单位档案安全工作责任制度

PAGE单位档案安全工作责任制度一、总则（一）目的为加强单位档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护单位正常工作秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于单位内各部门及全体员工在档案收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，确保档案实体安全和信息安全，防止各类安全事故发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，建立健全安全预防机制，提前发现并消除安全隐患。3.责任明确原则：明确各部门及人员在档案安全工作中的职责，做到责任到人。4.依法管理原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，依法开展档案安全管理工作。二、档案安全管理职责（一）单位领导职责1.全面负责单位档案安全工作，将档案安全纳入单位整体工作计划和管理目标。2.定期组织召开档案安全工作会议，研究解决档案安全工作中的重大问题。3.保障档案安全工作所需的人员、经费、设备等资源。（二）档案管理部门职责1.制定并完善档案安全管理制度、操作规程和应急预案。2.负责档案的日常安全管理工作，包括档案的收集、整理、保管环境维护、安全检查等。3.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工档案安全意识。4.对档案安全事故进行调查处理，及时向上级报告，并采取措施减少损失。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保管，确保档案的真实、完整，并按时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案安全管理工作，遵守档案安全管理制度和操作规程。3.发现档案安全问题及时报告档案管理部门，并协助采取措施进行处理。（四）档案工作人员职责1.严格遵守档案安全管理制度和操作规程，认真履行岗位职责。2.做好档案的日常整理、保管和利用工作，确保档案的安全存放和有序流转。3.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。4.积极参加档案安全培训和学习，提高自身安全意识和业务能力。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时、准确地收集本部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应保持原始记录，不得擅自涂改（包括电子文档）、伪造或损毁。（二）整理规范1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.电子档案应按照相关标准进行分类、编号、存储，确保元数据的完整性和准确性。3.档案整理过程中，应注意保护档案的安全，避免因整理操作不当造成档案损坏或丢失。四、档案保管安全（一）保管场所1.选址要求：档案保管场所应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，避免设在地下室或低洼易积水区域。2.建筑结构：保管场所的建筑结构应坚固安全，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。3.设施设备：配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、货架、温湿度调节设备、消防设备、监控设备等，并确保其正常运行。（二）温湿度控制1.根据档案保管要求，合理控制档案保管场所的温度和湿度。一般情况下，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.定期监测温湿度变化情况，做好记录，并根据实际情况采取相应的调节措施。（三）防火防盗1.防火措施：档案保管场所应设置明显的防火标志，配备足够数量的灭火器材，并定期进行检查和维护。严禁在档案保管场所内吸烟和使用明火，确需进行电气焊等明火作业时，必须办理审批手续，并采取相应的防火措施。对档案库房的电气线路进行定期检查，确保其安全可靠，严禁私拉乱接电线。2.防盗措施：档案保管场所应安装防盗门窗、防盗报警装置等安全防护设施，并确保其正常运行。严格限制无关人员进入档案保管场所，确需进入的，必须经过批准并进行登记。加强对档案保管场所周边环境的巡查，及时发现并消除安全隐患。（四）防虫防鼠1.防虫措施：定期对档案进行检查，发现虫害及时采取措施进行处理，如使用防虫药剂、放置驱虫物品等。保持档案保管场所的清洁卫生，定期清理杂物，防止害虫滋生。2.防鼠措施：封堵档案保管场所内的鼠洞，防止老鼠进入。放置鼠夹、鼠药等灭鼠工具，定期进行检查和更换，确保灭鼠效果。（五）防尘防光1.防尘措施：档案保管场所应保持清洁，定期进行清扫，减少灰尘积累。档案柜、货架应保持封闭状态，防止灰尘进入档案。2.防光措施：档案库房应采用人工照明，避免阳光直射档案。对档案查阅场所的照明进行合理控制，避免过强光线对档案造成损害。（六）档案存储方式1.纸质档案：应按照类别进行分类存放，采用档案柜或货架进行保管，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案：应采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁带、磁盘、光盘等，并进行备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照相应的保管要求进行整理和存储，确保其安全和完整。五、档案利用安全（一）利用流程1.查阅申请：利用者需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并确定查阅时间、地点和方式。3.查阅：利用者在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.归还：查阅结束后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围和利用方式。2.重要档案的利用应经过单位领导批准，并进行登记备案。（三）数字化利用安全1.档案数字化过程中，应确保数据的安全和准确，防止数据泄露、篡改或丢失。2.数字化档案的存储和传输应采取加密等安全措施，防止信息被非法获取。3.建立数字化档案利用审计机制，对利用行为进行记录和审计，发现问题及时处理。六、档案安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，重点检查档案保管环境、设施设备运行状况、档案整理和存放情况等。2.各部门应定期对本部门保管的档案进行自查，及时发现并报告安全问题。（二）专项检查1.根据档案安全工作需要，适时组织开展专项检查，如防火、防盗、防虫等专项检查。2.对检查中发现的问题，应及时进行整改，并做好记录。（三）隐患排查与整改1.建立档案安全隐患排查治理机制，对检查中发现的安全隐患进行详细记录，分析原因，制定整改措施。2.明确整改责任人和整改期限，确保安全隐患得到及时有效的整改。3.对重大安全隐患，应立即采取临时防护措施，并及时向上级报告，组织力量进行整改。七、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.火灾事故处置：发生火灾时，应立即启动应急预案，组织人员疏散档案，使用灭火器材进行灭火，并及时报警。2.盗窃事故处置：发现档案被盗后，应保护现场，及时报警，并向上级报告。对被盗档案进行登记，配合公安机关进行调查。3.自然灾害事故处置：遭受自然灾害时，应及时采取防护措施，转移档案，确保档案安全。对受损档案进行清理和修复，尽量减少损失。4.其他事故处置：针对其他可能影响档案安全的事故，应根据应急预案采取相应的处置措施，确保档案安全。（三）事后恢复与总结1.事故处置结束后，应及时组织对受损档案进行清理、修复和恢复，尽量减少档案损失。2.对事故原因进行深入调查分析总结经验教训，针对存在的问题及时完善档案安全管理制度和应急预案，防止类似事故再次发生。八、档案安全培训与宣传教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定档案安全培训计划，定期组织员工参加档案安全培训。2.培训内容应包括档案安全法律法规、安全管理制度、操作规程、应急处置知识等。（二）培训方式1.采用集中培训、专题讲座、现场演示、案例分析等多种方式进行培训，提高培训效果。2.鼓励员工自主学习档案安全知识，参加相关培训和考试。（三）宣传教育1.通过单位内部刊物、宣传栏、网络平台等多种渠道，广泛宣传档案安全知识，提高员工的档案安全意识。2.开展档案安全宣传活动，如举办档案安全知识竞赛、展览等，营造良好的档案安全文化氛围。九、档案安全工作考核与奖惩（一）考核内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案安全工作目标的完成情况。3.档案安全检查与隐患排查整改情况。4.档案安全应急处置工作情况。5.档案安全培训与宣传教育工作情况。（二）考核方式1.档案管理部门定期对各部门和档案