公司生产部档案管理制度

PAGE公司生产部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于生产部各项工作的开展和查阅利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部各部门及相关工作人员在生产经营活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指生产部在生产计划、组织、指挥、协调、控制等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：生产部档案由生产部综合管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映生产部各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录生产部工作的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于生产部工作人员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善生产部档案管理制度，并组织实施。2.负责生产部各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立生产部档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和管理。4.负责对生产部各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。5.负责按照规定向公司档案管理部门移交档案，并办理相关手续。（二）各部门职责1.负责本部门在生产经营活动中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.负责指定专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案。4.积极配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极为生产部工作人员提供档案查阅、利用等服务，提高档案利用率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产计划、生产调度指令、生产统计报表等文件材料。2.生产工艺文件、操作规程、技术标准等技术资料。3.设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备运行记录等设备档案。4.原材料采购合同、供应商资质文件、原材料检验报告等物资采购档案。5.产品质量检验报告、质量控制文件、质量事故处理记录等质量档案。6.安全生产管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等安全档案。7.生产部各类会议记录、纪要、决议等文件材料。8.生产部工作人员的人事档案、培训记录、考核记录等。9.其他与生产部工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门在生产经营活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。3.对重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照文件的时间顺序、重要程度等进行分类整理。同一事由的文件材料应集中在一起，便于查阅和利用。2.区分不同价值，便于保管和利用。对具有重要保存价值的文件材料，应重点整理和保管。对一般性文件材料，可适当简化整理。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为生产管理类、技术类、设备类、物资采购类、质量类、安全类、人事类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和统计。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交综合管理部门进行归档。2.归档的档案应符合整理要求，手续齐全，装订整齐，编目准确。3.综合管理部门应及时对归档的档案进行审核，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司生产部主要职能活动和基本历史面貌的，对公司生产经营具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管期限分为30年、10年。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫、防盗。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。3.声像档案：应按照档案的载体形式进行分类保管，如照片、录音带、录像带等，并存放在专门的档案盒或档案袋中，注明档案内容、日期、来源等信息。（四）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。3.档案库房应设置专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。4.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案的安全和完整。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.生产部内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.公司其他部门工作人员因工作需要查阅生产部档案的，应填写《档案查阅申请表》，经生产部负责人批准后，到综合管理部门查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅生产部档案的，应填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，到综合管理部门查阅。查阅档案时，应有专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.《档案查阅申请表》经相关负责人批准后，交综合管理部门档案管理人员。3.档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应的档案，查阅人员应在档案查阅登记簿上签字登记。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记簿上注明查阅情况。（三）利用限制1.查阅和利用档案时，应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，不得泄露档案内容。2.未经档案管理部门同意，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.档案利用后，应及时归还档案管理部门，不得长期占用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由生产部负责人、综合管理部门负责人及相关业务人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限和价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以销毁。3.对保管期限未满，但已失去利用价值的档案，经鉴定工作小组研究决定后，可提前销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经生产部负责人批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.电子档案应采用格式化或删除等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。3.声像档案应根据档案的载体形式，采用相应的销毁方式进行销毁。（五）销毁监督档案销毁时，应有专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁工作结束后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。3.按照公司档案管理部门的要求，及时报送档案统计报表。（二）移交工作1.生产部档案