档案责任追究及保密制度

PAGE档案责任追究及保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，明确档案管理工作中的责任，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和责任界定。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确档案管理各环节的责任主体，做到责任清晰、分工明确。3.保密安全原则：强化档案保密意识，采取有效措施保障档案信息的安全，防止泄露、篡改和丢失。4.有效利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的完整性和系统性。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案库房的建设、维护和管理，配备必要的档案保管设备，确保档案存储环境安全适宜。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对档案管理人员进行业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.对本部门保管的档案进行妥善保管，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。5.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案处置的依据和建议。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中，及时形成各类档案资料，并按照规定进行整理和分类，确保档案内容真实、准确、完整。2.对所形成档案的质量负责，不得故意隐瞒、篡改或销毁重要档案信息。3.严格遵守档案保密制度，妥善保管自己工作中涉及的档案资料，不得私自传播或泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等均属收集范围，包括但不限于以下几类：上级机关下发本公司执行的文件、指示、通知等。公司对外签订的合同协议、意向书、备忘录等。公司内部的规章制度文件、会议纪要、工作计划、总结报告等。公司业务活动中产生的各类报表、统计数据、技术资料、产品资料等。公司财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司人事工作中形成的员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。2.各部门应根据本部门工作特点和实际情况，明确本部门档案的具体收集范围，并报档案管理部门备案。（二）收集要求1.各部门档案形成人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，做到分类准确、排列有序、编目清晰。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，一套原件用于日常查阅和利用，一套备份用于长期保存或异地存储，确保档案的安全性和完整性。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用易褪色的书写材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级类目、三级类目等。例如，文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等二级类目；业务档案可根据不同业务类型进一步细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式，便于档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应反映档案的分类编号、案卷题名、保管期限、起止日期、卷内文件份数等信息；卷内文件目录应反映每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。四、档案归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应根据业务活动的完成情况及时归档，一般不得超过业务活动结束后的一个月。3.财务档案应按照国家有关财务档案管理的规定，在会计年度终了后，由财务部门整理立卷，装订成册，在规定期限内移交档案管理部门。4.人事档案应随时归档，确保员工档案信息的及时更新和完整。（二）归档要求1.各部门档案管理员应按照档案整理的要求，对本部门的档案进行系统整理，编制档案目录，填写档案移交清单，确保档案资料齐全、完整、准确。2.档案移交清单应一式两份，由移交部门和档案管理部门分别留存。清单内容应包括档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.移交档案时，应确保档案的载体和字迹清晰、可读，对于电子档案应确保数据的完整性和可用性。（三）移交程序1.各部门档案管理员在档案整理完毕后，填写档案移交清单，向档案管理部门提出移交申请。2.档案管理部门收到移交申请后，对移交档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、整理质量等。如审核合格，双方在档案移交清单上签字确认，并办理档案交接手续；如审核不合格，档案管理部门应提出整改意见，由移交部门限期整改后重新移交。3.档案交接时，移交部门应将档案资料送至档案管理部门指定的地点，并协助档案管理部门将档案妥善存放。五、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司成立以来的重要文件、规章制度、合同协议、财务报表、人事档案等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（二）保管要求1.档案库房建设：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案存储环境安全可靠。库房应设置专门的档案架（柜），用于存放档案，并根据档案的分类和编号进行有序排列。2.档案存储方式：档案应采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应按照档案的分类和编号顺序存放，便于查找和利用；电子档案应进行备份存储，存储介质应选用安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.库房管理：档案库房应安排专人负责管理，定期对库房进行巡查，检查档案的保管情况，发现问题及时处理。库房内应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。4.档案清点与核对：每年应对档案进行一次全面清点和核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。对于发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并报告上级主管部门。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。2.公司员工因个人业务需要，可查阅本人的人事档案等相关资料。3.因工作需要，外单位人员经公司领导批准，可查阅公司有关档案资料，但必须严格遵守公司的档案保密制度，不得擅自复制、摘抄或传播档案内容。（二）利用程序1.查阅申请：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。外单位人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，并附上单位介绍信，经公司分管领导签字批准后，提交档案管理部门。2.查阅审批：档案管理部门收到查阅申请后，对申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的、查阅内容等信息。3.借阅申请：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。外单位人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，并附上单位介绍信，经公司分管领导签字批准后，提交档案管理部门。4.借阅审批：档案管理部门收到借阅申请后，对申请进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。借阅人应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案归还：借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、质量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）利用限制1.查阅、借阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。2.未经档案管理部门同意，不得擅自复制、摘抄档案内容。如需复制、摘抄，应填写《档案复制、摘抄申请表》，经档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理人员负责办理，并做好登记记录。3.查阅、借阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.外单位人员查阅、借阅档案后，应严格遵守公司的档案保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理员及相关业务人员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，对档案的保管期限进行重新审查和确定。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，结合公司的发展历史、业务特点和实际利用需求，制定档案鉴定标准。2.对于反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度确定相应的定期保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，经公司分管领导签字批准后，方可实施销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应将拟销毁档案进行登记造册，详细记录档案的相关信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将销毁清单存档，作为档案管理工作的重要记录。八、档案保密制度（一）保密范围1.公司各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、技术资料、人事档案等。2.档案管理过程中涉及的档案整理、编目、存储、利用等环节的相关信息。3.因工作需要接触档案资料的人员在工作中知悉的公司商业秘密、技术秘密、财务信息等。（二）保密措施1.人员管理：加强对档案管理人员及接触档案资料人员的保密教育和培训，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案库房管理：档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。库房内的档案资料应妥善存放，不得随意摆放，防止档案信息泄露。3.档案利用管理：严格控制档案的查阅、借阅范围，对查阅、借阅档案的人员进行登记和审批，要求查阅、借阅人员遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄或传播档案内容。4.档案数字化管理：在档案数字化过程中，应采取加密存储、访问控制等技术措施，确保电子档案信息的安全。对数字化设备和存储介质应进行严格管理，防止数据丢失和泄露。5.办公区域管理：在办公区域内，涉及档案资料的文件应妥善保管，不得随意丢弃或在非保密环境下讨论档案内容。严禁在连接外网的计算机上处理和存储涉密档案信息。（三）保密监督与检查1.公司定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查，并将检查结果纳入绩效考核体系。2.对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。3.如发现档案信息泄露事件，应立即采取应急措施，及时报告公司领导，并配合有关部门进行调查处理，最大限度地减少损失和影响。九、档案责任追究（一）责任界定1.因档案形成人员未及时收集、整理、归档档案资料或提供虚假档案信息，导致档案不完整、不准确的，由档案形成人员承担主要责任。2.因档案管理人员未按照规定对档案进行分类、编号、整理、保管或在档案利用过程中违规操作，导致档案损坏、丢失、泄露的，由档案管理人员承担主要责任。3.因各部门未按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门档案移交至档案管理部门或协助档案管理部门开展工作不力的，由各部门负责人承担主要责任。4.因公司领导或其他人员违反档案管理规定，擅自查阅、借阅、复制档案资料或干预档案管理工作，导致档案管理混乱或档案信息泄露的，由相关责任人员承担主要责任。（二）追究方式1.批评教育：对于情节较轻的档案管理违规行为，给予批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：根据档案管理违规行为造成的损失大小，给予相应的经济处罚，罚款金额从责任人的工资、奖金中扣除。3.行政处分：对于情节严重的档案管理违规行为，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。