卫生所个人档案管理制度

PAGE卫生所个人档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生所个人档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在医疗、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生所全体员工个人档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：卫生所设立专门的档案管理部门或指定专人负责个人档案的集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容应真实反映员工的工作经历、业务能力、考核评价等情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息的泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。（二）学历学位证书1.最高学历毕业证书、学位证书原件及复印件。2.学历学位认证材料（如有需要）。（三）专业技术资格证书1.医师资格证书、执业证书原件及复印件。2.护士资格证书、执业证书原件及复印件。3.其他专业技术资格证书原件及复印件。（四）培训及进修材料1.参加各类医学培训、学术交流、进修学习的相关证明材料，包括培训通知、结业证书、学习总结等。2.继续教育学分证明材料。（五）工作经历1.历任工作单位名称、职务、工作起止时间。2.工作业绩、成果证明材料，如获奖证书、发表的论文、科研项目立项及结题报告等。（六）考核评价材料1.年度考核表、季度考核表等。2.岗位竞聘、晋升考核材料。3.医德医风考核材料。（七）奖惩材料1.获得的各级各类奖励证书原件及复印件，如先进个人、优秀党员、优质服务奖等。2.受到的处分决定及相关材料。（八）劳动合同及社保缴纳记录1.与卫生所签订的劳动合同原件及复印件。2.社保缴纳明细清单。（九）其他材料1.个人述职报告、工作总结等。2.其他与个人工作相关的重要材料。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新员工入职时，人力资源部门应及时通知员工准备个人档案所需材料，并指导员工填写个人基本信息登记表。2.员工应在规定时间内将个人档案材料提交至档案管理部门，档案管理部门负责对材料进行审核、整理和归档。（二）档案收集1.档案管理部门定期收集员工的各类档案材料，包括年度考核表、培训结业证书、获奖证书等。2.对于新产生的档案材料，相关部门或人员应及时移交至档案管理部门，确保档案内容的及时更新。3.员工离职时，应将个人档案材料全部交回档案管理部门，档案管理部门负责对离职员工档案进行封存。四、档案整理与分类（一）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行分类整理，去除重复、无效的材料。2.对每份档案材料进行编号、编目，确保档案材料的有序存放。（二）档案分类1.按照档案内容的性质和用途，将个人档案分为基本信息类、学历学位类、专业技术资格类、培训及进修类、工作经历类、考核评价类、奖惩类、劳动合同及社保缴纳记录类、其他类共九大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如基本信息类可分为个人基本情况、联系方式、家庭情况等小类。五、档案保管（一）保管场所1.卫生所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案柜、空调、除湿机、灭火器等。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序依次存放于档案柜中，每个档案柜应标明类别和序号。2.对电子档案应进行备份，并存储于安全的存储设备中，定期进行检查和维护。（三）保管期限1.个人档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括员工的重要人事任免、重大奖励处分、涉及员工权益的重要文件等。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括员工的学历学位证书、专业技术资格证书、工作经历等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括员工的年度考核表、培训结业证书等。（四）档案清查1.档案管理部门定期对档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。2.清查内容包括档案数量、档案内容、档案存放位置等，发现问题及时进行处理。3.每年年底应对档案进行全面清查，并形成清查报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案。2.因工作需要查阅档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写档案查阅申请表。3.涉及员工隐私或机密的档案，未经员工本人同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，批准后方可查阅。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅档案的，需经档案管理部门负责人和卫生所主管领导批准，并填写档案借阅申请表。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等。2.档案管理部门负责人和卫生所主管领导对申请表进行审核，批准后方可借阅。3.档案管理部门向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、预计归还时间等。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。5.借阅人在借阅期限届满后应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.档案查阅和借阅场所应设置专门的区域，无关人员不得进入。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保档案库房的安全。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.卫生所应建立个人档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。2.档案管理部门应定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案材料录入信息化管理系统，确保档案信息的准确和完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行核对和维护，发现问题及时处理。（三）信息安全1.加强档案信息化管理系统的信息安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和评估，采取必要的安全防护措施。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.档案内容涉及机密信息，且已过保密期限，经批准可以销毁的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无保存价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，报卫生所主管领导批准。3.经批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时