学科办档案管理制度汇编

PAGE学科办档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强学科办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学科办在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学科办档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性和完整性原则。档案应如实反映学科办各项工作的实际情况，保证档案内容的完整无缺。3.保密性原则。对涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）学科办主任职责1.全面负责学科办档案管理工作，指导和监督档案管理人员的工作。2.审批档案管理工作计划、制度和流程。3.协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全和完整。4.按照规定办理档案的借阅、归还、查阅等手续，做好登记和记录。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定进行鉴定和销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学科办各项工作提供档案支持和服务。（三）各岗位人员职责1.在工作中形成的文件、资料、记录等应及时整理、归档，移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的收集、整理、查阅等工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集（一）收集范围1.学科办工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。2.学科建设项目申报、评审、验收等相关材料。3.学科师资队伍建设相关材料，如教师招聘、培训、考核等文件。4.学科科研项目立项、研究、结题等材料。5.学科教学工作相关材料，如教学计划、教案、课件、考试试卷等。6.学科对外交流与合作材料，如合作协议、交流活动记录等。7.学科会议记录、纪要、决议等文件。8.学科荣誉证书、奖励文件等。9.其他与学科办工作相关的具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，整理规范。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）收集时间1.年度性文件材料应在次年上半年收集归档。2.临时性文件材料应在工作结束后及时收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.按照学科办工作职能，分为学科建设、师资队伍建设、科研工作、教学工作、对外交流与合作、综合管理等类别。2.每个类别下再根据文件材料的性质、内容等进行细分。（二）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类、排序，剔除重复、无效的文件。2.按照文件材料的形成时间顺序进行排列，同一时间的文件按照重要程度排列。3.对文件材料进行编号，编号应连续、唯一，便于管理和查找。4.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。5.对文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保存。（三）整理期限档案管理人员应在文件材料收集齐全后及时进行整理，整理期限一般不超过[X]个工作日。五、档案归档（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案应按照分类标准进行存放，存放应整齐、有序，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。（二）归档时间年度性档案应在次年[X]月底前归档完毕。（三）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行检查、核对，确保档案的质量。2.将档案按照分类标准装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年度、编号等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案柜编号、层数、格位等进行排列。4.建立档案台账，记录档案的归档时间、类别、编号、保管期限等信息。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学科办重要的文件、资料、记录等，如学科建设规划、重大科研项目成果等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年[X]年，主要包括学科办一般性的文件、资料、记录等，如年度工作计划、总结等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年以下，主要包括临时性文件、资料、记录等，如会议通知、临时性工作文件等。（三）保管检查1.档案管理人员应定期对档案的保管状况进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。2.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对受潮的档案进行干燥处理，对破损的档案进行修复等。3.每年应对档案的保管情况进行总结，向上级领导汇报档案保管工作情况。七、档案查阅（一）查阅范围1.本学科办工作人员因工作需要可查阅本学科办档案。2.外单位人员因工作需要查阅本学科办档案，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本学科办工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，应提前向本学科办提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等，经学科办主任批准后，方可查阅。查阅时应填写档案查阅登记表，由档案管理人员陪同查阅。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、圈划、污损等。3.查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（四）查阅登记档案管理人员应对档案查阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容、查阅期限等。八、档案借阅（一）借阅范围1.本学科办工作人员因工作需要可借阅本学科办档案。2.外单位人员因工作需要借阅本学科办档案，应按照规定办理借阅手续。（二）借阅手续1.本学科办工作人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，应提前向本学科办提交借阅申请函，说明借阅目的、内容、范围等，经学科办主任批准后，方可借阅。借阅时应填写档案借阅登记表，由档案管理人员办理借阅手续。（三）借阅要求1.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期归还，应提前办理延期手续。2.借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.借阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（四）借阅登记档案管理人员应对档案借阅情况进行详细登记并跟踪，登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅目的、借阅内容、借阅期限、归还日期等。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。2.根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等进行综合鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学科办主任担任组长，档案管理人员、相关业务人员为成员。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的历史价值和现实利用价值。2.参考档案的保管期限规定，结合学科办工作实际，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，并编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档