基层国土所档案管理制度

PAGE基层国土所档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层国土所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在国土资源管理工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合基层国土所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层国土所各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则基层国土所档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映国土资源管理工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理各项工作中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以基层国土所所长为组长，各业务骨干为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具，方便档案的查询和利用。3.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案安全。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。5.积极参加档案业务培训，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国土资源管理法律法规、政策文件、规范性文件等。2.土地资源管理方面的文件、资料，包括土地登记、土地出让、土地征收、土地利用规划等。3.矿产资源管理方面的文件、资料，包括采矿权登记、矿产资源勘查、开发利用等。4.地质灾害防治方面的文件、资料，包括地质灾害调查、监测、预警及防治措施等。5.地籍管理方面的文件、资料，包括土地权属调查、地籍测绘、土地证书发放等。6.执法监察方面的文件、资料，包括违法案件查处、动态巡查记录等。7.其他与国土资源管理工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门在工作中形成的档案材料应及时收集，定期移交档案管理人员。2.收集的档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件和资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容，分为综合管理类、土地资源管理类、矿产资源管理类、地质灾害防治类、地籍管理类、执法监察类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找档案。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理的要求，对收集到的档案进行认真核对和整理，确保档案质量。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。3.电子档案应按照规定的格式和存储方式进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映国土资源管理工作重大历史事件、重要政策法规、重要业务成果等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对国土资源管理工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对国土资源管理工作有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。3.档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找和利用。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本所工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅档案。（二）借阅程序1.本所工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.上级主管部门、其他单位查阅档案，需出具单位介绍信，经档案管理领导小组组长签字同意后，方可查阅。3.司法机关、纪检监察部门查阅档案，需出具相关法律文书或证明材料，经档案管理领导小组组长签字同意后，方可查阅。4.档案管理人员应按照借阅申请的要求，及时提供档案，并做好借阅登记工作。（三）借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅人员不得擅自将档案转借他人，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组组长担任组长，档案管理人员、各部门负责人为成员。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经档案管理领导小组组长签字同意后，报上级主管部门备案。3.档案管理人员按照批准的销毁清单，对档案进行销毁，并在销毁清册上签字。4.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。3.按照上级主管部门的要求，及时报送档案统计报表。（二）移交工作1.根据国家有关规定和档案管理的需要，基层国土所档案应定期向上级主管部门移交。