艾滋病信息档案管理制度

PAGE艾滋病信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织对艾滋病信息档案的管理，确保艾滋病相关信息的准确、完整、安全和有效利用，保障员工权益，维护公司/组织正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及艾滋病信息的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等环节的相关部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于艾滋病防治及信息管理的法律法规和行业标准，确保信息管理活动合法合规。2.保密性原则：对艾滋病患者及相关人员的信息予以严格保密，防止信息泄露，保护个人隐私。3.准确性原则：确保艾滋病信息档案内容真实、准确、完整，避免虚假或错误信息的记录与传播。4.安全性原则：采取有效措施保障艾滋病信息档案的存储安全，防止信息丢失、损坏或被非法获取。5.规范使用原则：明确信息的使用权限和范围，规范信息的使用流程，确保信息用于合法、必要的目的。二、艾滋病信息档案的收集（一）收集渠道1.员工健康体检：通过公司/组织定期安排的员工健康体检，收集员工艾滋病检测结果等相关信息。2.医疗部门报告：公司/组织内部医疗部门在诊治过程中发现员工感染艾滋病后，及时向相关管理部门报告信息。3.员工主动申报：员工本人若知晓自己感染艾滋病，应主动向公司/组织相关部门如实申报信息。（二）收集内容1.基本信息：包括员工姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、所在部门等。2.检测信息：艾滋病检测的时间、检测机构、检测结果等。3.病情信息：若员工感染艾滋病，记录其病情发展状况、治疗情况等。4.其他相关信息：如与艾滋病防治相关的特殊情况说明等。（三）收集要求1.负责收集信息的部门和人员应确保收集过程的规范、准确，不得遗漏重要信息。2.对于员工主动申报的信息，应给予充分尊重和保密，同时引导员工如实填写相关内容。3.收集到的艾滋病信息应及时整理，形成初步的信息记录，移交至档案管理部门。三、艾滋病信息档案的整理（一）分类1.个人档案：以员工个人为单位，将其艾滋病相关信息集中整理成个人档案，便于全面了解员工情况。2.汇总档案：根据管理需要，对艾滋病信息进行分类汇总，如按部门、检测时间等维度进行汇总，形成汇总档案，为整体分析和管理提供支持。（二）编号为每一份艾滋病信息档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查询。编号规则可根据公司/组织实际情况制定，例如采用年份+流水号的形式。（三）编目1.编制档案目录，明确每份档案的编号、名称、内容摘要、形成时间等信息，以便快速检索和查阅。2.对档案中的各项信息进行详细编目，标注信息来源、记录时间等，确保信息的可追溯性。（四）装订将整理好的艾滋病信息档案按照一定顺序进行装订，确保档案的完整性和规范性。装订应牢固、整齐，便于长期保存。四、艾滋病信息档案的存储（一）存储方式1.电子存储：利用公司/组织内部的电子档案管理系统，将艾滋病信息档案进行数字化存储。电子存储应具备数据备份、加密等安全措施，防止数据丢失和泄露。2.纸质存储：对于重要的原始纸质档案，应进行妥善保管，存放在专门的档案柜中。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。（二）存储地点1.电子档案存储地点：应选择安全可靠的服务器存储电子档案，服务器所在机房应具备完善的安全防护设施，如门禁系统、监控系统、消防系统等。2.纸质档案存储地点：纸质档案应存放在公司/组织内部专门的档案库房，库房应保持干燥、通风良好，温度和湿度适宜。（三）存储期限1.艾滋病信息档案应长期保存，以满足公司/组织在艾滋病防治工作中的信息查询、统计分析、追溯等需求。2.对于已离职员工的艾滋病信息档案，在离职后[X]年内仍需妥善保存，期满后可根据相关规定进行销毁。（四）存储安全管理1.建立严格的档案访问权限管理制度，只有经过授权的人员才能访问艾滋病信息档案。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防服务器故障等原因导致数据丢失。3.对纸质档案库房进行定期检查，确保档案存储环境安全，防止档案损坏或丢失。五、艾滋病信息档案的使用（一）使用权限1.医疗部门：医疗部门有权查阅艾滋病患者的详细病情信息，以便进行针对性的医疗救治和健康管理。2.人力资源部门：人力资源部门在处理与员工劳动关系等相关事宜时，可根据工作需要查阅艾滋病员工的基本信息和检测结果等必要信息，但应严格保密。3.公司/组织管理层：公司/组织管理层在决策涉及艾滋病防治相关工作时，可获取汇总后的艾滋病信息档案数据，但不得随意泄露个人隐私信息。4.其他相关部门：其他因工作需要涉及艾滋病信息的部门，需经公司/组织相关领导审批后，方可在规定范围内查阅相关信息。（二）使用流程1.使用部门或人员填写信息使用申请表，注明使用目的、所需信息内容等。2.申请表提交至公司/组织档案管理部门审核，档案管理部门根据使用权限进行审批。3.审批通过后，档案管理部门按照申请表要求提供相应的艾滋病信息档案，并做好使用记录。4.使用完毕后，使用部门或人员应及时将档案归还档案管理部门，并确保档案的完整性和保密性。（三）使用要求1.使用艾滋病信息档案的部门和人员应严格按照规定的权限和流程使用信息，不得擅自扩大使用范围或泄露信息。2.任何涉及艾滋病信息的使用行为都应遵循保密原则，不得将信息用于非工作目的或传播给无关人员。3.在使用艾滋病信息进行统计分析、研究等工作时，应确保数据的真实性和准确性，分析结果应客观公正。六）艾滋病信息档案的传递（一）内部传递1.在公司/组织内部各部门之间传递艾滋病信息档案时，应填写档案传递登记表，详细记录传递时间、传递部门、接收部门、档案内容等信息。2.传递过程中应确保档案的安全和完整，避免信息丢失或损坏。接收部门在收到档案后，应及时确认并签字。（二）外部传递1.若因工作需要向公司/组织外部传递艾滋病信息档案，必须经过严格的审批程序。审批时应考虑信息的安全性和合法性，确保信息传递符合相关法律法规要求。2.外部传递艾滋病信息档案时，应采用加密传输等安全方式，确保信息在传输过程中不被泄露。同时，应与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务。七、艾滋病信息档案的销毁（一）销毁条件1.艾滋病信息档案已超过规定的存储期限，且无需继续保存。2.因特殊原因，档案内容已失去保存价值，如相关人员已死亡且无后续管理需求等。（二）销毁流程1.档案管理部门提出艾滋病信息档案销毁申请，说明销毁原因、档案清单等。2.申请提交至公司/组织相关领导审批，审批通过后制定销毁方案。销毁方案应包括销毁方式、时间、地点等详细内容。3.根据销毁方案，选择合适的销毁方式进行销毁。对于电子档案，可采用数据擦除等技术手段进行销毁；对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式销毁。4.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，填写销毁记录，记录销毁时间、地点、方式、档案清单等信息。（三）销毁记录保存销毁记录应长期保存，以备后续查询和审计。销毁记录应包括销毁申请、审批文件、销毁方案、销毁过程记录等相关资料。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织内部设立专门的监督小组，负责对艾滋病信息档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对艾滋病信息档案的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.检查艾滋病信息档案管理制度的执行情况，包括各部门和人员是否按照规定的流程和要求进行操作。2.检查艾滋病信息档案的完整性和准确性，确保档案内容真实、无遗漏。3.检查艾滋病信息档案的存储安全和保密性，查看是否存在信息泄露风险。4.检查艾滋病信息档案使用和传递的合规性，是否存在违规使用或传递信息的情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向责任部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门或人员应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小组。