档案室管理制度上墙展板

PAGE档案室管理制度上墙展板一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中管理公司各类档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司各项工作提供参考依据。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门在各项工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的完整、准确和安全。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案整理规范、分类准确、编号有序。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案利用登记工作，及时催还借出的档案。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于：行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。业务管理文件，如合同协议、项目文件、业务报表等。财务管理文件，如会计凭证、账簿、财务报表等。人力资源管理文件，如员工档案、考勤记录、培训资料等。技术管理文件，如技术图纸、技术报告、科研成果等。2.上级机关、外单位发来的与公司有关的文件、资料等。3.公司对外交往中形成的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，破损或褪色的文件应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定进行收集和存储，确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档，并移交档案室。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档要求1.将整理好的档案按照分类编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。2.编制档案移交清单，一式两份，双方签字确认后各执一份。3.档案室对接收的档案进行认真核对，如发现问题及时通知移交部门进行整改。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为低于15年。2.具体档案的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保管条件，确保档案的安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。3.定期对档案保管环境进行检查和维护，确保温湿度适宜，设备运行正常。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。涉及公司机密的档案，须经公司领导批准后方可查阅。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人协助查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容，不得擅自扩大利用范围。2.利用档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限、价值和现实利用情况，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出档案销毁清单，报公司领导批准。2.对批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，并由专人负责监销。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.将数字化档案数据录入档案信息化管理系统，建立准确、完整的数据索引。3.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防