情况。6.体检表：毕业生在校期间的体检报告。7.其他材料：如毕业生的实习报告、毕业论文等。（二）档案整理1.分类整理：按照档案内容的类别进行分类，如个人基本信息、学习成绩、就业材料等。2.编号装订：为每份档案编制唯一的编号，并按照编号顺序进行装订，确保档案的整齐和规范。3.编制目录：根据档案内容编制详细的目录，便于查阅和管理。三、档案转递（一）转递原则1.毕业生就业单位确定后，档案应及时、准确地转递到就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构。2.转递档案应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案。（二）转递流程1.毕业生就业单位确定后，学校就业指导中心根据毕业生就业信息，填写《河北省高校毕业生档案转递通知单》，并加盖学校公章。2.《河北省高校毕业生档案转递通知单》一式两份，一份由学校留存，一份随档案一同转递。3.学校档案管理部门按照《河北省高校毕业生档案转递通知单》的要求，将毕业生档案密封包装，并在封口处加盖学校档案管理部门公章。4.学校档案管理部门通过机要交通或专人送取的方式，将毕业生档案转递到就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构。5.接收档案的单位或机构收到档案后，应及时在《河北省高校毕业生档案转递通知单》回执上签字盖章，并将回执寄回学校就业指导中心。（三）特殊情况处理1.毕业生暂未落实就业单位的，档案可转递到毕业生生源地的公共就业人才服务机构。2.毕业生申请出国留学或出境工作的，档案可转递到教育部留学服务中心或省级毕业生就业主管部门指定的档案托管机构。3.毕业生档案转递过程中出现问题的，学校应及时与接收档案的单位或机构沟通协调，查明原因，采取有效措施解决问题。四、档案保管（一）保管机构1.学校档案管理部门负责保管毕业生在校期间的档案。2.毕业生就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构负责保管毕业生就业后的档案。（二）保管期限1.学校档案管理部门保管毕业生在校期间的档案期限为学生毕业离校后两年。2.毕业生就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构保管毕业生就业后的档案期限为永久。（三）保管要求1.保管档案的机构应建立健全档案管理制度，配备必要的档案管理人员和保管设施，确保档案的安全和完整。2.档案管理人员应严格遵守档案管理规定，认真履行职责，做好档案的收集、整理、保管、查阅等工作。3.保管档案的机构应定期对档案进行检查和清理，对破损、变质的档案应及时进行修复和更换。4.保管档案的机构应加强档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。五、档案查阅与利用（一）查阅原则1.档案查阅应遵循保密原则，严格限制查阅范围，确保档案信息安全。2.档案查阅应遵循合法、合规原则，查阅档案必须符合国家法律法规和本制度的规定。3.档案查阅应遵循服务原则，为毕业生和用人单位提供便捷、高效的档案查阅服务。（二）查阅流程1.毕业生因个人需要查阅本人档案的，应向学校档案管理部门提出申请，填写《河北省高校毕业生档案查阅申请表》，并提交本人有效身份证件。2.学校档案管理部门对毕业生的申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同毕业生查阅档案。3.毕业生查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。4.用人单位因工作需要查阅毕业生档案的，应向毕业生就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构提出申请，填写《河北省高校毕业生档案查阅申请表》，并提交单位介绍信和查阅人员有效身份证件。5.毕业生就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构对用人单位的申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同用人单位查阅档案。6.用人单位查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。（三）档案利用1.毕业生档案可用于毕业生就业、升学、出国、政审等方面。2.用人单位可根据工作需要，查阅毕业生档案中的相关信息，作为招聘、录用、考核等工作的参考依据。3.档案利用过程中，应严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案信息的合法、合规使用。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立全省统一的高校毕业生档案信息化管理系统，实现档案信息的实时采集、动态管理、远程查询和共享利用。2.推进档案管理工作的数字化、网络化、智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案信息采集：建立毕业生档案信息数据库，采集毕业生的基本信息、学习成绩、就业情况、奖惩情况等档案信息。2.档案信息录入：将采集到的档案信息录入到档案信息化管理系统中，确保档案信息的准确、完整。3.档案信息管理：对档案信息化管理系统中的档案信息进行分类、整理、存储、检索等管理操作，实现档案信息的动态管理。4.档案信息查询：通过档案信息化管理系统，为毕业生、用人单位、学校等提供档案信息查询服务，实现档案信息的远程查询和共享利用。5.档案信息安全保障：建立健全档案信息安全保障体系，加强档案信息安全管理，防止档案信息泄露、篡改等安全事故的发生。（三）信息化建设要求1.档案信息化管理系统应符合国家相关法律法规和行业标准的要求，具备良好的兼容性、稳定性和安全性。2.档案信息化管理系统应具备完善的功能模块，满足档案管理工作的各项需求，如档案信息采集、录入、管理、查询、统计等。3.档案信息化管理系统应具备良好的用户界面，操作简便、快捷，方便用户使用。4.档案信息化管理系统应具备完善的权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息安全。5.档案信息化管理系统应具备完善的数据备份和恢复功能，定期对档案信息进行备份，确保档案信息的安全和完整。七、监督与检查（一）监督检查主体1.河北省教育厅负责对全省高校毕业生档案管理工作进行监督检查。2.各高校负责对本校毕业生档案管理工作进行监督检查。3.各级公共就业人才服务机构负责对本机构保管的毕业生档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案内容的真实性、准确性、完整性。3.档案转递的及时性、准确性、规范性。4.档案保管的安全性、完整性。5.档案查阅与利用的合法性、合规性。6.档案信息化管理的建设和运行情况。（三）监督检查方式1.通过定期检查、不定期抽查等方式，对高校毕业生档案管理工作进行监督检查。检查内容包括档案管理制度、档案内容、档案转递、档案保管、档案查阅与利用、档