不动产档案管理中心制度

PAGE不动产档案管理中心制度一、总则（一）目的为加强不动产档案管理中心的规范化建设，确保不动产档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本中心实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于不动产档案管理中心全体工作人员及与不动产档案管理相关的各项业务活动。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实反映不动产的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与不动产相关的各类文件资料，保证档案的齐全完整。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息严格保密，未经授权不得对外披露。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为不动产登记、查询、处置等工作提供便捷服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理中心负责人职责1.全面负责不动产档案管理中心的日常工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.组织制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范，并监督执行。4.负责档案管理中心人员的配备、培训和考核，提高团队整体素质和业务水平。5.协调与其他部门的工作关系，保障档案管理工作与不动产登记、交易等业务的顺利衔接。6.定期向上级主管部门汇报档案管理工作情况，及时解决工作中出现的问题。（二）档案管理人员职责1.负责不动产档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.严格按照档案管理制度和操作规范，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。3.负责档案信息的录入、存储和维护，建立健全档案数据库，实现档案信息的数字化管理。4.为不动产登记、查询、处置等业务提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作，确保档案及时归还。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时报告并处理。6.协助做好档案的鉴定、销毁等工作，按照规定程序办理相关手续。（三）档案业务部门职责1.在业务办理过程中，负责及时形成和移交与不动产相关的各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.配合档案管理中心做好档案的整理、编目等工作，提供必要的业务指导和信息支持。3.根据工作需要，向档案管理中心提出档案查阅、借阅申请，并按照规定使用档案。4.对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理与业务工作的协同发展。三、档案收集与整理（一）收集范围1.不动产登记申请书、审批表、询问笔录等登记过程中形成的文件资料。2.不动产权属证书、证明文件及相关附图。3.不动产交易合同、协议、发票等交易资料。4.不动产测绘报告、评估报告等技术资料。5.涉及不动产的法院判决书、裁定书、协助执行通知书等法律文书。6.其他与不动产相关的文件资料。（二）收集要求1.各业务部门应在业务办结后[X]个工作日内，将相关文件资料移交档案管理中心。2.移交的档案应齐全完整、字迹清晰、签字盖章手续完备，符合档案整理要求。3.档案管理中心对接收的档案进行认真核对，发现问题及时与移交部门沟通解决。（三）整理方法1.按照不动产的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，确保整齐牢固，便于查阅和保管。四、档案存储与保管（一）存储环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案上架1.按照档案分类顺序，将档案上架存放，排列整齐有序。2.建立档案存放索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息，便于查找。（三）保管期限1.不动产档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括不动产权属证书存根、涉及不动产的重要法律文书等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括不动产登记档案、交易档案等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性查询资料等。（四）档案清查与盘点1.档案管理中心应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查盘点内容包括档案数量、质量、存放位置等，发现问题及时记录并报告。3.对清查盘点结果进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，确保档案管理工作的规范有序。五、档案利用与服务（一）查阅服务1.不动产登记机构、司法机关、税务机关等依法有权查阅档案的单位和个人，可凭有效证件和相关证明材料，到档案管理中心查阅档案。2.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.档案管理人员应按照查阅申请，及时提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。（二）借阅服务1.因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容，按时归还档案。（三）证明出具1.根据有关单位和个人的申请，档案管理中心可依据档案内容出具不动产档案证明。2.出具证明应严格按照规定程序进行，确保证明内容真实、准确、有效。3.证明出具后，应做好登记和存档工作。六、档案信息化管理（一）数据库建设1.建立不动产档案数据库，将档案信息录入数据库，实现档案信息的数字化存储。2.数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，确保数据的安全和稳定。3.定期对数据库进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（二）信息安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.做好数据备份工作，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。（三）电子档案管理1.对电子档案进行分类、编号、存储，建立电子档案目录。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。3.严格按照电子档案管理规定，对电子档案进行保管、利用和销毁。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定和不动产档案的实际价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理中心负责人、业务骨干等组成。2.鉴定小组负责对到期档案进行审查鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报上级主管部门批准。2.批准后，由档案管理中心组织专人进行销毁，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，保存[X]年。八、档案保密管理（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格实行保密管理。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。2.档案查阅、借阅场所应具备保密条件，防止档案信息被无关人员获取。3.对档案信息传输、存储等环节采取加密等安全措施，确保信息安全。（三）监督检查1.定期对档案保密工作进