森林消防档案室管理制度

PAGE森林消防档案室管理制度一、总则（一）目的为加强森林消防档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在森林消防工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于森林消防部门各单位及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则森林消防档案室对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，维护档案的保密性。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为森林消防工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本单位档案管理制度。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照档案管理规定，定期向档案室移交本部门的档案。3.配合档案室做好档案的利用、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计等。3.熟悉档案业务，掌握档案管理技能，能够熟练运用档案管理软件进行档案信息化管理。4.积极开展档案利用工作，为森林消防工作提供优质的档案服务。5.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.森林消防工作中形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。2.森林火灾扑救过程中形成的各类资料和文件，包括火灾报告、扑救方案、现场照片、录像等。3.森林消防队伍建设、培训、考核等方面的文件和资料。4.森林消防装备、物资管理方面的文件和资料。5.与森林消防工作相关的其他文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造和损毁。3.对重要档案应进行备份，防止档案丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为文书档案、业务档案、科技档案、声像档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等内容，方便档案的检索和利用。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.对不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案的安全。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经单位负责人批准后，由专人负责监销。3.档案销毁清册应永久保存。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家有关法律法规和本单位档案管理制度开展档案利用工作。2.服务大局原则围绕森林消防工作大局，积极提供档案服务，为领导决策、工作指导、业务开展等提供支持。3.方便快捷原则优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本单位档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，应提前向本单位提出申请，经单位负责人批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅时，应填写档案查阅、借阅登记表，并由专人陪同。3.司法机关查阅、借阅本单位档案应出具相关法律文书，经单位负责人批准后，按照法律程序办理查阅、借阅手续。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，应经单位负责人批准，并限期归还。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理效率和服务水平，为森林消防工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和网络设备，建立档案信息化管理平台。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.制定档案信息化管理制度，规范档案数字化加工、存储、利用等环节的操作流程。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.电子档案应按照档案分类编号规则进行分类存储，建立电子档案目录数据库。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。七、监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案室负责对各部门档案管理工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。3.单位内部审计部门负责对档案管理经费使用情况进行审计监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。