机关档案室管理工作制度

PAGE机关档案室管理工作制度一、总则（一）目的为加强机关档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案室对本机关的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映机关各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为机关工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置机关设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本机关各部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编目、上架，建立科学的档案检索体系，方便档案查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.做好档案的安全保护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。6.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。7.组织开展档案业务培训，提高机关工作人员的档案意识和业务水平。8.积极提供档案利用服务，为机关各项工作提供依据和参考。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。2.机关领导人和工作人员在公务活动中形成的具有保存价值的文件、信件、手稿、照片、录音、录像等材料。3.本机关组织召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等材料。4.本机关开展的重大活动、重要项目形成的文件材料、工作记录、成果报告等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。2.对于重要文件和紧急文件，应在办理完毕后立即移交档案室。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、准确。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间顺序、内容性质等进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需要合理确定，保证档案有足够的存放空间。3.库房应安装必要的消防设备、防盗报警装置、温湿度调节设备等。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.档案应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.定期对库房进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.建立库房巡查制度，每天对库房进行巡查，检查档案的存放情况、设备运行情况等，发现问题及时处理。4.非档案管理人员未经允许不得进入库房。（四）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。3.加强电子档案的存储和备份管理，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合本机关工作特点和档案实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.对已鉴定失去保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁清册经档案鉴定小组审核、机关领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底进行。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告机关领导。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围本机关工作人员因工作需要，可查阅本机关保管的档案。外单位查阅档案，需经本机关分管领导批准。（二）查阅手续1.本机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.需要复印或摘录档案内容的，应经档案室负责人批准。3.外单位查阅档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经本机关分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案室工作人员的陪同下进行。（三）利用规定1.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.如需对档案进行拍照、录像、复制等，应按照国家有关规定办理审批手续。4.查阅档案后，应及时归还档案室，由档案室工作人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应认真做好档案统计工作，及时准确地填报各类统计报表，为档案管理工作提供数据支持。3.统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.机关撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或档案馆。2