基金会档案管理规章制度

PAGE基金会档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强基金会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在基金会各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于基金会总部及下属各分支机构、代表机构的档案管理工作。（三）档案定义本规章制度所指档案是基金会在开展各项业务活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则基金会档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映基金会的各项业务活动和历史发展过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集基金会在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的完整性，避免档案的缺失和遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置基金会设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责基金会档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善基金会档案管理规章制度，并组织实施。2.负责基金会各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，对档案进行安全保管，防止档案的损坏、丢失和变质。4.定期对档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，剔除失去保存价值的档案，对确需销毁的档案进行登记造册，并报经批准后予以销毁。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和远程查询利用，提高档案管理工作的效率和水平。6.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。7.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，汇编重要文件和资料，为基金会的工作提供历史借鉴和参考。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平，促进档案工作的有效开展。9.负责与上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关单位的档案业务联系与交流，及时了解和掌握档案管理的新政策、新法规和新技术。三、档案的分类与编号（一）档案分类基金会档案分为以下十大类：1.党群工作类：主要包括基金会党组织建设、党员管理、思想政治工作、纪检监察等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖基金会行政事务管理、办公会议、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的文件材料。3.业务工作类：涉及基金会各项业务活动的策划、组织、实施、监督、评估等环节形成的文件材料，如项目申报书、项目合同书、项目验收报告、捐赠协议、资助计划等。4.财务审计类：包括基金会财务预算、决算、会计凭证、审计报告、财务报表等文件材料。5.人事档案类：主要是基金会员工的个人档案，包括履历表、学历学位证书、职称证书、劳动合同、考核材料、奖惩材料等。6.项目档案类：针对基金会单个项目形成的档案，包括项目前期调研、立项审批、项目实施过程中的各类文件、项目成果等。7.捐赠档案类：记录基金会接受捐赠和对外捐赠活动的相关文件，如捐赠意向书、捐赠协议、捐赠资金使用情况报告、捐赠证书等。8.宣传档案类：收集基金会在宣传推广方面形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、活动照片、视频资料等。9.合同档案类：包括基金会签订的各类合同，如合作协议、租赁合同、采购合同等。10.其他档案类：不属于上述九类的其他具有保存价值的文件材料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类的顺序，用两位阿拉伯数字表示，如“01”代表党群工作类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。5.例如，一份党群工作类的档案编号为“2023010001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.基金会内部各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.基金会与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.基金会接受的捐赠文件、捐赠证书、捐赠资金使用记录等。4.基金会组织的各类会议、活动形成的文件、纪要、照片、视频等资料。5.基金会员工个人在工作中产生的与基金会业务相关的文件材料，如调研报告、工作总结等。6.其他与基金会工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，格式规范。3.对于电子文件，应确保其原始性、完整性和可读性，并按照规定的格式和存储要求进行保存。4.各部门在工作结束后，应及时将形成的档案材料移交档案管理部门，不得自行留存或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案分类的标准，将收集到的档案材料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度适中，一般不超过2厘米。3.编目：对每卷档案进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品、防盗报警装置等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，上架存放，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理介质上，并异地存放，确保数据的安全性。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。4.严格控制电子档案的访问权限，对涉及重要信息的电子档案进行加密处理，防止信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合基金会的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从基金会的整体利益出发，准确判断档案的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务审计人员等组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私。2.档案是否反映基金会的主要业务活动和历史发展过程。3.档案是否具有现实利用价值和历史研究价值。4.档案的保存期限是否符合国家有关规定和基金会的实际情况。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，详细注明档案的名称、年度、类别、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、基金会主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的安全和合理使用。2.充分发挥档案的作用，为基金会的各项工作提供支持和服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、年度、类别、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人审核、基金会主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复印、拍照、录音、录像。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理部门可出具档案证明材料。出具的证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明出处和日期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的及利用档案的名称、数量等信息。登记册应妥善保管，以备查询。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计，填写档案统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，数据来源可靠，统计分析应客观、深入，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按时报送基金会主管领导和上级主管部门，并按照规定进行存档。（二）移交工作1.基金会因机构变动、撤销、合并等原因需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和档案管理的要求，办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清单，详细注明移交档案的名称、数量、类别、保管期限等信息。移交清单一式两份，交接双方各执一份，并签字确认。3.档案移交时，交接双方应按