院校保卫处档案管理制度

PAGE院校保卫处档案管理制度一、总则（一）目的为加强院校保卫处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在院校安全保卫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院校保卫处各类档案的管理，包括但不限于安全保卫工作文件、案件卷宗、人员信息、设施设备档案、应急处置记录等。（三）基本原则1.集中统一原则：保卫处档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映保卫处工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。4.便于利用原则：档案整理分类科学合理，便于查询和使用，以满足工作需要。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集、整理、分类、归档各类保卫处档案资料，确保档案的及时、完整。2.档案保管：妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和霉变。3.档案整理：按照规定的分类标准和方法，对档案进行整理、编目、装订，确保档案的系统性和规范性。4.档案利用：为保卫处及相关部门提供档案查阅服务，根据需要及时提供档案资料，并做好登记和借阅记录。5.档案统计：定期统计档案的收进、移出、保管等情况，向上级主管部门报送档案统计报表。6.档案鉴定与销毁：按照规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。（二）各科室职责1.负责本科室档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案资料的真实、完整。2.定期向档案管理人员移交本科室应归档的档案资料，并协助档案管理人员做好档案整理、编目等工作。3.在工作中需要查阅档案时，按照规定办理借阅手续，使用完毕后及时归还档案管理人员。（三）保卫处负责人职责1.领导和监督保卫处档案管理工作，将档案管理工作纳入部门工作计划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备。2.审查档案管理工作制度、工作计划和总结，对档案管理工作中的重大问题做出决策。3.定期检查档案管理工作情况，对档案管理人员的工作进行考核和评价。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与院校安全保卫工作相关的文件、通知、指示等。2.院校保卫处制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、报告等。3.各类安全保卫案件的卷宗，包括案件受理登记表、调查笔录、证据材料、处理结果等。4.保卫处工作人员信息，如人事档案、培训记录、考核情况等。5.院校内安全保卫设施设备档案，包括设备购置合同、安装调试记录、维护保养记录、报废处置记录等。6.应急处置记录，如突发事件应急预案、演练记录、事件处理报告等。7.与校外单位或个人签订的安全保卫协议、合同等。8.其他与院校安全保卫工作相关的有保存价值的资料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责本科室档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为综合管理类、安全保卫类、人员管理类、设施设备类、应急处置类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便于快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏档案。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房内配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息的安全。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，上报保卫处负责人。五、档案的利用（一）利用范围1.保卫处内部工作人员因工作需要查阅档案。2.院校其他部门因工作需要查阅与安全保卫工作相关的档案。3.司法机关、行政执法部门等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。2.本部门工作人员查阅档案，经科室负责人批准后，到档案管理人员处查阅。3.院校其他部门查阅档案，需持单位介绍信，经保卫处负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。4.司法机关、行政执法部门等查阅档案，应出具相关证明文件，经保卫处负责人批准后，按照规定办理查阅手续。（三）利用要求1.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印的档案资料应与原件核对无误后，加盖档案管理专用章。4.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。六、档案的鉴定与销毁(一)鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。(二)鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由保卫处负责人、档案管理人员及相关科室负责人组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。(三)鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满的档案，档案鉴定小组应进行重点审查，对于确无保存价值的档案，提出销毁意见。(四)销毁程序1.经档案鉴定小组审核同意销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经保卫处负责人批准后，由档案管理人员组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.档案销毁工作完成后，《档案销毁清册》应作为档案永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立院校保卫处档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、统计等功能，方便档案利用。3.利用信息化手段，对档案进行安全存储和备份，确保档案信息的安全。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将新形成的档案资料录入档案管理信息系统，确保档案信息的实时更新。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，包括数据备份、数据清理、数据修复等，确保系统数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.建立档案管理信息系统安全管理制度，明确系统管理员、操作人员的职责和权限。2