档案室工作人员岗位制度

PAGE档案室工作人员岗位制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，规范档案室工作人员的行为，特制定本岗位制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室工作人员，包括档案管理员、档案整理员、档案借阅登记员等相关岗位人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案的安全和保密工作，采取有效措施防止档案资料的丢失、损坏、泄露。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、存储和检索，提高档案管理效率和质量。4.服务至上原则：以公司各部门需求为导向，积极提供优质、高效的档案服务，满足公司业务发展和管理决策的需要。二、岗位职责（一）档案管理员1.档案收集与整理负责制定档案收集计划，定期向公司各部门收集各类档案资料，确保档案的齐全、完整。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，编制档案目录索引，便于查询和利用。2.档案存储与保管负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。对档案进行妥善存放，按照档案保管期限和类别进行有序排列，建立档案存放位置索引，便于快速查找。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案存在的问题，如破损、褪色、霉变等，确保档案的安全和完整。3.档案利用与服务负责办理档案的借阅、查阅手续，严格按照规定审查借阅人员的资格和借阅目的，确保档案的合理利用。为公司各部门提供档案信息咨询服务，协助查找和提供所需档案资料，积极配合公司各项工作的开展。根据公司需求，对档案进行整理、汇编、统计等工作，为公司决策提供数据支持和信息服务。4.档案信息化管理负责档案管理系统的日常维护和管理，及时录入、更新档案信息，确保系统数据的准确性和完整性。利用档案管理系统开展档案检索、借阅登记、统计分析等工作，提高档案管理工作的效率和信息化水平。定期对档案管理系统的数据进行备份，防止数据丢失，保障档案信息安全。（二）档案整理员1.档案资料整理协助档案管理员对各类档案资料进行集中整理，包括文件的分类、排序、装订、编页等工作。对零散的档案资料进行系统梳理，补充缺失的文件信息，确保档案资料的连贯性和完整性。2.档案数字化处理按照档案数字化工作要求，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化操作，将纸质档案转化为电子档案。对数字化档案进行质量检查，确保图像清晰、完整，数据准确无误，符合档案数字化存储标准。3.档案编目与索引编制协助档案管理员进行档案编目工作，准确填写档案目录各项信息，如题名、责任者、日期、文号、页数等。根据档案整理情况，编制档案索引，包括分类索引、主题索引、人名索引等，方便档案的快速查找和利用。（三）档案借阅登记员1.借阅登记与管理负责建立档案借阅登记台账，详细记录档案借阅的日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、归还日期等信息。严格按照档案借阅制度办理借阅手续，对借阅申请进行审核，确保借阅行为符合规定。定期对档案借阅登记台账进行核对和清理，督促借阅人员按时归还档案，对逾期未还的档案进行跟踪和催还。2.借阅档案跟踪在档案借阅期间，负责跟踪借阅档案的使用情况，了解借阅人员是否妥善保管档案，有无违规使用或损坏档案的情况。如发现借阅档案存在问题，及时与借阅人员沟通，要求其采取措施予以解决，并记录相关情况。3.借阅档案归还检查在借阅人员归还档案时，负责对归还档案进行认真检查，核对档案数量、完整性、是否有损坏等情况。如发现档案有缺失或损坏，要求借阅人员说明原因，并按照规定进行处理，如责令其赔偿或修复等。三、档案收集与归档（一）收集范围1.公司文件：包括公司发布的各类规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复等文件材料。2.业务档案：涵盖公司各项业务活动中形成的合同协议、项目文件、招投标文件、客户资料、财务报表等档案资料。3.人事档案：包含员工的入职登记表、履历表、培训记录、考核评价、工资福利、奖惩情况等人事档案材料。4.其他档案：如公司的荣誉证书、资质证书、知识产权文件、审计报告、法律文件等具有保存价值的各类档案资料。（二）收集要求1.及时收集：各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，按照档案形成规律和时间要求，及时将本部门产生的档案资料移交档案室。2.完整准确：档案资料应齐全完整，内容真实准确，字迹清晰，格式规范，签字盖章手续完备。3.分类整理：移交档案室的档案资料应进行初步分类整理，便于档案室工作人员进一步规范整理。（三）归档程序1.移交登记：各部门档案移交人员与档案室档案管理员进行交接，填写档案移交清单，双方签字确认。2.整理审核：档案管理员对移交的档案资料进行详细整理和审核，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案整理规范、准确。3.入库存储：审核合格的档案资料按照规定存放在档案库房相应位置，并建立档案存放位置索引。四、档案存储与保管（一）库房建设与管理1.库房选址：档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地点。2.库房布局：库房应合理划分办公区、档案存放区、整理区等功能区域，确保档案管理工作有序开展。3.安全设施配备：库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案安全。4.环境条件控制：库房应保持适宜的温度、湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放方式1.分类存放：档案应按照不同类别、保管期限进行分类存放，便于管理和查找。2.排列有序：同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行有序排列，建立档案存放位置索引，标明档案的具体存放位置。3.装具选择：根据档案的特点和保存要求，选择合适的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储架等，确保档案存放安全、整齐。（三）档案保管期限1.永久保管：对公司具有重要历史价值、法律凭证作用或涉及公司核心机密的档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为30年、10年等。3.保管期限变更：档案保管期限如有变更，应及时进行调整，并做好记录。（四）档案检查与维护1.定期检查：档案管理员应定期对档案进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查，及时发现并处理档案存在的问题。2.专项检查：在特殊情况下，如发生自然灾害、设备故障等，应及时对档案进行专项检查，确保档案安全。3.维护处理：对检查中发现的档案破损、褪色、霉变等问题，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的完整性和可读性。五、档案利用与服务（一）借阅制度1.借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、预计归还日期等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交档案室。2.借阅审批：档案管理员对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续；不符合借阅条件的，应向借阅人员说明原因。3.借阅期限：一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅归还：借阅人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前向档案室提出申请。归还档案时，应确保档案完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应责任。（二）查阅制度1.查阅申请：公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅档案范围等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交档案室。2.查阅方式：档案室应根据查阅申请，为查阅人员提供必要的查阅条件，查阅人员应在档案室指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅记录：档案管理员应对查阅情况进行记录，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、数量等信息。（三）服务要求1.热情周到：档案室工作人员应热情接待档案利用人员，耐心解答问题，积极提供帮助。2.高效快捷：在规定时间内完成档案查阅、借阅等服务工作，提高工作效率，满足公司业务需求。3.严格保密：严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。六、档案信息化管理（一）系统建设与维护1.系统选型：根据公司档案管理需求，选择合适的档案管理系统，确保系统功能满足档案管理工作要求。2.系统安装与调试：负责档案管理系统的安装、调试工作，确保系统正常运行。3.系统维护与升级：定期对档案管理系统进行维护和升级，及时处理系统故障和问题，保证系统的稳定性和安全性。（二）数据录入与管理1.数据录入：按照档案管理系统要求，及时将档案信息录入系统，确保数据准确、完整。2.数据审核：对录入系统的档案数据进行审核，确保数据质量，避免错误数据进入系统。3.数据备份：定期对档案管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.用户权限设置：根据档案管理工作需要，为不同用户设置相应的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。2.安全审计：对档案管理系统的操作进行安全审计，记录用户操作行为，及时发现和处理异常操作。3.数据加密：对重要档案数据进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案鉴定的法律法规和行业标准进行档案鉴定工作。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果准确可靠。3.集体决策原则：档案鉴定工作应组织相关人员进行集体讨论，形成鉴定意见，避免个人主观因素影响鉴定结果。（二）鉴定程序1.初步筛选：档案管理员根据档案保管期限和实际情况，对到期档案进行初步筛选，确定需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组组建：成立档案鉴定小组，成员包括档案管理员、相关业务部门人员、档案管理负责人等。3.鉴定审查：鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保存意义，提出鉴定意见。4.结果公示：将档案鉴定结果进行公示，征求公司各部门意见，确保鉴定结果公正、合理。5.审批确定：经公示无异议后，将档案鉴定结果报公司领导审批确定。（三）销毁程序1.销毁清单编制：对经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、