档案借(查)阅管理制度

PAGE档案借(查)阅管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的借（查）阅管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工因工作需要借（查）阅档案的相关活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案借（查）阅过程的规范性、严肃性和保密性。3.提高档案利用效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案借阅管理（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表需经所在部门负责人签字批准，重要档案的借阅申请还需经档案管理部门负责人审核同意。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应在[X]个工作日内完成审批。2.审批通过的，由档案管理人员在申请表上签字确认，并告知借阅人办理借阅手续的具体时间和地点。3.审批未通过的，应向借阅人说明原因。（三）借阅手续办理1.借阅人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表内容，核对借阅档案的名称、数量等信息，并与借阅人当面清点。3.借阅人需在《档案借阅登记薄》上签字，注明借阅日期、档案名称、数量、归还日期等信息。4.档案管理人员向借阅人发放档案，并提供必要的借阅指导。（四）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.重要档案的借阅期限由档案管理部门根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。（五）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，如有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.档案管理人员在收到归还的档案后，应认真核对档案的名称、数量等信息，确认无误后在《档案借阅登记薄》上注明归还日期，并将档案归位。三、档案查阅管理（一）查阅申请1.员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等信息。2.申请表需经所在部门负责人签字批准，重要档案的查阅申请还需经档案管理部门负责人审核同意。（二）查阅审批1.档案管理部门收到查阅申请表后，应在[X]个工作日内完成审批。2.审批通过的，由档案管理人员在申请表上签字确认，并告知查阅人查阅档案的具体时间和地点。3.审批未通过的，应向查阅人说明原因。（三）查阅手续办理1.查阅人凭审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据申请表内容，核对查阅档案的名称、数量等信息，并与查阅人当面清点。3.查阅人需在《档案查阅登记薄》上签字，注明查阅日期、档案名称、数量等信息。4.档案管理人员向查阅人提供查阅档案的场所，并监督查阅过程。（四）查阅限制1.查阅人只能在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.涉及公司/组织机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（五）查阅记录1.档案管理人员应对查阅过程进行记录，包括查阅时间、查阅人、查阅档案名称、数量、查阅目的等信息。2.查阅记录应妥善保存，以备日后查阅和审计。四、特殊情况处理（一）档案丢失或损坏1.如发生档案丢失或损坏的情况，借阅人或查阅人应立即向档案管理部门报告，并采取必要的措施进行查找或补救。2.档案管理部门应及时对丢失或损坏的档案进行调查，并根据情况追究相关人员的责任。3.对于重要档案的丢失或损坏，应及时向上级主管部门报告，并按照有关规定进行处理。（二）逾期未归还1.如借阅人逾期未归还档案，档案管理部门应及时催还，并记录逾期情况。2.对于逾期未归还且无正当理由的借阅人，档案管理部门有权暂停其借阅档案的资格，并视情节轻重给予相应的处罚。（三）涉及法律纠纷1.如档案借（查）阅过程中涉及法律纠纷，档案管理部门应积极配合相关部门进行调查，并提供必要的档案资料。2.在法律纠纷未解决之前，档案管理部门应暂停相关档案的借（查）阅活动。五、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案借（查）阅情况进行检查，包括借阅登记、归还情况、查阅记录等。2.检查结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改。（二）不定期抽查1.公司/组织内部审计部门或其他相关部门应不定期对档案借（查）阅情况进行抽查，确保档案借（查）阅管理工作的规范执行。2.对于抽查中发现的违规行为，应及时进行纠正，并按照有关规定进行处理。六、保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.借阅人或查阅人在借（查）阅档案过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.涉及公司/组织机密的档案，应在专门的保密场所进行借（查）阅，并采取必要的保密措施。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案保管场所的安全管理，确保档案的安全存放。2.档案借（查）阅过程中，应注意防火、防盗、防潮、防虫等，确保档案的安全。3.如发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。七、培训与宣传（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案借（查）阅管理相关知识的培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。2.培训内容包括档案借（查）阅管理制度、操作流程、保密规定等。（二）宣传1.公司/组织应通过内部刊物、宣传栏等形式，宣传档案借（查）阅管理的重要性和相关规定，提高员工的知晓率和遵守意识。2.鼓励员工积极参与档案管理工作，提出合理化建议和意见。八