小二型水库档案管理制度

PAGE小二型水库档案管理制度一、总则（一）目的为加强小二型水库档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水库管理、运行、维护及相关工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所管理的小二型水库相关档案的管理，包括水库规划设计、建设施工、运行管理、维护维修、安全监测等各环节形成的各类文件、资料、图表、数据等档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的小二型水库档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性与完整性原则档案应如实反映小二型水库建设、管理、运行等实际情况，保证档案内容完整，不遗漏重要信息。3.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，满足公司/组织内部及相关部门对水库档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织小二型水库档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订小二型水库各类档案，建立健全档案检索体系，确保档案的完整、准确、系统。3.负责档案的保管工作，提供必要的保管条件，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案安全。4.负责档案的利用服务工作，按照规定为公司/组织内部及相关部门提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和统计工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。6.对本公司/组织各部门的档案管理工作进行监督、指导和培训，确保档案管理工作规范有序开展。（二）各部门职责1.负责本部门在小二型水库管理过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案管理行为，确保档案的真实、完整和及时归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案管理工作的自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断提高档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、检索、利用等具体操作。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理工作效率。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断完善档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水库规划设计阶段：包括规划报告、可行性研究报告、初步设计文件、设计变更文件等。2.建设施工阶段：包括项目立项批复、招投标文件、施工合同、施工图纸、施工记录、工程质量检验报告、工程验收文件等。3.运行管理阶段：包括水库调度运行方案、水位记录、水量监测数据、水质监测报告、设备运行记录、安全检查记录、维修养护记录等。4.维护维修阶段：包括维修养护计划、维修方案、维修合同、维修记录、更换设备清单等。5.安全监测阶段：包括安全监测方案、监测数据报表、监测设施维护记录、安全评价报告等。6.其他与小二型水库相关的文件、资料、图表、数据等，如上级主管部门的文件、会议纪要、技术交流资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案，并确保档案的完整性和准确性。2.对于重要文件和资料，应实行原件归档；对于无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。3.档案收集应做到及时、完整，不得积压、遗漏。对于跨年度或跨部门形成的档案，应明确牵头部门和责任人，确保档案收集工作顺利进行。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.档案整理应做到分类科学合理、编号规范统一、目录清晰准确、装订整齐牢固。（四）整理方法1.分类小二型水库档案分为工程前期文件、工程建设文件、工程运行管理文件、工程维护维修文件、工程安全监测文件、其他文件六大类。每大类下再根据具体内容进行细分，如工程建设文件可分为项目立项、招投标、施工、验收等小类。2.编号档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方法。全宗号由公司/组织统一编制；目录号根据档案类别编制；案卷号按照年度和类别顺序编制；件号在案卷内按照文件排列顺序编制。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等；卷内文件目录应注明序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。4.装订对纸张规格统一、内容完整的档案进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.小二型水库档案的保管期限分为永久和定期两种。2.永久保管的档案包括水库规划设计的重要文件、建设项目的立项批复、工程竣工验收报告、安全评价报告等。3.定期保管的档案分为30年和l0年两种。保管期限为30年的档案包括工程建设过程中的主要文件、运行管理的重要记录等；保管期限为10年的档案包括一般性的文件、资料、记录等。4.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和行业标准执行，确保档案的完整保存和有效利用。（三）保管要求1.档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、实体完整。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理。3.对电子档案应进行备份存储，定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅小二型水库档案。2.上级主管部门、相关政府部门及其他单位因工作需要查阅、借阅小二型水库档案。3.因工程建设、科研、咨询等活动需要查阅、借阅小二型水库档案。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.借阅外单位人员查阅、借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位、借阅人姓名、联系方式、借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本公司/组织相关部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门审批通过后，并与借阅人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，收取一定的押金（根据档案重要程度和借阅期限确定），方可借阅档案。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序进行复制，并对复制件进行核对、登记，加盖档案管理部门印章后提供给申请人。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换、拆散档案。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需引用档案内容，应注明档案出处。4.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪管理，及时收回借阅的档案，检查档案是否完好无损。如发现问题，应及时查明原因，追究相关人员责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查档案内容、准确判定档案价值、严格掌握销毁标准的原则。2.档案鉴定工作应根据国家有关规定和行业标准，结合本公司/组织实际情况，对档案的真实性、完整性、准确性、系统性进行全面审查，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的形成背景、来源、价值等，确定档案的保管期限和是否需要销毁。2.根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，综合判断档案的价值。对于重要的、具有长期保存价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值且无利用必要的档案，可考虑销毁。3.参考档案的利用情况，对于多年未被利用且无利用可能的档案，可作为鉴定销毁的参考依据。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核鉴定，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.将鉴定报告报本公司/组织主管领导审批，经批准后，编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、年度、保管期限、销毁时间等。3.按照《档案销毁清册》对拟销毁的档案进行清点核对，确保销毁档案与清册一致。4.采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，销毁过程应进行现场监督，确保销毁彻底。5.销毁工作完成后，在《档案销毁清册》上注明销毁方式、销毁日期等，并由监销人员签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立小二型水库档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享，为公司/组织内部及相关部门提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对小二型水库各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合本公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、检索、利用、统计、鉴定、销毁等全过程信息化管理。档案管理信息系统应具备用户权限管理、数据安全保密、数据备份恢复等功能。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现与公司/组织内部其他信息系统的互联互通，为各部门提供档案信息查询、借阅、下载等服务，促进档案信息资源的有效利用。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，确保系统的正常