生物实验室档案管理制度

PAGE生物实验室档案管理制度一、总则（一）目的为加强生物实验室档案管理，确保实验室档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在实验室科研、教学、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本生物实验室全体工作人员及与实验室相关的各类活动所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所指生物实验室档案是指在实验室的规划建设、科研项目实施、教学实践、日常管理等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：实验室档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映实验室各项活动的实际情况，不得篡改或伪造。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密，对涉及机密的档案严格按照保密规定管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善实验室档案管理制度，并组织实施。2.集中管理实验室各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施，确保档案的实体安全。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和实验室全体人员的档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在各项活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.明确本部门兼职档案员，负责督促、指导本部门人员及时将工作中形成的档案材料交兼职档案员集中管理。3.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、统计等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极为档案利用者提供服务，根据利用需求准确、迅速地提供档案资料。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案分类与编号（一）分类1.科研项目档案：包括科研项目立项申请书、研究计划、实验方案、研究过程中的原始数据记录、实验报告、论文发表、成果鉴定等材料。2.教学档案：涵盖教学大纲、教学计划、教案、实验指导书、学生实验报告、教学总结等。3.仪器设备档案：包含仪器设备购置申请、合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废申请等。4.人员档案：涉及实验室工作人员的个人简历、学历学位证书、职称评定材料、培训记录、考核情况等。5.行政管理档案：如实验室工作计划、总结、会议记录、规章制度、对外交流材料等。6.安全环保档案：包括实验室安全管理制度、应急预案、安全检查记录、环保监测数据等。（二）编号1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.科研项目档案编号：以“KY”开头，followedbytheprojectnumber,forexample,KY202301representsthefirstscientificresearchprojectin2023.3.教学档案编号：以“JX”开头，followedbytherelevantcode,suchasJX202302forthesecondbatchofteachingmaterialsin2023.4.仪器设备档案编号：以“SB”开头，followedbytheequipmentserialnumber,likeSB202303forthethirdpieceofequipmentpurchasedin2023.5.人员档案编号：以“RY”开头，followedbythepersonalidentificationnumber,e.g.,RY202304forthefourthstaffmemberin2023.6.行政管理档案编号：以“XG”开头，followedbythedocumentserialnumber,forinstance,XG202305forthefifthadministrativedocumentin2023.7.安全环保档案编号：以“AH”开头，followedbytherelevantcode,suchasAH四、档案收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.对于科研项目档案，项目负责人应在项目研究过程中同步收集相关资料，项目结束后一个月内将完整的项目档案移交档案管理部门。3.教学档案由任课教师和实验指导教师按照教学进程及时整理，学期结束后统一移交档案管理部门。4.仪器设备到货后，采购部门应及时将相关档案材料移交档案管理部门，档案管理部门负责将设备档案与设备实物进行核对。5.人员档案材料由人事部门负责收集整理，定期移交档案管理部门。6.行政管理档案由各职能部门在文件办理完毕后，按照档案管理要求进行整理，及时移交档案管理部门。7.安全环保档案由相关责任部门定期收集整理，移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行统一整理，按照分类方案进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，建立档案目录数据库。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修补或复制。4.电子档案应按照规范的格式进行存储，建立相应的文件夹结构，确保文件名准确反映档案内容，并进行备份。五、档案保管(一)保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。(二)保管方式1.纸质档案应按照分类顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行异地备份，以防止数据丢失。3.对重要的声像档案，应进行数字化处理后存储，并保留原始载体。(三)保管期限1.科研项目档案：按照科研项目管理规定和相关要求确定保管期限，一般不少于项目结束后[X]年。2.教学档案：长期保存。3.仪器设备档案：自设备报废后保管[X]年。4.人员档案：长期保存。5.行政管理档案：根据文件性质和实际需要确定保管期限，一般为[X]年至长期。6.安全环保档案：按照相关法律法规要求确定保管期限，一般不少于[X]年。(四)档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应形成档案清查报告，对档案管理工作中存在的问题提出改进建议。六、档案借阅与利用（一）借阅范围1.本实验室工作人员因工作需要可借阅相关档案。2.外单位因科研合作、学术交流等需要查阅本实验室档案的，须经实验室负责人批准。（二）借阅手续1.本实验室工作人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位借阅档案，需提交单位介绍信和查阅申请，经实验室负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用规定1.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自复制。2.如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复制手续。3.查阅档案时，严禁将档案带出档案库房，确需带出的，须经档案管理部门负责人批准，并在规定时间内归还。4.档案利用过程中，如发现档案内容涉及机密或敏感信息，借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经实