档案馆查档大厅制度上墙

PAGE档案馆查档大厅制度上墙一、总则（一）目的为了加强档案馆查档大厅的管理，规范查档流程，提高服务质量，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆查档大厅的所有工作人员、前来查阅档案的单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理和利用工作合法合规。2.安全保密原则：切实保障档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，维护档案所有者的合法权益。3.高效服务原则：以方便查档人员为出发点，优化查档流程，提高工作效率，提供优质、高效、便捷的服务。二、查档大厅工作人员行为规范（一）职业道德1.热爱档案事业，具有高度的责任心和敬业精神，认真履行工作职责。2.严格遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得利用工作之便谋取私利。（二）服务态度1.热情接待每一位查档人员，主动询问查档需求，耐心解答疑问，做到文明礼貌、态度和蔼。2.对于查档人员提出的合理要求，应积极协助解决；对于不合理要求，要做好解释工作，不得与查档人员发生争执。（三）工作纪律1.严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工，有事需提前请假并安排好工作交接。2.在工作期间，不得擅自离岗、串岗，不得从事与工作无关的事情。3.保守工作秘密，不得泄露查档人员的信息以及档案内容等相关机密。三、查档流程规范（一）查档预约1.查档人员可通过电话、邮件、现场预约等方式提前预约查档。预约时需提供准确的查档信息，包括查档目的、所需档案类别、时间段等。2.工作人员接到预约后，应及时进行登记，并告知查档人员预约结果以及查档时所需携带的证件和材料。（二）查档登记1.查档人员到达查档大厅后，首先在登记处进行登记。登记内容包括查档人员姓名、单位名称、联系方式、查档目的、预约号（如有）等。2.工作人员对查档人员的身份信息进行核实，要求查档人员出示有效身份证件或单位介绍信等相关证明材料。（三）档案查阅1.根据查档人员的需求，工作人员在档案管理系统中检索相关档案信息，并引导查档人员到指定区域进行查阅。对于允许查阅的档案，工作人员应提供必要的查阅设备和环境，并在旁进行适当指导，确保查档人员正确查阅档案。对于限制查阅的档案，工作人员应严格按照规定的审批程序进行审核，经批准后方可提供查阅，并做好相关记录。2.查档人员应在规定的区域内查阅档案，不得擅自将档案带出查档大厅，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印、拍照等，应按照规定办理相关手续。（四）档案利用登记1.查档人员如需复印、拍照、摘录档案内容等，应向工作人员提出申请，并填写档案利用登记表。登记内容包括利用方式、档案名称、页码、利用目的等。2.工作人员根据查档人员的申请，按照规定的权限进行审批。对于符合规定的申请，应在登记表上签字确认，并告知查档人员相关注意事项。3.复印、拍照等操作应在工作人员的监督下进行，确保档案内容的完整和清晰，不得对档案原件造成损坏。（五）查档结束1.查档人员查阅完毕后，应将档案归还工作人员，并在查档登记本上签字确认。2.工作人员对归还的档案进行核对和整理，确保档案的完整性和准确性。3.查档大厅工作人员应及时清理查档区域，保持环境整洁。四、档案安全与保密制度（一）档案安全管理1.加强查档大厅的安全防范措施，配备必要的安全设备，如监控摄像头、防火防盗设施等，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行安全检查，包括档案的保管状况、存储设备的运行情况等，及时发现并排除安全隐患。3.制定档案应急预案，应对可能出现的自然灾害、突发事件等情况，确保档案在紧急情况下能够得到妥善保护。（二）档案保密措施1.严格限制查档大厅的人员出入，非工作人员未经许可不得进入。2.工作人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。在工作中涉及档案信息的交流，应采取加密、加密传输等安全措施。3.对档案的查阅、利用等情况进行详细记录，以便追溯和查询。对于涉及重要机密的档案，应严格控制知悉范围，实行专人专管。五、档案整理与保管制度（一）档案整理1.按照档案管理的相关标准和规范，对查档大厅的档案分类进行整理。定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。2.对新接收的档案及时进行整理、编目，录入档案管理系统，建立健全档案检索体系，方便查档人员快速查找所需档案。（二）档案保管1.为档案提供适宜的保管环境，保持库房温度、湿度适宜，做好防火、防潮、防虫、防鼠等工作。2.对档案存储设备进行定期维护和检查，确保存储数据的安全可靠。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据恢复测试。3.建立档案保管期限制度，按照规定对档案进行鉴定和销毁。对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照审批程序进行销毁，并做好销毁记录。六、设备与设施管理制度（一）设备管理1.指定专人负责查档大厅设备的管理和维护，包括计算机、打印机、复印机、扫描仪等办公设备以及档案存储设备等。2.建立设备台账，记录设备的型号、购置时间、使用状况等信息。定期对设备进行检查、保养和维修，确保设备正常运行。3.对于设备的使用，应制定操作规程，要求工作人员严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。（二）设施管理1.加强查档大厅设施的管理，包括桌椅、照明、通风等设施。定期对设施进行检查和维护，及时发现并解决设施存在的问题。2.保持查档大厅环境整洁、舒适，为查档人员提供良好的查阅条件。根据实际需要，合理调整设施布局，提高空间利用率。七、监督与考核制度（一）内部监督1.设立专门的监督岗位或指定专人负责对查档大厅的工作进行日常监督，检查工作人员的行为规范、查档流程执行情况、档案安全保密措施落实情况等。2.定期对查档大厅的工作进行内部审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.主动接受上级主管部门、档案行政管理部门以及社会公众的监督，及时处理反馈的意见和建议。2.通过设立意见箱、公布监督电话等方式，广泛收集查档人员的意见和建议，不断改进工作。（三）考核机制1.建立科学合理的考核机制，对查档大厅工作人员的工作业绩、服务质量、遵守制度等情况进行定期考核。2.考核结果与工作人员的绩效奖金、晋升、评优等挂钩，激励工作人员积极履行工作职责，提高工作水平。八、培训与学习制度（一）培训计划1.制定年度培训计划，根据档案管理业务发展需求和工作人员实际情况，确定培训内容、培训方式和培训时间。2.培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、服务技能、安全保密知识等方面，确保工作人员具备扎实的专业知识和良好的业务能力。（二）培训方式1.定期组织内部培训，邀请专家学者、业务骨干进行授课，开展专题讲座、业务研讨等活动。2.鼓励工作人员参加外部培训、学术交流活动，拓宽视野，学习先进的档案管理经验和技术。3.利用网络平台、在线学习资源等开展自主学习，丰富学习渠道，提高学习效果。（三）学习交流1.建立学习交流机制，定期组织工作人员进行业务交流和经验分享，促进相互学习和共同提高。2