档案室资料抽查制度汇编

PAGE档案室资料抽查制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案室资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，规范资料抽查工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所有涉及档案资料管理与使用的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：抽查过程中应秉持客观公正的态度，不受任何主观因素干扰，如实反映档案资料的实际情况。3.全面覆盖原则：对档案室各类资料进行全面抽查，涵盖不同类别、不同时间段的档案，确保无遗漏。4.及时整改原则：对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整改要求和期限，跟踪整改落实情况。二、抽查职责分工（一）档案室管理部门1.负责制定详细的资料抽查计划，明确抽查的范围、内容、时间安排等。2.组织实施资料抽查工作，组建抽查小组，确保抽查工作有序进行。3.对抽查结果进行汇总分析，撰写抽查报告，提出整改建议和措施。4.负责跟踪整改情况，对整改结果进行验收确认。（二）各部门1.配合档案室管理部门开展资料抽查工作，提供必要的协助和支持。2.负责本部门档案资料的自查自纠，对发现的问题及时进行整改，并向档案室管理部门反馈整改情况。3.按照档案室管理部门的要求，提供相关资料和信息，配合做好抽查工作。（三）监督部门1.对资料抽查工作进行全程监督，确保抽查过程的公正性和透明度。2.对抽查结果进行审核，对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。3.对违反档案管理规定的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。三、抽查内容与标准（一）档案资料的完整性1.检查档案资料是否齐全，是否涵盖了业务活动的各个环节和方面。2.核对档案资料的目录与实际内容是否一致，有无缺页、漏项等情况。（二）档案资料的准确性1.审查档案资料中的数据、信息是否准确无误，是否与实际业务情况相符。2.检查档案资料的填写、记录是否规范，字迹是否清晰，有无涂改、伪造等现象。（三）档案资料的规范性1.查看档案资料的分类、编号是否符合公司档案管理规定，是否便于查找和管理。2.检查档案资料的装订、整理是否整齐有序，格式是否统一。（四）档案资料的安全性1.检查档案室的环境条件是否符合要求，是否具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.审查档案资料的存储方式是否安全可靠，有无损坏、丢失等情况。（五）档案资料的保密性1.检查档案资料的借阅、使用、归还等环节是否有严格的登记和审批制度，是否确保了档案资料不被泄露。2.查看档案资料的密级标识是否准确，是否按照规定进行了妥善保管。四、抽查频率与方式（一）抽查频率1.定期抽查：每季度进行一次全面的资料抽查，确保对档案室资料进行周期性检查。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对特定类别或特定时间段的档案资料进行抽查。（二）抽查方式1.实地查阅：直接到档案室查阅档案资料，对照抽查标准进行逐一核对。2.电子数据检查：利用档案管理系统，对电子档案资料进行检查，核实数据的准确性和完整性。3.询问访谈：与档案管理人员、相关业务人员进行询问访谈，了解档案资料的管理情况和使用情况。五、抽查程序（一）制定抽查计划档案室管理部门根据公司档案管理工作的实际情况，制定详细的资料抽查计划，明确抽查的范围、内容、时间安排、人员分工等，并报公司领导审批。（二）组建抽查小组根据抽查计划，从档案室管理部门、各相关部门抽调熟悉档案管理业务的人员组成抽查小组，明确小组成员的职责和分工。（三）实施抽查工作1.抽查小组按照抽查计划和标准，对档案资料进行实地查阅或电子数据检查，并做好记录。2.在抽查过程中，如发现问题，应及时与档案管理人员或相关业务人员进行沟通核实，并详细记录问题的情况。（四）汇总分析结果抽查结束后，抽查小组对抽查结果进行汇总分析，填写《档案室资料抽查情况记录表》，撰写抽查报告，详细说明抽查的基本情况、发现的问题及原因分析、整改建议等。（五）下达整改通知档案室管理部门根据抽查报告，向相关部门下达《档案室资料整改通知书》，明确整改的问题、要求和期限。（六）跟踪整改情况1.相关部门接到整改通知书后，应立即组织整改，并在规定期限内将整改情况书面反馈给档案室管理部门。2.档案室管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。如整改不到位，应责令继续整改，并追究相关人员的责任。（七）复查验收整改期限届满后，档案室管理部门组织对整改情况进行复查验收。复查合格后，将抽查及整改情况报公司领导备案。六、问题处理与责任追究（一）问题处理1.对于抽查中发现的一般性问题，如资料填写不规范、装订不整齐等，由档案室管理部门及时通知相关部门进行整改，整改完成后进行复查确认。2.对于发现的较为严重的问题，如档案资料缺失、数据错误、保密性违规等，应立即采取措施进行纠正，并对相关情况进行深入调查，分析原因，提出处理意见。3.对于涉及违法违规行为的档案资料问题，应依法依规追究相关人员的责任，并及时向上级主管部门报告。（二）责任追究1.对因工作疏忽、失职等原因导致档案资料出现问题且未及时整改的相关人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处分。2.对故意违反档案管理规定，造成档案资料损坏、丢失、泄露等严重后果的人员，依法依规严肃追究其法律责任。3.对在档案资料抽查工作中敷衍了事、弄虚作假的抽查人员，给予相应的纪律处分，并重新组织抽查工作。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案管理人员及相关业务人员参加档案管理知识培训，包括档案资料抽查制度及标准、档案整理规范、档案安全保密等内容，提高其业务水平和责任意识。2.根据档案管理工作的新要求和实际情况，适时开展针对性的培训，确保相关人员熟悉和掌握档案管理的最新规定和操作技能。（二）宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、会议等形式，广泛宣传档案管理的重要性和档案资料抽查制度的相关内容，提