电排站工程档案管理制度

PAGE电排站工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强电排站工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为电排站工程的建设、运行、维护及管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所承担的电排站工程项目从项目前期准备、工程建设到竣工验收及后期运行维护全过程中形成的各类档案管理。（三）依据的法律法规及行业标准1.法律法规：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规。2.行业标准：水利工程建设项目档案管理规定、水利水电工程施工质量检验与评定规程等相关行业标准规范。（四）档案管理原则1.集中统一管理原则：电排站工程档案由公司/组织指定的档案管理部门统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全过程管理原则：对电排站工程建设的各个阶段进行档案跟踪管理，确保档案记录与工程建设同步。3.真实准确原则：档案内容必须真实反映电排站工程建设实际情况，数据准确无误。4.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露和丢失。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善电排站工程档案管理制度。2.负责电排站工程档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.对各部门形成的工程档案进行指导、监督和检查，确保档案质量符合要求。4.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.参与电排站工程建设项目的竣工验收，负责档案专项验收工作。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在电排站工程建设过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理要求，规范本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、准确和完整。3.配合档案管理部门做好工程档案的验收工作，提供相关资料和证明。（三）项目施工单位职责1.负责施工过程中形成的各类施工文件、技术资料、质量检验报告等档案材料的收集、整理和归档工作，并在工程竣工后及时移交建设单位。2.严格按照档案管理规定和工程建设要求，做好施工档案的编制和整理工作，确保档案资料符合规范标准。3.接受建设单位和档案管理部门的监督检查，对存在的问题及时整改。（四）项目监理单位职责1.负责监理过程中形成的监理文件、监理日志、监理月报等档案材料的收集、整理和归档工作，并移交建设单位。2.对施工单位的档案管理工作进行监督检查，确保施工档案的真实、准确和完整。3.协助建设单位做好工程档案的验收工作，提供监理相关资料和意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件等。2.工程建设文件：施工图纸、施工组织设计、施工技术方案、工程变更通知、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。3.设备材料文件：设备采购合同、设备安装调试记录及说明书、材料质量证明文件等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则及月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.运行维护文件：运行记录、维护计划及记录、设备检修报告等。（二）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集。2.档案收集应遵循随工程进度同步进行的原则，做到工程建设到哪里，档案收集就跟进到哪里。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则与方法1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.整理方法：按照分类标准进行分类，如工程前期文件、工程建设文件、设备材料文件、监理文件、竣工验收文件、运行维护文件等；再按照时间顺序或项目阶段进行排列；然后进行编号、编目、装订等工作。（四）分类标准1.工程前期文件：按照项目审批流程和文件性质进行分类。2.工程建设文件：按照专业分类，如土建工程、电气工程、机械工程等，再按照施工阶段细分。3.设备材料文件：按照设备和材料类别进行分类，如水泵设备、电机设备、管材等。4.监理文件：按照监理工作内容和文件类型进行分类。5.竣工验收文件：按照验收项目和文件性质进行分类。6.运行维护文件：按照运行维护工作内容和时间顺序进行分类。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门和单位应在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.归档档案应编制详细的归档目录，一式两份，一份随档案移交，一份由档案管理部门留存。3.档案管理部门对归档档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（二）保管期限1.电排站工程档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括项目审批文件、竣工验收报告、竣工决算报告等重要文件。长期保管的档案包括工程建设过程中的主要文件、设备材料文件等，保管期限一般为[X]年。短期保管的档案包括一般性文件和资料，保管期限一般为[X]年。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案保管要求进行装订、编目，存放于专门的档案库房。2.电子档案应进行备份，存储于安全可靠的存储设备中，并建立电子档案管理系统，便于检索和利用。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案数量准确、完整。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况、载体质量等，对发现的问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅电排站工程档案。2.与电排站工程相关的上级主管部门、政府部门等查阅档案。3.因工程建设、运行维护、科研等需要，经批准后查阅档案。（二）利用流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅内容、目的、时间等，经所在部门负责人签字同意后提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人提供档案查阅服务。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理人员对归还档案进行检查。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应对借阅档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应查明原因并追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。2.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，经公司/组织领导审批后进行销毁。（三）销毁方式1.纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.销毁过程应进行记录，由档案鉴定小组人员和监销人员签字确认。七、档案管理信息化建设（一）信息化目标1.建立完善的电排站工程档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织提供便捷的档案信息查询和利用平台。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统开发：包括档案收集、整理、归档、保管、利用、统计等功能模块，实现档案管理工作的信息化流程。3.系统安全保障：采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案信息系统的安全稳定运行。（三）信息化培训与应用1.组织档案管理人员和相