伤亡档案管理制度及流程

PAGE伤亡档案管理制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司伤亡档案的管理，确保伤亡信息的准确记录、妥善保存和有效利用，为公司安全生产管理、事故调查处理、统计分析以及相关决策提供可靠依据，同时保障员工权益，符合国家法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司内所有因工作原因导致伤亡事故（包括但不限于工伤、职业病等）的情况，涵盖公司各部门、各工作场所及全体员工。3.基本原则真实性原则：档案记录必须如实反映伤亡事故的发生经过、原因、后果等实际情况，确保信息真实可靠。完整性原则：涵盖伤亡事故从发生到处理全过程的各类相关资料，保证档案内容完整无缺。保密性原则：对涉及伤亡员工个人隐私、公司敏感信息等严格保密，防止信息泄露。及时性原则：及时收集、整理、归档伤亡事故相关资料，确保档案资料的时效性。二、职责分工1.安全管理部门负责伤亡事故的现场勘查、调查取证工作，撰写事故调查报告。指导、监督各部门做好伤亡事故相关资料的收集、整理工作。对伤亡档案进行统一管理，建立档案目录和索引，定期对档案进行检查、维护和更新。按照规定向上级主管部门及相关政府部门报告伤亡事故情况，并提供准确的档案资料。2.人力资源部门负责伤亡员工的工伤认定申报、劳动能力鉴定组织等工作。协助安全管理部门核实伤亡员工的基本信息、劳动合同等情况。按照国家法律法规和公司规定，处理伤亡员工的工伤保险待遇支付、赔偿等相关事宜，并将相关资料归档至伤亡档案。3.财务部门负责伤亡事故涉及的费用核算、支付和报销等工作。配合安全管理部门和人力资源部门，提供伤亡事故费用相关的财务凭证和报表，并将其作为档案资料的一部分进行保存。4.事故发生部门第一时间报告伤亡事故情况，并保护好事故现场。负责收集、整理本部门与伤亡事故相关的各类资料，如事故现场照片、视频、员工工作记录、设备运行记录等，并及时移交安全管理部门。配合安全管理部门进行事故调查，提供相关信息和证据。三、伤亡事故报告与现场保护1.事故报告一旦发生伤亡事故，事故现场人员应立即报告本部门负责人，部门负责人接到报告后，应在[X]分钟内报告安全管理部门和公司主要领导。报告内容应包括事故发生的时间、地点、伤亡情况、初步原因等简要信息。安全管理部门接到报告后，应详细记录事故情况，并按照国家法律法规和公司规定，在规定时间内（一般事故[X]小时内，较大事故[X]小时内，重大事故[X]小时内）向上级主管部门及当地政府相关部门报告。报告应采用书面形式，内容准确、完整，附上事故现场示意图、伤亡人员基本情况等相关资料。2.现场保护事故发生后，事故发生部门应立即采取措施保护事故现场，设置明显的警示标识，防止无关人员进入和破坏现场。在事故调查人员未到达现场之前，任何人不得擅自移动事故现场的物体、痕迹等，确因抢救伤员等特殊情况需要移动现场部分物体时，必须做好标记和记录，并及时告知安全管理部门。四、伤亡事故调查1.调查组成立安全管理部门负责组织成立伤亡事故调查组，成员应包括安全管理人员、人力资源部门人员、财务部门人员、事故发生部门相关人员以及必要时邀请的技术专家等。调查组应明确分工，各成员应履行各自职责，共同开展事故调查工作。2.调查内容事故发生的经过，包括事故发生的时间、地点、详细过程、涉及人员等。事故原因分析，包括直接原因和间接原因，如人的不安全行为、物的不安全状态、环境的不利因素、管理上的漏洞等。伤亡人员情况，如姓名、性别、年龄、工种、伤亡程度、伤害部位等。事故造成的损失，包括人员伤亡的经济赔偿、财产损失、停产损失等。事故相关的证据收集，如现场照片、视频、证人证言、设备检测报告、员工培训记录等。3.调查方法现场勘查：调查组对事故现场进行实地勘查，查看现场状况，收集与事故有关的物证、痕迹等。询问证人：与事故现场的目击者、当事人、相关工作人员等进行询问，获取事故发生过程的详细信息。查阅资料：查阅事故发生部门的工作记录、设备档案、员工培训档案、安全管理制度等相关资料，分析事故发生的背景和可能存在的问题。技术鉴定：对于涉及技术问题的事故，邀请相关技术专家进行技术鉴定，确定事故的技术原因。4.调查报告撰写事故调查结束后，调查组应及时撰写事故调查报告。报告应包括事故基本情况、事故经过、事故原因分析、事故性质认定、事故责任划分、事故处理建议、防范措施等内容。事故调查报告应客观、公正、准确，经调查组全体成员签字确认后，提交给安全管理部门审核。安全管理部门审核通过后，报公司主要领导审批。五、伤亡档案资料收集与整理1.资料范围事故报告：包括事故现场人员的初始报告、安全管理部门向上级及相关部门的报告等。事故调查报告：详细记录事故调查过程和结果的报告。现场勘查资料：事故现场照片、视频、示意图、物证等。证人证言：事故现场目击者、当事人等的询问笔录。伤亡人员资料：伤亡人员的基本信息、劳动合同、工伤认定决定书、劳动能力鉴定结论等。医疗救治资料：伤亡人员的诊断证明、病历、治疗费用清单等。事故相关设备资料：设备运行记录、维护记录、检测报告等。事故原因分析资料：技术鉴定报告、管理漏洞分析等。事故处理资料：事故处理决定、赔偿协议、工伤保险待遇支付凭证等。其他相关资料：如事故应急预案演练记录、员工安全教育培训记录等与事故相关的资料。2.收集要求各部门应按照职责分工，及时收集本部门与伤亡事故相关的资料，并确保资料的真实性和完整性。资料收集过程中，应注意资料的原始性和准确性，不得对资料进行篡改或伪造。对于重要资料，如原始文件、关键证人证言等，应进行原件收集，并妥善保存。如需复制，应确保复制件与原件一致，并注明复制来源。3.整理方法安全管理部门对收集到的伤亡档案资料进行统一整理。按照事故发生时间顺序，对各类资料进行分类、编号，建立清晰的档案目录。对于每份资料，应编制资料清单，注明资料名称、来源、日期、页数等信息，并将资料清单作为档案的首页。对相关资料进行装订，确保资料整齐、牢固，便于查阅和保存。六、伤亡档案归档与保管1.归档整理后的伤亡档案资料应及时归档至公司专门设立的伤亡档案库（或电子档案系统）。归档时，应按照档案编号顺序依次存放，确保档案存放有序，便于查找。建立电子档案的，应将纸质档案资料进行扫描录入，形成电子档案，并按照电子档案管理规定进行分类存储和备份。2.保管期限一般伤亡事故档案保管期限为[X]年，较大伤亡事故档案保管期限为[X]年，重大伤亡事故档案应永久保管。保管期限自事故处理完毕之日起计算。3.保管要求档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存放环境安全。定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、丢失等情况，发现问题及时处理。对于电子档案，应定期进行数据备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点。档案管理人员应严格遵守档案保密制度，未经授权，不得擅自查阅、复制、传播伤亡档案资料。七、伤亡档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员查阅伤亡档案，需填写《伤亡档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报安全管理部门审批。安全管理部门负责人根据查阅申请内容，审核是否符合查阅条件，如符合条件，批准查阅申请，并指定档案管理人员陪同查阅。涉及伤亡事故调查、处理等重要事项的查阅，需经公司主要领导批准。外部单位（如政府部门、司法机关等）查阅伤亡档案，必须持有相关单位出具的正式查阅函，经公司主要领导批准后，由安全管理部门安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。2.查阅规定查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。查阅过程中，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复印操作。复印后的资料应注明复印日期、复印人等信息。3.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅伤亡档案，需填写《伤亡档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和安全管理部门负责人签字同意后，报公司主要领导审批。外部单位借阅伤亡档案，必须按照国家法律法规和公司规定，办理严格的借阅手续，经公司主要领导批准，并签订保密协议后，方可借阅。4.借阅规定借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向安全管理部门申请并说明理由，经批准后方可延长。借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案资料，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况应及时报告并追究借阅人员责任。八、伤亡档案的更新与销毁1.更新在伤亡事故处理过程中，如发现新的情况或资料需要补充到伤亡档案中，相关部门应及时将补充资料提交给安全管理部门。安全管理部门对补充资料进行审核、整理后，按照档案管理规定进行归档更新，确保档案内容的准确性和完整性。随着时间推移和公司安全生产管理工作的需要，如法律法规、行业标准等发生变化，安全管理部门应及时对伤亡档案管理制度及流程进行修订，并对档案内容进行相应调整。2.销毁对于保管期限已满且无需继续保存的伤亡档案，由安全管理部门提出销毁申请，填写《伤亡档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。经公司主要领导批准后，由安全管理部门会同档案管理人员共同对拟销毁档案