监狱接待室档案管理制度

PAGE监狱接待室档案管理制度一、总则（一）目的为加强监狱接待室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在监狱工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱接待室在接待服刑人员亲属、社会访客等各类接待活动中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则监狱接待室档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容必须真实反映接待活动的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，保障服刑人员及其亲属的合法权益。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、调阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善监狱接待室档案管理制度，并组织实施。2.指导接待室工作人员做好档案的收集、整理、归档等工作。3.对档案进行集中保管，确保档案的安全和完整。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和准确性。（二）接待室工作人员职责1.负责接待活动中各类文件材料的收集、整理，确保材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，及时将整理好的材料移交档案管理部门。3.在日常工作中，注意保护档案的安全和保密，不得擅自泄露档案信息。4.协助档案管理部门做好档案的查询、调阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.服刑人员亲属或社会访客的身份证明材料，如身份证、户口簿等复印件。2.接待预约记录，包括预约时间、预约人信息、预约事项等。3.接待过程中形成的谈话记录、会议纪要等文字材料。4.服刑人员与亲属或访客的通信、汇款凭证等相关材料。5.涉及接待活动的照片、视频等影像资料。6.其他与接待活动有关的文件材料。（二）收集要求1.接待室工作人员应在接待活动结束后及时收集相关材料，确保材料的及时性。2.收集的材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件材料，应确保其格式规范、内容清晰，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，一般可分为服刑人员亲属接待档案、社会访客接待档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如按接待时间顺序分为月度、季度、年度档案。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性原则，可采用年份+流水号的方式进行编制，如2023001表示2023年的第一份接待档案。3.装订对纸质档案材料进行整理装订时，应确保材料的顺序正确，采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，便于查询。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.接待室工作人员应定期将整理好并编目完成的档案移交档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案分类方案，将接收的档案及时归入相应的类别和年度档案中。3.归档后的档案应排列有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.服刑人员亲属接待档案和社会访客接待档案的保管期限一般为[X]年。保管期限自接待活动结束之日起计算。2.对于涉及服刑人员重大案件、特殊情况或具有重要历史价值的档案，经监狱领导批准后，可适当延长保管期限。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并建立电子档案目录，注明存储位置和备份时间等信息。电子档案应与纸质档案同时保存，确保信息的一致性和完整性。五、档案的利用与查询（一）利用原则1.严格遵守国家法律法规和监狱相关规定，确保档案利用过程的合法性和安全性。2.档案利用应遵循审批程序，并在规定的范围内进行，不得擅自扩大利用范围或泄露档案信息。3.优先满足监狱工作需要，同时保障服刑人员及其亲属的合法权益。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审核，报监狱分管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。2.复制如需复制档案材料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行复制。复制的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。复制的档案材料应按照档案利用的相关规定进行管理。（三）查询系统1.建立监狱接待室档案信息查询系统，实现档案信息的快速检索和查询。查询系统应具备档案编号、题名、日期、保管期限等基本查询字段，并根据实际需要设置其他查询条件。2.档案管理部门应定期对档案信息查询系统进行维护和更新，确保系统数据的准确性和完整性。同时，应做好系统的安全防护工作，防止数据泄露和系统故障。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表。（二）销毁程序1.档案销毁申请表经监狱分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量和清单，确保销毁档案与申请表一致。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁时间、销毁地点、监销人员等内容。七、档案管理人员的职责与培训（一）职责要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案的安全和完整。3.做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，及时处理档案管理过程中出现的问题。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案信息，维护服刑人员及其亲属合法权益。（二）培训计划1.档案管理部门应制定年度培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培训。培训内容包括档案管理法律法规、档案整理与编目、档案信息化管理、档案安全保密等方面。