兽医站档案管理人员制度

PAGE兽医站档案管理人员制度一、总则（一）目的为加强兽医站档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在兽医业务、行政管理及社会服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于兽医站全体档案管理人员及涉及档案管理相关工作的其他人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则兽医站各类档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性与完整性原则档案管理人员应确保档案内容真实反映兽医站各项工作的实际情况，全面收集、整理各类档案资料，保证档案的完整性。3.保密性原则对于涉及兽医站机密信息、动物疫病隐私等档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。4.服务利用原则档案管理工作应注重服务兽医站业务开展、行政管理决策及社会公众需求，方便档案的查阅、利用。二、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善兽医站档案管理制度、工作流程及相关标准规范，并组织实施。2.负责兽医站各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对档案进行安全检查，确保档案实体安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行妥善处理。6.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。7.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，编写档案参考资料，为兽医站工作提供参考依据。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责接收、登记、整理各类档案资料，确保档案资料的及时、准确归档。按照档案分类标准对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。做好档案的日常保管工作，定期对档案进行清点、核对，确保档案的完整和安全。负责档案管理信息系统的数据录入、维护工作，保证电子档案与纸质档案的一致性。协助档案利用者查阅档案资料，并按照规定办理借阅、归还手续。参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁档案进行登记、造册。2.档案主管负责档案管理部门的日常工作安排和人员管理，制定工作计划并组织实施。审核档案管理制度、工作流程及相关标准规范，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。指导档案管理员开展档案管理工作，对重要档案的整理、编目等工作进行把关。定期检查档案管理工作情况，及时发现和解决存在的问题，提出改进措施和建议。根据兽医站工作需要，组织开展档案编研工作，为领导决策提供档案信息支持。负责与上级档案管理部门及其他相关单位的沟通协调，及时了解档案管理工作动态和要求。3.档案鉴定小组负责人组织成立档案鉴定小组，制定档案鉴定工作计划和标准。负责对档案鉴定工作进行总体指导和协调，确保鉴定工作的公正、客观。审核档案鉴定小组提交的鉴定意见和销毁清单，按照规定程序报上级主管部门审批。监督档案销毁工作的实施，确保销毁过程符合规定要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.兽医业务档案动物疫病诊断、治疗、预防、控制等相关资料，包括病历、检测报告、疫苗接种记录、疫情监测数据等。动物卫生监督执法档案，如检查记录、处罚决定书、案件卷宗等。兽医科研项目档案，包括项目申报书、研究方案、实验数据、成果报告等。2.行政管理档案兽医站各类文件、通知、报告、会议纪要等。人员档案，包括员工基本信息、考核记录、培训档案、奖惩情况等。财务档案，如预算报表、财务凭证、审计报告等。设备档案，包括设备采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。3.其他档案对外合作交流档案，如合作协议、交流活动记录等。社会服务档案，如动物诊疗服务记录、咨询投诉处理档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交档案管理部门。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为兽医业务档案、行政管理档案、其他档案等一级类目，再根据具体情况设置二级及以下类目。例如，兽医业务档案可进一步分为动物疫病防治档案、动物卫生监督档案、兽医科研档案等。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。编号可采用数字编码、字母与数字组合等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，目录应清晰、准确，便于查阅。档案目录可采用纸质形式或电子形式保存。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应注意保持档案的原貌，避免损坏档案内容。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在1４℃２４℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于珍贵档案、易损档案等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）安全保护措施1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的日常巡查和监控。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全无事故。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合法律法规和兽医站的相关规定。2.档案利用应有利于兽医站业务开展、行政管理决策及社会服务等工作，提高档案的利用价值。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制对于不能借阅的档案或利用者需要留存档案资料的，可提供复制服务。档案管理人员应按照规定程序进行复制，并对复制件进行核对、登记。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.档案鉴定应根据档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等因素进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.鉴定内容档案是否反映兽医站的主要职能活动和重要工作成果。档案是否具有历史研究价值、现实利用价值和凭证作用。档案的完整性、准确性和系统性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出销毁意见，并编制销毁清单。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核、兽医站主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，记录应存档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的兽医站档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为兽医站各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理系统功能1.档案录入与存储支持各类档案资料的电子化录入，包括文字、图片、音频、视频等多种格式，并按照档案分类标准进行存储管理，确保档案数据的完整性和准确性。2.检索查询提供强大的检索功能，可根据档案编号、题名、日期、责任者、关键词等多种条件进行快速检索，方便档案利用者查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，并对借阅情况进行实时跟踪和统计分析。4.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。只有经过授权的人员才能访问和操作相应的档案数据。5.数据备份与恢复定期对档案数据进行备份，并建立数据恢复机制，以防止数据丢失或损坏，确保档案信息化管理系统的稳定运行。6.统计分析对档案管理工作中的各类数据进行统计分析，如档案数量、利用情况、保管期限等，为档案管理决策提供数据支持。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案数据的准确录入和有效管理。2.加强对档案信息化