审计档案管理制度及管理

PAGE审计档案管理制度及管理一、总则（一）目的为了加强公司审计档案的管理，确保审计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥审计档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构在审计工作中形成的各类审计档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及其他与审计项目相关的文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司审计档案实行集中统一管理，由公司审计部门指定专人负责审计档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.完整性原则：审计档案应全面、完整地反映审计项目的实施过程和结果，确保审计档案资料的齐全、完整。3.准确性原则：审计档案中的各项内容应真实、准确，数据可靠，签字盖章手续完备。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的审计档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：审计档案的整理和保管应便于查阅和利用，以满足公司内部管理和外部审计等工作的需要。二、审计档案的收集与整理（一）收集要求1.审计项目实施过程中，审计人员应及时将审计工作中形成的各种文件资料收集齐全，不得遗漏。2.审计工作底稿应按照审计程序的执行顺序和审计事项的性质进行分类整理，确保内容完整、逻辑清晰。3.审计报告、审计决定书、审计移送处理书等重要文件应经审计项目负责人审核签字后收集归档。（二）整理方法1.分类：审计档案按照审计项目进行分类，每个审计项目单独组卷。同一审计项目的文件资料按照审计程序、审计内容等进行细分，如审计计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告等类别。2.编号：对每个审计项目档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。编号格式可采用“年份+项目序号”，如“202301”表示2023年的第1个审计项目。3.编目：编制审计档案目录，目录应包括档案编号、审计项目名称、档案内容摘要、日期、页数等信息，以便快速检索和查阅。三、审计档案的归档（一）归档时间审计项目结束后，审计人员应在规定时间内将整理好的审计档案移交档案管理人员归档。一般情况下，审计项目结束后[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档手续1.审计人员向档案管理人员移交审计档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、编号等信息，并双方签字确认。2.档案管理人员接收审计档案后，应对档案的完整性、准确性进行检查，如发现问题应及时与审计人员沟通并要求补充完善。四、审计档案的保管（一）保管期限审计档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及公司重大决策、重大经济事项、重要资产处置等审计项目的档案，以及对公司具有长远影响和历史价值的审计档案，应永久保管。2.长期保管：一般审计项目的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：对于一些临时性、一般性的审计项目档案，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质审计档案进行妥善保管。档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。2.电子档案保管：对于电子审计档案，应进行备份存储，并采用加密等安全措施，确保数据的安全性和完整性。电子档案的存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失或损坏。（三）档案保管的检查与维护1.档案管理人员应定期对审计档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、保管环境等，发现问题及时采取措施进行处理。2.对超过保管期限的审计档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案保管的合理性和有效性。五、审计档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅审计档案。外部审计机构、监管部门等因法定事由需要查阅公司审计档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用手续1.内部查阅：公司内部人员查阅审计档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.内部借阅：如需借阅审计档案，借阅人应填写借阅申请表，经所在部门负责人和审计部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。3.外部查阅与借阅：外部审计机构、监管部门等查阅公司审计档案，应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，并填写查阅申请表，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。如需借阅，应按照公司相关规定办理严格的审批手续，并签订保密协议。六、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立审计档案鉴定小组，由审计部门负责人、档案管理部门负责人以及相关业务专家组成，负责对到期审计档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据审计档案的保管期限、重要性、使用价值等因素，对审计档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.审计档案鉴定小组对拟销毁的审计档案进行审核，形成鉴定报告，报公司分管领导批准。2.经批准后，档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案流失。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、审计档案管理的监督与考核（一）监督检查公司审计部门和档案管理部门应定期对审计档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节，发现问题及时督促整改。（二）考核评价建立审计档案管理工作考核评价机制