职业健康检查档案资料管理制度

PAGE职业健康检查档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业健康检查档案资料的管理，规范职业健康检查工作流程，保障员工的职业健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业健康检查的部门、岗位及员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关职业健康检查的法律法规和行业标准，确保档案资料管理工作合法合规。2.真实完整原则：职业健康检查档案资料应真实、准确、完整地记录员工的职业健康状况和检查过程，不得篡改、伪造或遗漏。3.保密原则：对员工的职业健康检查结果等信息予以保密，保护员工的隐私和合法权益。4.便于查询和利用原则：档案资料的管理应便于查询、统计和分析，为职业健康管理决策提供依据。二、职责分工（一）人力资源部门1.负责组织员工参加职业健康检查，协调安排检查时间和地点。2.收集、审核员工职业健康检查相关资料，如个人基本信息、职业史等，并确保其真实性和完整性。3.将职业健康检查结果及时反馈给员工，并告知其相关权益和注意事项。4.负责建立员工职业健康检查档案的基本信息台账，记录员工职业健康检查的基本情况。（二）安全管理部门1.监督职业健康检查工作的实施，确保检查过程符合相关法律法规和标准要求。2.协助人力资源部门做好职业健康检查的组织协调工作，提供必要的安全保障措施。3.负责对职业健康检查结果进行分析和评估，提出改进职业健康管理的建议和措施。4.参与职业健康检查档案资料的审核和管理工作，并对档案资料的安全性和保密性进行监督。（三）医疗机构1.按照国家有关规定和标准，为公司提供职业健康检查服务，确保检查结果准确可靠。2.负责填写职业健康检查表，详细记录检查项目、结果及建议等信息，并及时向公司反馈。3.妥善保管职业健康检查原始资料，按照规定期限保存，以备查阅。4.配合公司做好职业健康检查档案资料的整理和归档工作，提供必要的技术支持和指导。（四）员工个人1.如实提供个人职业史、既往病史等相关信息，配合公司完成职业健康检查工作。2.按照公司和医疗机构的要求，按时参加职业健康检查，遵守检查流程和规定。3.对职业健康检查结果有疑问时，可在规定时间内提出复查申请，并配合复查工作。4.妥善保管个人职业健康检查档案资料，不得擅自涂改、转借或丢失。三、职业健康检查档案资料的内容（一）员工基本信息1.姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。2.所在部门、岗位、入职时间、劳动合同期限等。（二）职业史1.员工从事的职业种类、岗位名称、工作年限等。2.接触职业病危害因素的种类、浓度（强度）、接触时间等。（三）职业健康检查记录1.每次职业健康检查的检查表，包括检查项目、检查结果、医生建议等。2.实验室检查报告、影像学检查报告等相关辅助检查资料。3.职业健康检查机构出具的职业健康检查结论，如是否患有职业病、是否需要复查等。（四）职业病诊断与鉴定资料1.如果员工被诊断为职业病，应包括职业病诊断证明书、职业病诊断鉴定书等相关资料。2.职业病诊断与鉴定过程中的相关病历、检查报告、专家意见等资料。（五）健康监护档案变更记录1.员工岗位变动、接触职业病危害因素变化等导致职业健康监护档案变更的记录。2.职业健康检查周期调整、复查安排等相关记录。（六）其他相关资料1.员工职业健康培训记录，包括培训内容、培训时间、培训人员等。2.职业健康防护用品配备与使用记录，如发放记录、使用情况记录等。3.职业健康管理工作中形成的其他重要资料，如职业健康管理工作计划、总结、会议纪要等。四、职业健康检查档案资料的收集与整理（一）收集要求1.人力资源部门应在员工参加职业健康检查前，提前收集员工的基本信息和职业史等资料，并确保资料的真实性和完整性。2.医疗机构在完成职业健康检查后，应及时将职业健康检查表、检查报告等资料反馈给公司人力资源部门。3.安全管理部门应协助人力资源部门收集职业健康检查过程中的相关资料，如职业健康培训记录、职业健康防护用品配备与使用记录等。4.员工个人应积极配合公司和医疗机构，如实提供个人职业健康相关信息，并及时提交相关资料。（二）整理流程1.人力资源部门收到职业健康检查资料后，应及时进行整理和分类。按照员工个人建立档案文件夹，将各类资料按照顺序排列整齐。2.对职业健康检查表进行审核，检查填写内容是否完整、准确，检查结果是否清晰明确。如有问题，及时与医疗机构沟通核实。3.将职业健康检查报告、实验室检查报告、影像学检查报告等相关辅助检查资料与职业健康检查表进行匹配，确保资料的一致性和完整性。4.对于职业病诊断与鉴定资料，应单独整理成册，并注明诊断与鉴定的时间、机构、结论等信息。5.在整理过程中，应将职业健康检查档案资料中的电子文档进行备份，存储在安全可靠的服务器或存储设备中，并建立相应的索引和目录，便于查询和管理。五、职业健康检查档案资料的归档与保管（一）归档要求1.职业健康检查档案资料整理完成后，应及时进行归档。按照年度和员工个人进行分类归档，建立清晰的档案目录和索引。2.档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案名称、年度、员工姓名等信息。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保数据的安全性和可读取性。3.归档后的职业健康检查档案资料应妥善存放，便于查阅和管理。档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案资料的完整性和安全性。（二）保管期限1.职业健康检查档案资料的保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，职业健康监护档案应保存至员工离职后10年。2.对于职业病诊断与鉴定资料，应永久保存。（三）保管责任1.公司指定专人负责职业健康检查档案资料的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的完整性和安全性。如发现档案资料有损坏、丢失等情况应及时报告，并采取相应的补救措施。3.未经公司批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制职业健康检查档案资料。确需查阅、借阅、复制的，应按照规定办理相关手续，并在规定期限内归还。六、职业健康检查档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅职业健康检查档案资料的，应填写《职业健康检查档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案保管部门查阅。2.查阅档案资料时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案资料，并在《职业健康检查档案查阅登记表》上签字确认。3.公司外部人员（如上级主管部门、政府监管部门等）因工作需要查阅职业健康检查档案资料的，应出具单位介绍信，并经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守公司的保密规定，不得泄露档案资料中的敏感信息。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅职业健康检查档案资料的，应填写《职业健康检查档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和档案保管部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案资料，并在《职业健康检查档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、职业健康检查档案资料的保密与安全（一）保密措施1.公司应加强对职业健康检查档案资料的保密管理，制定保密制度，明确保密责任和保密范围。2.对涉及员工个人隐私的职业健康检查结果等信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。3.在职业健康检查档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限、签订保密协议等。4.对接触职业健康检查档案资料的人员进行保密教育，提高其保密意识，防止因人为疏忽导致信息泄露。（二）安全保障1.档案保管部门应加强对职业健康检查档案资料存放场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防火设备、防潮设备、防盗设备等。2.定期对档案资料进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.建立档案资料安全应急处置预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，应及时采取相应的措施，保护档案资料的安全，并尽快恢复档案资料的正常管理。八、职业健康检查档案资料的统计与分析（一）统计内容1.职业健康检查人数统计，包括年度、季度、月度的职业健康检查人数汇总。2.职业病发病情况统计分析，统计职业病的发病种类、人数、发病率等信息，并分析其变化趋势。3.职业健康检查结果统计，对职业健康检查各项指标的结果进行统计分析，如异常结果的比例、主要异常指标等。4.职业健康监护档案变更情况统计，统计员工岗位变动、接触职业病危害因素变化等导致职业健康监护档案变更的情况。（二）分析方法1.定期对职业健康检查档案资料进行统计分析，采用图表、报表等形式直观展示统计结果。2.运用统计学方法对职业病发病情况、职业健康检查结果等数据进行分析，找出存在的问题和潜在的风险因素。3.结合公司的生产经营活动、职业病危害因素监测等情况，对职业健康检查档案资料进行综合分析，提出改进职业健康管理的建议和措施。（三）结果应用1.根据职业健康检查档案资料的统计与分析结果，及时调整职业健康管理策略和措施，如优化职业健康检查计划、加强职业病危害因素防控等。2.将职业健康检查档案资料的统计与分析结果作为公司职业健康管理决策的重要依据，为公司制定职业健康发展规划提供参考。3.定期向公司员工通报职业健康检查档案资料的统计与分析结果，提高员工的职业健康意识，促进员工积极参与职业健康管理工作。九、职业健康检查档案资料的销毁（一）销毁条件1.职业健康检查档案资料保管期限届满，且符合国家有关销毁规定的，可以进行销毁。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏、无法使用，且无保存价值的，可以进行销毁。3.经公司主管领导批准，认为某些档案资料已不再具有保存价值，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案保管部门提出职业健康检查档案资料销毁申请，填写《职业健康检查档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、年度、数量、销毁原因等信息，并附上拟销毁档案资料的清单。2.公司安全管理部门、人力资源部门