工程档案双套制管理制度

PAGE工程档案双套制管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整性、准确性和系统性，便于工程建设、维护、管理及后期查阅利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本工程档案双套制管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、勘察、设计、施工、监理到竣工验收等全过程形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件资料，保证档案资料的全面性。3.准确性原则：档案记录准确无误，数据、文字等符合工程实际。4.系统性原则：按照工程建设流程和内在联系，对档案进行科学分类、整理和归档，保持档案的系统性。5.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，统一档案格式、编号、装订等要求。二、工程档案双套制定义及要求（一）定义工程档案双套制是指对工程建设过程中形成的具有保存价值的档案资料，同时制作纸质档案和电子档案两种载体，并确保两者内容一致、相互对应。（二）要求1.纸质档案要求纸张质量：应选用耐久性好的纸张，一般采用A4幅面，图纸宜折叠成A4规格。书写材料：使用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写工具，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。装订要求：采用线装或胶装方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不缺页。签字盖章：档案内容涉及的签字、盖章应齐全、清晰，符合相关规定。2.电子档案要求存储格式：应采用通用、开放的格式，如PDF、TIFF等，确保长期可读性。图像文件应清晰、完整，文字文件应排版规范。存储介质：选用可靠的存储设备，如磁带、磁盘阵列、光盘等，并定期进行备份，异地存储。元数据管理：建立完善的元数据体系，对电子档案的背景信息、内容描述、结构关系等进行详细记录，确保电子档案的可理解性和可追溯性。电子签名：符合电子签名法规定的电子文件，应具备有效的电子签名，确保电子档案的真实性和完整性。三、工程档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案管理制度，指导、监督和检查各部门工程档案管理工作。2.参与工程项目档案管理工作的全过程，对档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节进行指导和审核。3.负责工程档案的集中统一管理，建立工程档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。4.组织开展工程档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责工程档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行处置。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.明确本部门项目档案管理责任人，督促责任人及时完成档案整理工作，并向档案管理部门移交。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的支持和协助。4.参与工程档案的验收工作，对档案是否符合项目建设实际情况进行确认。（三）勘察、设计、施工、监理等参建单位职责1.按照合同要求和相关标准规范，负责本单位承担工程项目档案的形成、收集、整理和归档工作，确保档案质量。2.对本单位形成的工程档案进行分类整理，编制档案目录，建立档案台账，并向建设单位提交完整的档案资料。3.在工程建设过程中，接受建设单位和档案管理部门的监督检查，及时整改存在的问题。4.配合建设单位做好工程档案的验收工作，提供相关证明材料和说明。（四）档案管理人员职责1.负责工程档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的规范化管理。2.对接收的工程档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时退回整改。3.负责工程档案的存储保管，做好档案库房的安全管理工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案安全。4.按照规定提供工程档案的查阅利用服务，做好查阅登记和跟踪管理。5.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作。四、工程档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。2.勘察、设计文件，如勘察报告、设计图纸、设计变更通知等。3.施工过程文件，涵盖施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录等。4.监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他与工程建设相关的文件，如工程声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.档案收集应遵循工程建设进度，同步进行，不得遗漏重要文件。3.对收集的档案资料应进行真实性、完整性核对，发现问题及时补充或更正。（三）整理原则1.遵循工程建设程序和档案形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。3.纸质档案和电子档案整理应相互对应，确保内容一致。（四）整理方法1.纸质档案整理分类：按照工程建设阶段、专业类别等进行分类，如分为前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。组卷：将同一类别的文件按照时间顺序、重要程度等进行组卷，每卷厚度适中，一般不超过20mm。编目：编制卷内文件目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等；编制案卷目录，包括案卷号、题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。装订：去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式装订，保持整齐美观。2.电子档案整理分类：与纸质档案分类相对应，建立电子文件夹结构。命名：电子文件命名应规范、准确，反映文件内容和形成时间等信息。元数据录入：按照元数据标准，对电子文件的相关信息进行详细录入，确保元数据的完整性和准确性。五、工程档案归档与保管（一）归档要求1.项目建设部门和参建单位应在工程竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程档案向档案管理部门归档。2.归档时应提交纸质档案一式两份，电子档案一套，并同时提交档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量、案卷号等，交接双方签字确认。3.档案管理部门对接收的工程档案进行审核，审核合格后办理归档手续，不符合要求的档案退回整改。（二）保管期限1.工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司重大工程项目的立项、审批文件，竣工验收报告等。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[X]年。如一般性工程项目的施工文件、监理文件等。短期保管：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[X]年。如工程建设过程中的一般性通知、简报等。2.具体保管期限按照国家和行业相关规定及公司实际情况确定。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对纸质档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.电子档案保管采用磁带、磁盘阵列、光盘等多种存储介质进行备份，并异地存储。建立电子档案存储管理系统，对电子档案进行集中存储和管理，确保电子档案的安全和可访问性。定期对电子档案进行检测、维护，防止数据丢失或损坏。六、工程档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅工程档案需填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的工程档案，查阅人需经公司保密管理部门批准，并在档案管理部门指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案库房。3.外部单位查阅工程档案，需持有单位介绍信，注明查阅内容和用途，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案原件或复印件。查阅人如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.对于重要工程档案的查阅利用，档案管理部门可根据实际情况进行扫描或制作电子副本提供利用，同时做好相关记录。3.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损，查阅完毕后及时归还档案管理部门。（三）查阅登记及跟踪管理1.档案管理部门建立工程档案查阅登记制度，对查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅用途等进行详细记录。2.对查阅档案的利用情况进行跟踪管理，如发现查阅人有违反规定使用档案的行为，及时制止并采取相应措施。七、工程档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期工程档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据工程档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及公司重要权益和机密信息。3.对重复、无效或已失去保存意义的档案进行鉴定剔除。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出