山东综合档案数字化制度

PAGE山东综合档案数字化制度一、总则（一）目的为规范山东综合档案数字化工作，确保档案信息的真实性、完整性、可用性和安全性，提高档案管理效率和服务水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织（以下统称“单位”）的综合档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：数字化档案应真实反映原始档案的内容和面貌，不得擅自修改、伪造档案信息。2.完整性原则：确保数字化档案涵盖单位应归档的各类文件材料，不遗漏重要信息。3.可用性原则：数字化档案应便于检索、查询和利用，满足单位各项工作对档案信息的需求。4.安全性原则：建立健全安全保密制度，保障数字化档案在存储、传输和使用过程中的信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。二、档案数字化工作流程（一）档案整理1.收集与清点各单位应按照档案管理规定，定期收集各类文件材料，确保档案齐全完整。对收集到的档案进行清点，核对档案数量、类别、保管期限等信息，填写档案交接清单。2.分类与编号根据档案的形成来源、时间、内容等因素，按照国家或行业标准的档案分类方案进行分类。为每一份档案编制唯一的标识符，如档号，档号应体现档案的分类、年度、保管期限等信息，便于管理和检索。3.装订与编目对纸张破损、装订不牢固的档案进行修复和装订，确保档案整齐、牢固。按照规定格式编制档案目录，目录应包含档号、题名、责任者、日期、页数等信息，并录入计算机系统，形成电子目录。（二）数字化加工1.扫描设备与环境要求选用符合档案扫描质量要求的设备，如高速扫描仪、平板扫描仪等，扫描分辨率应不低于200dpi，以保证扫描图像清晰可读。扫描工作应在清洁、明亮、温度和湿度适宜的环境中进行，避免光线直射、灰尘等因素对扫描质量的影响。2.图像采集根据档案纸张的大小、厚薄等情况，调整扫描参数，确保扫描图像完整、清晰、不失真。对于双面档案，应采用自动双面扫描功能进行扫描，保证两面图像拼接准确、完整。扫描过程中应逐页检查扫描图像质量，发现问题及时处理，如图像模糊、偏斜、黑边等。3.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像的清晰度和可读性。采用合适的图像格式存储扫描图像，如TIFF、PDF等，确保图像格式通用、易于管理和长期保存。对图像处理后的图像进行质量抽检，抽检比例应不低于10%，确保图像质量符合要求。（三）数据挂接与存储1.数据挂接将数字化加工后的图像数据与对应的电子目录进行挂接，使图像与目录信息相互关联，便于查询和利用。挂接过程中应确保数据的准确性和完整性，防止出现数据丢失或错误挂接的情况。2.存储方式与介质数字化档案数据应采用安全可靠的存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。存储介质应选用质量可靠、耐久性好的产品，如磁带、光盘等，并按照规定的存储环境要求进行保存，防止存储介质损坏导致数据丢失。建立存储介质使用登记制度，记录存储介质的编号、使用时间、存储内容等信息，便于管理和追溯。（四）质量检测1.检测标准与方法制定数字化档案质量检测标准，明确图像清晰度、完整性、准确性等方面的具体要求。采用人工抽检和计算机自动检测相结合的方法进行质量检测，人工抽检比例应不低于5%，计算机自动检测应覆盖全部数字化档案数据。2.问题整改对检测过程中发现的问题进行详细记录，并及时通知相关人员进行整改。整改完成后，对问题档案进行再次检测，确保问题得到彻底解决，档案质量符合要求。（五）验收与移交1.验收流程数字化档案加工完成后，由单位档案管理部门组织相关人员进行验收。验收人员应按照质量检测标准和验收方案，对数字化档案的数量、质量、存储等方面进行全面检查，填写验收报告。2.验收内容检查数字化档案的完整性，包括文件材料是否齐全、图像与目录挂接是否准确等。检查数字化档案的质量，包括图像清晰度、格式规范等是否符合要求。检查存储介质的安全性和可靠性，存储数据是否完整、可读取。3.移交手续验收合格的数字化档案，由档案管理部门办理移交手续，将数字化档案数据及相关存储介质移交至档案保管部门或指定的存储地点。移交双方应填写移交清单，明确移交档案的名称、数量、存储介质编号等信息，并签字确认。三、人员管理（一）人员配备1.专业人员要求从事档案数字化工作的人员应具备档案管理、信息技术等相关专业知识和技能，熟悉档案业务流程和数字化技术操作。档案管理人员应具备档案管理专业资质，经过档案业务培训，熟悉档案法律法规和标准规范。技术人员应具备计算机、网络、图像处理等相关专业知识，能够熟练操作数字化加工设备和软件。2.人员数量根据单位档案数字化工作的规模和任务量，合理配备档案管理人员和技术人员。一般情况下，每[X]万页档案应配备[X]名档案管理人员和[X]名技术人员。（二）人员培训1.培训内容定期组织档案数字化工作人员参加业务培训，培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、数字化技术操作、安全保密知识等。针对不同岗位需求，开展专项培训，如档案整理培训、扫描图像处理培训、数据存储管理培训等，提高工作人员的专业技能水平。2.培训方式采用集中授课、现场演示、在线学习、实践操作等多种培训方式，确保培训效果。邀请档案管理专家、技术专家进行授课，分享先进的档案管理经验和数字化技术应用案例。在培训过程中，组织工作人员进行实际操作练习，及时发现和解决问题，提高工作人员的实际操作能力。（三）人员考核1.考核标准制定档案数字化工作人员考核标准，从工作态度、业务能力、工作质量等方面进行全面考核。工作态度考核主要包括遵守工作纪律、责任心、团队协作等方面；业务能力考核主要包括档案业务知识掌握程度、数字化技术操作熟练程度等方面；工作质量考核主要包括档案整理质量、数字化加工质量、数据挂接准确性等方面。2.考核方式定期对档案数字化工作人员进行考核，考核方式包括日常工作检查、定期业务测试、项目成果评估等。根据考核结果，对表现优秀的工作人员给予表彰和奖励，对不称职的工作人员进行批评教育或调整岗位。四、安全保密管理（一）安全保密制度1.建立健全安全保密制度各单位应建立健全档案数字化安全保密制度，明确安全保密责任，规范安全保密行为。安全保密制度应包括人员安全管理、设备安全管理、数据安全管理、网络安全管理、物理环境安全管理等方面的内容。2.签订安全保密协议与参与档案数字化工作的人员签订安全保密协议，明确其在工作期间应遵守的安全保密规定和违约责任。安全保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等条款，确保工作人员严格遵守安全保密制度。（二）人员安全管理1.背景审查与培训对参与档案数字化工作的人员进行背景审查，确保其政治素质可靠、无违法违纪记录。加强对工作人员的安全保密教育和培训，提高其安全保密意识和防范能力。2.行为规范要求工作人员严格遵守安全保密制度，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。在工作期间，工作人员应妥善保管个人工作设备和存储介质，防止丢失或被盗。禁止工作人员在非工作场所谈论档案数字化工作内容，不得将档案信息带出工作区域。（三）设备安全管理1.设备选型与维护选用符合安全保密要求的数字化加工设备和存储设备，确保设备具备数据加密、访问控制等安全功能。定期对设备进行维护和保养，检查设备的运行状况，及时发现和排除安全隐患。2.设备使用与管理建立设备使用登记制度，记录设备的使用时间、操作人员、使用情况等信息。对设备的访问权限进行严格控制，只有经过授权的人员才能操作设备。在设备维修、报废等过程中，应采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露。（四）数据安全管理1.数据备份与恢复定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储。制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复。2.数据加密与访问控制对数字化档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。建立数据访问控制机制，根据工作人员的岗位职责和权限，设置不同的访问级别，防止未经授权的人员访问档案数据。3.数据审计与监控建立数据审计系统，对档案数字化工作中的数据操作进行审计和监控，及时发现异常操作并进行处理。定期对数据审计结果进行分析，总结安全保密工作中的经验教训，不断完善数据安全管理措施。（五）网络安全管理1.网络安全防护建立健全网络安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防止网络攻击和恶意软件入侵。对网络设备和服务器进行定期安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全漏洞。2.网络访问控制对档案数字化工作所使用的网络进行访问控制，限制外部网络对内部网络的访问。对内部网络用户的访问权限进行严格管理，根据工作需要分配不同的网络访问权限。（六）物理环境安全管理1.工作场所安全档案数字化工作场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保工作环境安全可靠。对工作场所的门窗、通风设备、消防器材等进行定期检查和维护，确保其正常运行。2.存储环境安全档案数字化存储介质应存放在专门的存储库中，存储库应具备适宜的温度、湿度、光照等环境条件。对存储库进行定期巡查，检查存储介质的存储状况，防止存储介质因环境因素损坏。五、监督与检查（一）监督检查主体1.单位内部监督各单位档案管理部门负责对本单位档案数字化工作进行日常监督检查，及时发现和纠正工作中存在的问题。定期对档案数字化工作进行自查，填写自查报告，向上级主管部门汇报工作情况。2.上级主管部门监督上级主管部门对所属单位的档案数字化工作进行监督检查，指导和督促所属单位规范开展档案数字化工作。定期组织对所属单位档案数字化工作的抽查，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）监督检查内容1.制度执行情况检查各单位档案数字化安全保密制度、工作流程等制度的执行情况，是否严格按照制度要求开展工作。2.工作质量对数字化档案的整理质量、扫描图像质量、数据挂接准确性等工作质量进行检查，确保数字化档案符合质量要求。3.安全保密措施落实情况检查各单位在人员安全管理、设备安全管理、数据安全管理、网络安全管理、物理环境安全管理等方面的安全保密措施落实情况，是否存在安全隐患。（三）问题整改1.建立问题台账对监督检查过程中发现的问题进行详细记录，建立问题台账，明确问题的性质、责任人、整改期限等