公司大事记档案管理制度

PAGE公司大事记档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司大事记档案的管理，确保大事记档案的完整、准确、系统和安全，便于公司各项工作的开展和历史资料的查阅利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的大事记档案管理工作。（三）定义公司大事记档案是指公司在各项工作活动中形成的，具有保存价值的大事记录资料，包括文字、图表、声像等各种载体形式。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司大事记档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则大事记档案应如实记录公司的重大事件和重要活动，保证档案内容的真实性。3.规范整理原则按照统一的标准和方法对大事记档案进行整理、分类和编号，便于查找和利用。4.安全保密原则加强大事记档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、大事记档案的收集（一）收集范围1.公司重大决策、重要会议记录及决议。2.公司领导参加的重要活动、讲话、批示等。3.公司重要业务项目的启动、进展、成果等情况。4.公司获得的各类荣誉、奖项及相关证书。5.公司与外部机构签订的重要合同、协议。6.公司发生的重大事件、突发事件及处理情况。7.公司内部机构设置、人员变动、规章制度制定与修订等情况。8.其他具有保存价值的大事记录。（二）收集渠道1.各部门指定专人负责收集本部门产生的大事记资料，并定期移交公司档案管理部门。2.公司办公室负责收集公司领导参加活动、讲话等相关资料，并及时移交档案管理部门。3.公司业务部门负责收集业务项目相关的大事记资料，并报送档案管理部门。4.档案管理部门通过多种途径主动收集大事记档案，如关注新闻媒体报道、参加公司重要活动等。（三）收集要求1.各部门应及时、准确地收集大事记资料，确保资料的完整性和真实性。2.收集的大事记资料应注明事件发生的时间、地点、人物、经过及结果等要素。3.对于重要的大事记资料，应同时提供相关的文件、照片、录音、录像等辅助材料。4.档案管理部门在接收大事记资料时，应进行认真核对，对不符合要求的资料及时退回相关部门补充完善。三、大事记档案的整理（一）分类标准大事记档案按照时间顺序进行分类，可分为年度大事记、季度大事记、月度大事记等。同时，根据事件的性质和内容，可进一步细分为公司决策、业务发展、内部管理、对外交流等类别。（二）编号方法大事记档案采用流水编号的方法进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的查找和管理。编号格式为：[年份][类别][流水号]，如：[2023][公司决策][001]。（三）编目要求1.大事记档案应编制详细的目录，目录内容包括编号、日期、事件名称、内容摘要、来源等。2.目录应按照分类顺序排列，便于查阅。3.对于重要的大事记档案，应在目录中注明其重要程度和相关关键词，以便快速定位。（四）装订规范1.大事记档案应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。2.装订时应使用统一的档案装订材料，如档案夹、线绳等，不得使用金属装订物，以免影响档案的长期保存。3.装订后的档案应在封面注明档案名称、编号、日期等信息。四、大事记档案的保管（一）保管场所公司大事记档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保存。（三）保管期限公司大事记档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据档案的重要程度和历史价值确定，一般重要的决策、重大事件等档案应永久保存，一般性业务档案可保存10年左右，临时性文件可保存35年。（四）定期检查档案管理部门应定期对大事记档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）数字化管理为了便于大事记档案的查阅利用，公司应逐步推进大事记档案的数字化管理工作。将重要的大事记档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案的在线查询和利用。五、大事记档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅大事记档案。涉及公司重大决策、重要业务项目等档案的查阅，需经公司领导批准。外部单位因工作需要查阅公司大事记档案，应按照国家有关法律法规和公司相关规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅大事记档案原件。2.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供大事记档案的复印件。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.借阅：对于因工作需要确需借阅大事记档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记档案管理部门应对大事记档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅档案内容、复制或借阅档案数量等。六、大事记档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则大事记档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立大事记档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司领导组成。鉴定小组负责对到期的大事记档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容鉴定小组应对大事记档案的保管期限、重要程度、历史价值等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的大事记档案，应编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.销毁清册经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁档案时，应确保档案彻底销毁，不得留有痕迹。3.销毁工作完成后，应在销毁清册上注明销毁日期，并由销毁人员和监销人员