财务档案室上墙制度范本

PAGE财务档案室上墙制度范本一、总则（一）目的为加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的财务档案管理。（三）定义财务档案是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料以及其他与财务工作相关的文件、记录、报表等资料。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司财务档案由财务部门集中统一管理，指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。2.真实完整原则：财务档案应如实反映公司财务活动情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：加强财务档案的安全保密措施，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务预算、财务分析报告、审计报告、评估报告、经济合同、财务文件等。（二）编号财务档案应按照分类进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号方法如下：1.会计凭证类：按照年份和月份顺序编号，如“20XX年X月记字第X号”。2.会计账簿类：总账编号为“总字第X号”，明细账编号为“明细字第X号”，日记账编号为“日记字第X号”，固定资产卡片单独编号。3.财务报告类：按照年份和报告期编号，如“20XX年度第X期”。4.其他类：按照类别和年份顺序编号，如“银行存款余额调节表20XX年第X号”。三、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部门应定期收集本部门及所属各单位形成的财务档案，确保档案的及时、完整收集。2.各部门应按照财务档案管理要求，将本部门在财务活动中形成的文件、资料及时移交财务部门。3.财务人员在办理完毕财务业务后，应及时将相关资料整理齐全，移交档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员应对收集到的财务档案进行整理，按照分类和编号要求，对档案进行分类、排序、装订等工作。2.会计凭证应按照编号顺序，将原始凭证附在记账凭证后面，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加盖骑缝章。3.会计账簿应按照页码顺序排列，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加盖骑缝章。4.财务报告应按照报告期顺序整理，加具封面，装订成册，并在装订线上加盖骑缝章。5.其他类档案应按照类别和年份顺序整理，分别装订成册或装盒存放。四、财务档案的归档与保管（一）归档1.整理好的财务档案应及时归档，存入财务档案室。2.归档时，档案管理人员应填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.财务档案应按照类别和年份顺序排列存放，便于查找和利用。（二）保管1.财务档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.财务档案应按照规定的保管期限进行保管，保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。具体保管期限按照国家有关规定执行。4.对保管期满的财务档案，应由档案管理人员提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，经财务部门负责人和公司主管领导审核批准后，由档案管理人员会同财务人员共同销毁，并在销毁清册上签名盖章。5.保管期限未满但已失去使用价值的财务档案，经公司主管领导批准后，可以提前销毁。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写财务档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅财务档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅申请表上签字确认。（二）借阅1.公司外部单位或个人查阅财务档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写财务档案查阅申请表，经公司主管领导批准后，方可查阅。2.借阅财务档案时，借阅人员应填写财务档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、日期、借阅期限等信息，经财务部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。4.借阅人员不得将财务档案转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案。5.借阅完毕后，借阅人员应将档案归还档案管理人员，并在借阅登记表上签字确认。六、财务档案的保密与安全（一）保密1.财务档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露财务档案的内容。2.未经公司主管领导批准，任何人不得擅自查阅、复印、传播财务档案。3.对涉及公司商业秘密的财务档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案的安全保密。（二）安全1.财务档案室应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，并定期进行检查和维护。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案的安全保管。3.对因自然灾害、意外事故等原因造成财务档案损坏或丢失的，应及时采取措施进行抢救和修复，并向上级主管部门报告。七、财务档案的信息化管理（一）建立财务档案电子数据库1.公司应建立财务档案电子数据库，将财务档案的电子文件进行集中存储和管理。2.财务档案电子数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，方便档案的查阅和利用。（二）电子档案的整理与归档1.财务人员应按照财务档案管理要求，将电子文件整理齐全，按照分类和编号要求进行命名和存储。2.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。3.电子档案的整理和归档应与纸质档案同步进行，确保电子档案与纸质档案的一致性。（三）电子档案的查阅与利用1.公司内部人员查阅电子财务档案，应通过财务档案电子数据库进行查询，经财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅电子财务档