贫困户档案管理制度范本

PAGE贫困户档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强贫困户档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，为扶贫工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有贫困户档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映贫困户实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：涵盖贫困户基本信息、帮扶过程、脱贫成效等各方面资料，确保档案全面完整。3.规范性原则：档案整理、分类、编号等遵循统一标准，保证档案规范有序。4.保密性原则：严格保护贫困户个人隐私，防止档案信息泄露。二、档案内容（一）贫困户基本信息档案1.个人基本情况包括姓名、性别、年龄、身份证号、家庭住址、联系方式等。详细记录家庭成员构成，如配偶、子女、父母等的基本信息。2.贫困状况证明材料提供贫困证明、残疾证、疾病诊断书等相关证件复印件。如有因灾致贫等特殊情况，需附上灾害相关证明材料。3.收入情况记录贫困户家庭近一年或几年的收入来源及金额，如农业收入、务工收入、转移性收入等。明确收入核算依据和方法。（二）帮扶工作档案1.帮扶计划根据贫困户实际情况制定个性化帮扶计划，明确帮扶目标、措施、责任人及时间节点。帮扶计划应具有针对性和可操作性。2.帮扶记录详细记录每次帮扶活动的时间、地点、内容、参与人员等。包括产业帮扶、就业帮扶、教育帮扶、医疗帮扶等具体实施情况。3.帮扶责任人工作记录帮扶责任人定期记录与贫困户沟通交流情况、解决问题过程等。记录帮扶工作中的困难及应对措施。（三）脱贫成效档案1.收入变化情况对比脱贫前后贫困户家庭收入数据，分析收入增长原因。提供相关收入证明材料。2.“两不愁三保障”实现情况记录贫困户不愁吃、不愁穿，义务教育、基本医疗、住房安全有保障的落实情况。提供相应的证明文件，如住房安全鉴定报告、医疗费用报销凭证等。3.脱贫认定材料包括脱贫申请书、民主评议记录、公示材料、脱贫认定审批表等。确保脱贫认定程序合规、材料齐全。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各帮扶责任人负责及时收集所帮扶贫困户的各类档案资料，确保资料真实、完整。2.对于新识别的贫困户，应在规定时间内完成档案资料的收集工作。3.收集的档案资料应来源可靠，具有原始性和真实性。（二）整理方法1.按照档案内容分类标准，对收集到的资料进行分类整理。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.对于纸张大小不一致、破损或字迹模糊的资料，应进行统一处理，确保档案整齐规范。4.建立档案目录，明确每份档案资料的名称、编号、日期等信息，方便查阅。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，确保保管室安全、通风、防潮、防虫。2.保管室应配备必要的消防、防盗设备。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、贫困户编号顺序排列存放。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式保管。电子档案应定期备份，存储在安全可靠的存储设备上，并做好数据安全防护。3.对重要档案资料应进行专柜保管，严格限制查阅权限。（三）保管期限1.贫困户脱贫后，档案应继续保管[X]年，以备后续核查和审计。2.对于涉及重要政策落实、重大项目实施等相关档案，应长期保管。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅贫困户档案的，需填写查阅申请表，经部门负责人审批后，方可查阅。2.上级主管部门、审计部门等因工作需要查阅档案的，应出具正式查阅函，经档案管理部门负责人批准后，按照规定程序查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室。2.查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、污损、抽取、撤换档案。3.查阅人员如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并注明出处。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅贫困户档案，如因特殊情况确需借阅的，需经公司/组织主要领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的贫困户档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、统计分析等功能。2.提高档案管理工作效率，方便信息共享和查询。（二）数据录入与维护1.安排专人负责档案数据的录入工作，确保录入数据准确无误。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和完整性。（三）安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期进行数据备份，制定数据恢复应急预案，确保数据安全。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及贫困户个人隐私的信息严格保密，严禁对外泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。3.在档案查阅、借阅等过程中，严格遵守保密规定。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，提高应对突发事件的能力。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无需继续保存的。2.档案内容涉及国家机密已解密，且经批准可以销毁的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无保存价值的。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期等信息。2.经公司/组织领导审批后，安排专人负责档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，参与销毁人员应签字确认。九、监督与考核（一）监督机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查。2.检查内容包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅等环节的规范性和准确性。3.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关人员进行整改。（二）考核办法1.将档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案管理部门及相关人员进行考核。2.考核指标包括档案管理工作的质量、效率、安全等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的进行批