疫情防控文书档案管理制度

PAGE疫情防控文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司在疫情防控期间文书档案的管理，确保疫情防控相关文件资料的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情防控期间形成的各类文书档案，包括但不限于疫情防控工作方案、应急预案、通知公告、会议记录、人员信息、物资采购与发放记录、防控措施落实情况记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司疫情防控工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理疫情防控期间的各类文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，避免虚假或错误记录。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案的质量。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善疫情防控文书档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好疫情防控文件资料的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司疫情防控档案，建立档案目录和索引，方便查询利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。5.负责档案的数字化处理，提高档案管理的效率和信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门疫情防控文件资料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保文件资料的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与疫情防控相关的文件、通知、指示等。2.公司制定的疫情防控工作方案、应急预案、管理制度等。3.疫情防控工作会议记录、纪要、决议等。4.人员信息，包括员工健康状况、行程轨迹、疫苗接种情况等。5.物资采购计划、合同、发票、出入库记录等。6.防控措施落实情况记录，如体温检测记录、场所消毒记录、口罩佩戴情况记录等。7.疫情防控工作的统计报表、总结报告等。8.其他与疫情防控相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集到本部门。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件资料，应进行备份或复制，防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类整理：按照疫情防控工作的不同类别，如综合管理、人员管理、物资管理、防控措施等，对文件资料进行分类。2.编号排序：对每一类文件资料进行编号，并按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编制目录：根据分类和编号情况，编制档案目录，注明文件资料的名称、编号、日期、来源等信息。4.装订成册：对于纸张较多的文件资料，应进行装订成册，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在文件资料整理完毕后，及时移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案管理制度的要求，对归档的文件资料进行审核，确保档案的质量。3.归档的文件资料应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）保管期限1.疫情防控期间形成的档案，保管期限为[X]年。2.对于具有重要历史价值或长期保存意义的档案，可以适当延长保管期限。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全和完整。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅疫情防控档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或敏感信息的档案，查阅申请人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司疫情防控档案的，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.所在部门负责人对查阅申请表进行审批，签字确认。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并做好查阅登记。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅完毕后，应及时归还档案。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得用于与疫情防控工作无关的目的。2.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.利用档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应的补救措施。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织档案管理部门负责组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的保管价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁申请表经档案管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁申请表，组织专人对档案进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写档案销毁记录，注明销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。4.档案销毁记录应与档案销毁申请表一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司疫情防控档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和信息化水平，方便公司内部人员查阅和利用档案。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，形成电子档案。2.数据录入：将档案目录和相关信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。3.系统维护：定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。4.安全管理：采取安全防护措施，保障档案信息化管理系统的数据安全，防止数据泄露、丢失等情况发生。（三）信息化利用1.公司内部人员可通过档案信息化管理系统，按照权限查阅和利用电子档案。2.档案管理部门应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.鼓励员工利用档案信息化管理系统，开展疫情防控工作的数据分析和研究，为公司决策提供支持。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的疫情防控档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.将疫情防控档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门的档案管理工作进行考核评价。