财务档案及交接管理制度

PAGE财务档案及交接管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，规范财务档案交接流程，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务档案管理与交接工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，以及其他与财务工作相关的文件、合同、报表等资料。2.交接：指财务人员因工作调动、离职、岗位轮换等原因，将其所负责的财务档案及相关工作移交给继任者的过程。二、财务档案管理职责（一）财务部职责1.负责制定和完善财务档案管理制度，并组织实施。2.负责财务档案的收集、整理、装订、保管和定期归档工作。3.负责建立财务档案目录索引，确保档案查阅的便捷性。4.负责对财务档案的安全保管情况进行检查和监督，发现问题及时处理。5.负责按照规定的期限和程序，对到期财务档案进行鉴定和销毁。（二）档案管理部门职责1.负责提供财务档案存放的专用场所，并确保场所的安全性和适宜性。2.协助财务部对财务档案进行整理、装订和归档工作。3.负责对财务档案的查阅、借阅等情况进行登记和管理。4.配合财务部对到期财务档案进行鉴定和销毁工作。（三）其他部门职责1.各部门应负责本部门产生的与财务工作相关的文件、合同等资料的整理和保管，并按照规定及时移交财务部。2.在涉及财务档案的查阅、借阅等工作时，应积极配合财务部和档案管理部门的工作。三、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务审计报告、资产评估报告、财务合同、财务文件等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：年份+类别代码+流水号。例如：20XXKJ01001，其中“20XX”表示年份，“KJ”表示会计凭证类，“01”表示该类别下的具体分类，“001”表示流水号。3.类别代码如下：会计凭证类：KJ会计账簿类：ZB财务报告类：BG其他类：QT四、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务人员应及时收集在财务活动中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。2.各部门应在规定时间内将与财务工作相关的文件、合同等资料移交财务部。3.对于外部单位提供的与财务工作相关的文件、资料，财务人员应妥善接收并进行登记。（二）整理1.财务档案应按照分类进行整理，同类档案应按照时间顺序排列。2.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行整理，附件应齐全、完整，并与记账凭证对应粘贴。3.会计账簿应按照页码顺序进行整理，确保账页的完整性和准确性。4.财务报告应按照年度、季度、月度顺序进行整理，相关附注和说明书应一并装订。5.其他类档案应根据文件的性质和内容进行分类整理，确保条理清晰。五、财务档案的装订与保管（一）装订1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.装订后的会计凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。3.会计账簿、财务报告等其他档案应根据实际情况进行装订，确保档案的整齐和安全。（二）保管1.财务档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，并保持清洁、通风良好。2.财务档案应按照类别和编号顺序存放，便于查阅和管理。3.财务部应定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。4.财务档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行，具体如下：会计凭证类：15年会计账簿类：总账、明细账、日记账15年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年，辅助账簿15年财务报告类：月度、季度财务报告3年，年度财务报告永久其他类：银行存款余额调节表、银行对账单5年，纳税申报表10年，财务审计报告、资产评估报告永久，财务合同、财务文件等根据实际情况确定保管期限六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.查阅申请表应提交财务部，财务部根据申请内容进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所或进行其他无关操作。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还财务部，并在查阅记录上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和财务部负责人签字批准。2.借阅申请表应提交财务部，财务部根据申请内容进行审核，审核通过后办理借阅手续，并将档案交付借阅人员。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，财务部应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。4.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告财务部，并承担相应责任。七、财务档案的交接（一）交接原则1.财务人员在工作调动、离职、岗位轮换等情况下，必须办理财务档案的交接手续，确保财务工作的连续性和档案的安全完整。2.交接工作应在规定的时间内完成，交接双方应认真核对档案的数量、内容、完整性等情况，并签字确认。（二）交接前准备1.移交人员应在交接前对其所负责的财务档案进行全面整理，确保档案的分类准确、编号清晰、资料齐全。2.移交人员应编制《财务档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止日期、存放地点等信息，并签字确认。（三）交接程序1.交接双方应在财务部负责人或指定人员的监督下进行交接。2.移交人员应按照《财务档案移交清单》的内容，向接收人员逐一移交财务档案，并进行现场核对。3.接收人员应认真核对档案的数量、内容、完整性等情况，如发现问题应及时与移交人员沟通解决。核对无误后，双方应在《财务档案移交清单》上签字确认。4.交接过程中，财务部负责人或指定人员应做好监督和记录工作，确保交接工作的顺利进行。（四）交接后的工作1.交接工作完成后，接收人员应按照本制度的规定对财务档案进行保管和管理。2.移交人员对已移交的财务档案不再承担保管责任，但在必要时应协助接收人员进行档案的查阅和解释工作。八、财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.财务部应定期组织对到期财务档案进行鉴定，成立由财务部负责人、档案管理部门人员、相关业务人员等组成的鉴定小组。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、完整性等因素，对到期档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对于仍有保存价值的档案，应继续进行保管；对于确无保存价值的档案，应填写《财务档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，并经财务部负责人、档案管理部门负责人和公司主管领导签字批准。（二）销毁1.经批准销毁的财务档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁工作应由财务部和档案管理部门共同组织实施，确保销毁过程的安全、彻底。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确