案件审理室档案工作制度

PAGE案件审理室档案工作制度一、总则（一）目的为加强案件审理室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在案件审理工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于案件审理室在案件审理过程中形成的各类档案，包括案件受理、调查、审理、执行等各个环节产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：案件审理室档案由专门的档案管理人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映案件审理的全过程，数据准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.方便利用原则：档案管理应便于案件审理人员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善案件审理室档案管理制度。2.负责案件审理室档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程，规范档案管理行为，提高档案管理水平。4.定期对档案管理人员进行业务培训，提高其业务素质和工作能力。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.按照规定的程序和要求，为案件审理人员提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供依据。6.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和方法，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。（三）案件审理人员职责1.严格遵守档案管理制度，在案件审理过程中及时将形成的各类文件、资料、记录等移交档案管理人员。2.对移交的档案材料的真实性、完整性和准确性负责，确保档案材料符合归档要求。3.在案件审理工作中，如需查阅档案，应按照规定的程序办理借阅手续，并在规定的时间内归还。4.不得擅自涂改、伪造、销毁档案材料，不得擅自复制、传播档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件受理阶段：包括案件受理登记表、举报材料、交办函、领导批示等。2.调查阶段：包括调查计划、调查笔录、证据材料、证人证言、鉴定报告等。3.审理阶段：包括审理报告、审理记录、案件讨论记录、处理意见等。4.执行阶段：包括执行通知书、执行裁定书、执行记录等。5.其他与案件审理有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.案件审理人员应在每个工作阶段结束后，及时将形成的档案材料整理齐全，移交档案管理人员。2.移交的档案材料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，符合档案归档要求。3.档案管理人员应定期对各部门移交的档案材料进行检查，发现问题及时通知相关人员补充或更正。（三）整理方法1.分类：按照案件性质、年度、保管期限等进行分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确认无误后进行归档。2.将归档的档案按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.将档案盒存放在档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：对涉及重大案件、具有重要历史价值或长期保存意义的档案，实行永久保管。2.定期保管：对一般案件的档案，根据其重要程度和保存价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。3.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。4.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取措施进行处理。5.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防虫、防潮等设备，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.案件审理人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相关档案，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅程序1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限、借阅用途等信息。2.《档案借阅申请表》经部门负责人签字批准后，报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批同意后，档案管理人员办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，注明借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案信息。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、案件审理业务骨干等组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.对涉及重大案件、具有重要历史价值或长期保存意义的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，可考虑销毁。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，可适当延长保管期限。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可组织销毁。3.档案管理人员按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行清点核对，确保销毁档案的准确性。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在销毁清单上签字确认。6.对销毁的档案，应在档案目录和档案管理系统中进行注销，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立案件审理室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将档案的基本信息录入档案管理信息系统，包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.对档案的查阅、借阅、鉴定、销毁等操作，应在档案管理信息系统中进行记录，便于查询和统计。（三）信息安全管理1.加