采石场档案管理制度范本

PAGE采石场档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强采石场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在采石场生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于采石场各部门、各岗位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：采石场档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映采石场的各项工作和活动，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面涵盖采石场生产经营、技术管理、安全环保等各个方面，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善采石场档案管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存放环境符合要求。负责档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，对利用情况进行登记和统计。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。2.各部门职责负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并配合档案管理部门做好相关工作。按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的保管、利用等工作，严格遵守档案查阅、借阅等规定。二、档案的分类与编号（一）档案分类采石场档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括采石场的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、信访资料等。2.生产管理类：涵盖采石场的生产计划、作业规程、质量控制文件、设备运行记录、生产统计报表等。3.技术管理类：包含采石场的地质勘查报告、开采设计方案、技术图纸、工艺文件、技术革新资料等。4.安全管理类：涉及采石场的安全管理制度、安全检查记录、隐患排查治理资料、事故应急预案及处理记录等。5.环保管理类：包括采石场的环境影响评价报告、环保设施运行记录、污染物排放监测数据、环境整治资料等。6.财务管理类：有采石场的财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告、资产台账等。7.市场营销类：包含采石场的销售合同、市场调研报告、客户信息资料、营销活动记录等。8.合同管理类：涉及采石场签订的各类采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等。9.其他类：不属于上述分类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、法律纠纷资料等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制。具体编号规则如下：1.大类代码：按照上述档案分类，分别用两位数字表示，如“01”表示行政管理类，“02”表示生产管理类等。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“0120230001”。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围和责任人，按照规定的时间和要求，及时将本部门在工作中形成的各类档案收集齐全。2.档案收集应注重原始性和完整性，确保档案材料真实、有效，不得遗漏重要文件和资料。3.对于外来文件，如政府部门的公文、上级单位的通知等，应及时登记并移交档案管理部门。（二）整理要求1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.对每份档案进行核对，确保档案内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。3.对档案进行分类装订，同一类别的档案应按照时间顺序排列，便于查阅和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。四、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：涉及采石场重大权益、重要历史事件、长期保存价值的档案，如采石场的设立、变更、注销文件，重大合同协议，重要技术资料等。2.长期保管：保管期限为30年的档案，主要包括采石场生产经营活动中的重要文件、技术资料、财务报表等。3.短期保管：保管期限为10年的档案，如一般性的行政文件、生产统计报表、临时性的工作计划等。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别和保管期限进行存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.对电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案保管要求。2.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.定期对档案库房进行检查，如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.本采石场员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅采石场档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经采石场主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）复印与摘录1.查阅人员如需复印档案内容的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容和用途等信息，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复印。2.复印的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复印件与原件核对无误”字样。3.如需摘录档案内容的，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行摘录，并保证摘录内容的准确性和完整性。摘录完毕后，应将摘录内容交档案管理人员审核。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称和编号等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，形成档案利用统计报表，为档案管理决策提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经采石场主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁完毕后，应将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立采石场档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.按照档案分类和编号规则，对电子档案进行分类存储和管理，确保电子档案与纸质档案的一致性。（三）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等基本功能，方便档案管理人员进行日常管理工作。2.系统应设置权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对电子档案数据进行备份，确保数据安全。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案信息化系统进行安