档案室保密要求管理制度

PAGE档案室保密要求管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室及所有涉及档案管理、使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.保密原则：明确档案信息的保密等级，采取有效措施防止档案信息被非法获取、使用、披露或销毁。3.安全原则：保障档案实体的安全，防止档案损坏、丢失或被盗。4.规范原则：建立健全档案管理流程和操作规范，确保档案管理工作的标准化、规范化。二、档案的分类与保密等级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类行政文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：涵盖员工的个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等资料。3.财务档案：包含公司的财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.业务档案：涉及公司的各类业务合同、项目文档、市场调研报告、客户资料等。5.技术档案：如公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。（二）保密等级划分1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大技术秘密、关键战略信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含重要业务数据、客户敏感信息、内部决策文件等，泄露后可能对公司业务产生较大影响。3.秘密级：一般的业务资料、普通行政文件等，虽不属于核心机密，但仍需妥善保管，防止不当扩散。三、档案的收集与归档（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.对于重要文件和资料，应在形成后及时收集，避免遗漏。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（二）归档流程1.档案收集人员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类。2.填写档案归档清单，详细记录档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.将整理好的档案移交至档案室，档案室管理人员进行核对和签收。4.档案室管理人员按照档案管理系统的要求，对档案进行录入和存储，确保档案信息的准确和可查询。四、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.温度应控制在适宜范围内，一般为14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.档案室应配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。（二）档案保管方式1.按照档案的保密等级和类别，分别存放于不同的档案柜或存储设备中。2.绝密级档案应存放在专门的保险柜或加密存储设备中，并实行双人保管制度。3.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和质量与归档清单一致。（三）档案存储期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的存储期限。2.对于超过存储期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.查阅档案应遵循“谁查阅、谁负责”的原则，严格履行审批手续。2.绝密级档案仅限公司高层管理人员、核心业务部门负责人及经授权的特定人员查阅。3.机密级档案经部门负责人批准后，相关人员可查阅。4.秘密级档案一般员工经所在部门主管同意后即可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，审批通过后交档案室管理人员。3.档案室管理人员根据审批意见，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。5.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案室管理人员进行核对和签收。（三）借阅权限与流程1.借阅档案需经公司高层管理人员或部门负责人批准。2.借阅人员填写档案借阅申请表，详细说明借阅期限、用途等。3.申请表经审批通过后，档案室管理人员与借阅人员签订借阅协议，明确双方的权利和义务。4.借阅人员按照协议要求借阅档案，并在规定期限内归还。5.借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复印、摘录或泄露档案内容。六、档案的传递与共享（一）内部传递1.档案在公司内部各部门之间传递时，应填写档案传递登记表，注明传递时间、档案名称、编号、传递部门等信息。2.传递人员应确保档案的安全和完整，不得擅自拆封或更改档案内容。3.接收部门应及时对传递来的档案进行核对和签收，并按照规定进行保管和处理。（二）外部共享1.因业务需要向外部单位提供档案时，必须经过严格的审批程序，确保符合法律法规和公司规定。2.对外提供的档案应进行加密处理，并签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.定期对外部共享档案的使用情况进行跟踪和检查，确保档案信息未被不当使用或泄露。七、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及档案管理的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。（二）技术措施1.采用先进的档案管理软件和加密技术，对档案信息进行加密存储和传输。2.安装监控设备，对档案室的出入情况和内部操作进行实时监控。3.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全漏洞。（三）制度执行1.严格执行档案保密制度，对违反制度的行为进行严肃处理。2.加强对档案管理工作的监督和检查，确保制度的有效执行。3.定期对档案保密制度进行评估和修订，使其适应公司发展和外部环境变化的需要。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过存储期限且无保存价值的档案。2.因各种原因需销毁的重复、无效或错误的档案。3.涉及公司机密信息且已不再使用的档案。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请经部门负责人审核后，报公司高层管理人员批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关人员对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。4.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并对销毁情况进行记录。5.销毁完毕后，监督人员和档案管理人员在档案销毁清单上签字确认。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，负责对档案室保密工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组由公司内部审计、法务、档案管理等部门的人员组成，确保监督工作的全面性和公正性。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、归档、存储、查阅、借阅、传递、共享、销毁等环节。2.档案管理人员的工作情况，如保密意识、操作规范、工作责任心等。3.档案存储环境的安全性，如防火、防潮、防虫、防盗、防磁等措施的落实情况。4.档案管理系统的运行情况，如数据准确性、安全性、稳定性等。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小组。3.对违