档案出入库管理制度详细说明

PAGE档案出入库管理制度详细说明一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，确保档案的安全与完整，规范档案出入库流程，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工涉及的各类档案的出入库管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准。2.确保档案出入库过程的准确性、完整性和安全性。3.提高档案服务质量，满足公司各部门对档案利用的合理需求。二、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门产生的各类文件、资料、记录等及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应符合归档要求，包括文件的完整性、真实性、准确性，字迹清晰，载体完好等。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应进行一式多份备份，分别存储于不同的介质和地点，以防止数据丢失。（二）档案整理1.收集后的档案应按照分类方案进行整理，分类应科学合理，便于查找和利用。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.编制档案目录，目录应详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案实体一一对应。（三）档案鉴定1.定期对库存档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由公司档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同参与，确保鉴定结果的准确性和客观性。3.根据鉴定结果，对失去保存价值的档案进行销毁处理，销毁过程应严格按照规定进行登记和审批。（四）档案入库1.整理、鉴定后的档案应及时入库，入库时应按照档案类别、保管期限等进行有序排列上架。2.档案管理人员应认真核对档案的编号、名称、数量等信息，确保入库档案与移交清单一致。3.建立档案入库登记台账，详细记录档案的入库时间、来源、数量、保管期限等信息，以便查询和统计。三、档案出库管理（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.申请表应由申请人所在部门负责人签字审批，重要档案的借阅还需经公司分管领导批准。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应进行认真审核，核实申请人的身份和借阅目的。2.对于符合借阅条件的申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并通知申请人办理借阅手续。3.对于不符合借阅条件的申请，档案管理部门应向申请人说明原因，并拒绝借阅。（三）借阅登记1.申请人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续。2.档案管理人员应根据申请表的内容，在档案借阅登记簿上详细记录借阅人的姓名、部门、档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应在借阅登记簿上签字确认，领取所借档案。（四）档案借阅1.借阅人应按照审批的借阅期限及时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.借阅人在借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.借阅人应在指定的地点查阅档案，如需带出档案室，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。带出档案室的档案应在规定时间内归还，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（五）归还验收1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性和安全性。2.如发现档案有损坏、丢失或逾期未还等情况，档案管理人员应及时向借阅人催还，并按照规定进行处理。3.确认档案无误后，档案管理人员应在档案借阅登记簿上记录归还时间，并注销借阅登记。四、档案调阅管理（适用于外部单位调阅）（一）调阅申请1.外部单位因工作需要调阅公司档案时，应提前向公司档案管理部门提交《档案调阅申请表》，注明调阅单位名称、调阅人姓名、联系方式、调阅档案的名称、编号、用途、调阅期限等信息。2.申请表应加盖调阅单位公章，并提供调阅单位的介绍信或相关证明文件。（二）调阅审批1.档案管理部门收到调阅申请表后，应进行严格审核，核实调阅单位的身份和调阅目的。2.对于涉及公司机密或重要信息的档案调阅申请，应经公司分管领导批准，并报上级主管部门备案。3.档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并通知调阅单位办理调阅手续。（三）调阅登记1.调阅单位凭审批通过的《档案调阅申请表》到档案管理部门办理调阅登记手续。2.档案管理人员应根据申请表的内容，在档案调阅登记簿上详细记录调阅单位名称、调阅人姓名、联系方式档案名称、编号、调阅时间、归还时间等信息。3.调阅人应在调阅登记簿上签字确认，领取调阅档案清单。（四）档案调阅1.调阅人应按照审批的调阅期限及时归还档案，如需延期调阅，应提前办理续借手续。2.调阅人在调阅期间应遵守公司的档案管理制度，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案，应经公司档案管理部门批准，并按照规定办理相关手续。3.调阅人应在指定的地点查阅档案，如需带出档案室，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。带出档案室的档案应在规定时间内归还，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（五）归还验收1.调阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性和安全性。2.如发现档案有损坏、丢失或逾期未还等情况，档案管理人员应及时向调阅单位催还，并按照规定进行处理。3.确认档案无误后，档案管理人员应在档案调阅登记簿上记录归还时间，并注销调阅登记。五、档案搬运与运输管理（一）搬运要求1.档案搬运过程中，应采取必要的防护措施，确保档案的安全。2.搬运人员应轻拿轻放，避免档案受到碰撞、挤压、磨损等损坏。3.对于珍贵、易损的档案，应采用专门的搬运工具和包装材料进行搬运。（二）运输要求1.档案运输过程中，应选择安全可靠的运输方式，确保档案的安全。2.运输车辆应具备良好的防护设施，如防震、防潮、防火等。3.档案应妥善包装，避免在运输过程中发生损坏或丢失。4.运输过程中应安排专人负责押运，确保档案的安全。六、档案存储环境管理（一）库房要求1.档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.库房内的温度、湿度应符合档案保管的要求，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）存储设备要求1.档案存储应使用专门的档案柜、档案架等设备，设备应符合档案保管的要求。2.档案柜、档案架应定期进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。3.对于电子档案，应使用安全可靠的存储设备，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份和维护。七、档案信息化管理（一）档案数字化1.对重要的档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。3.数字化档案应进行分类存储，便于查询和利用。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等流程。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.加强电子档案的安全管理，设置必要的安全防护措施，如防火墙、加密技术等，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露。八、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案出入库管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.各部门应配合档案管理部门的工作，对本部门档案的管理情况进行自查，确保档案管理工作的规范有序。（二）外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，对提出的问题及时整改。2.根据监督检查结果，不断完善档案出入库管理制度，提高档案管理水平。九、责任追究（一）对违反本制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。1.对于未按照规定办理档案出入库手续的，给予批评教育，并责令限期改正。2.对于擅自转借、涂改、污损、丢失档案的，视情节轻重给予警告、罚款等处罚；造成