政协机关文书档案三合一制度

PAGE政协机关文书档案三合一制度一、总则（一）目的为加强政协机关文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合政协机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则政协机关文书档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映政协机关的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理政协机关在各项工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、政协工作秘密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为政协机关各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、文书档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定政协机关文书档案管理制度并组织实施。2.负责对政协机关各部门形成的文书材料进行收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已到保管期限的档案进行销毁处理。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高政协机关工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文书材料的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定时间移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调。3.严格遵守档案管理规定，确保本部门形成的文件材料齐全、完整、准确，并及时归档。三、文书材料的收集与整理（一）收集范围政协机关文书材料的收集范围包括：1.上级机关发来的与政协工作有关的文件、指示、通知等。2.政协机关形成的各类文件，如政协全体会议、常委会议、主席会议等会议文件，政协工作报告、提案工作文件、调研视察报告等。3.政协机关各部门在履行职能过程中形成的文件材料，如工作计划、总结、请示、报告、会议记录、统计报表等。4.政协委员的提案、建议、来信来访材料等。5.与其他单位、组织的往来文件，如函件、协议、合同等。6.反映政协机关历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，要认真核对其内容的真实性、完整性和准确性，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。（三）整理原则文书材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照文书档案的内容和形式，将文书材料分为党群工作、行政工作、政协业务、人事管理、财务管理、纪检监察等类别。每个类别下再根据具体情况设置若干二级类目。2.立卷根据文件材料的数量、来源、时间等因素，将具有密切联系的文件材料组合成卷。卷内文件材料应按照重要程度、时间顺序排列，编号编目。3.编目卷内文件材料应编制卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。同时，为每卷档案编制封面，注明档案编号、题名、年度、保管期限、密级等信息。四、文书档案的归档（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的文书材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的文书档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止时间等信息。3.将档案移交清单与档案一并送交档案管理部门，双方办理交接手续，签字确认。五、文书档案的保管（一）保管期限文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案（1）政协机关制定的重要规章制度、规范性文件。（2）政协全体会议、常委会议、主席会议等重要会议的文件材料。（3）政协工作报告、提案工作文件、调研视察报告等重要业务文件。（4）反映政协机关历史沿革、机构设置、人员编制等方面的重要文件材料。（5）涉及国家机密、政协工作秘密的文件材料。（6）其他具有重要保存价值的文件材料。2.定期保管的档案（1）保管期限为30年的档案政协机关一般性的文件材料，如工作计划、总结、请示、报告等，在一定时期内具有查考利用价值，但不属于永久保管范围的。（2）保管期限为10年的档案政协机关临时性、阶段性工作形成的文件材料，如短期的统计报表、一般性的会议记录等。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、防虫药、灭火器等，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对不同保管期限、不同密级的档案应实行分类存放，便于管理和查找。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、文书档案的利用（一）利用范围政协机关工作人员因工作需要，可查阅、借阅本机关的文书档案。外单位因特殊情况需要查阅、借阅政协机关文书档案的，须经政协机关分管领导批准。（二）利用方式1.查阅政协机关工作人员可直接到档案管理部门查阅档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案，并做好查阅服务工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅、借阅的日期、人员、内容、期限等信息。登记册应妥善保管，以备查询。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对到期档案进行全面、细致的鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的类别、题名、年度、保管期限、密