幼儿园学校档案管理制度

PAGE幼儿园学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园学校各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园学校在教育教学、行政管理、后勤服务等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园学校档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映幼儿园学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：科学分类、编号、整理档案，便于查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园学校各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录。6.对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后做好档案的销毁工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高教职员工的档案意识。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，并定期移交综合档案室。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.配合综合档案室开展档案鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括幼儿园学校的规划、计划、总结、报告、会议记录、决议、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。2.教育教学类：包括教学计划、教案、教材、教学大纲、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.后勤服务类：包括校园建设规划、维修记录、物资采购档案、食品安全档案、卫生保健档案等。4.党群工作类：包括党组织建设、党员档案、工会工作、共青团工作等方面的档案。5.其他类：包括幼儿园学校获得的荣誉证书、对外交流活动资料、师生作品等具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压或散失。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后一个月内完成收集整理工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，采用纸质档案与电子档案同步整理的方式。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理、资产管理等类别；教育教学类可分为教学管理、学生管理、教师管理等类别；后勤服务类可分为校园建设、物资管理、食品安全等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本园学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映幼儿园学校一般工作活动，在较长时间内对本园学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映幼儿园学校局部工作活动，在较短时间内对本园学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（二）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应坚固、安全，具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、报警器等，并定期进行检查和维护。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案完整可读。4.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新。五、档案的利用（一）查阅权限1.因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，须经幼儿园学校分管领导批准。3.外单位查阅档案，须持有单位介绍信，并经幼儿园学校主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员到综合档案室办理查阅登记手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等。2.综合档案室工作人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等，如需复印或摘抄档案内容，须经综合档案室工作人员同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，工作人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及机密的档案，须经幼儿园学校分管领导批准。3.外单位借阅档案，须持有单位介绍信，并经幼儿园学校主要领导批准。（四）借阅程序1.借阅人员到综合档案室办理借阅登记手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等。2.综合档案室工作人员根据借阅申请，提供相应的档案，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如需延长借阅期限，须提前向综合档案室申请。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还综合档案室，工作人员核对无误后，在《档案借阅登记表》上签字确认，并收回《档案借阅承诺书》。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经幼儿园学校分管领导批准后，由综合档案室组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立幼儿园学校档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.对扫描后的图像进行处理，确保图像清晰、完整、可读。3.将数字化档案数据录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录