图书馆档案管理制度分类

PAGE图书馆档案管理制度分类一、总则（一）目的本制度旨在规范图书馆档案的分类管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，为图书馆的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于图书馆所有部门及工作人员在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则图书馆档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、分类、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.分类科学原则根据档案的形成来源、内容性质、时间顺序等因素，采用科学合理的分类方法，对档案进行分类，便于档案的管理和查找。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则档案分类应充分考虑档案的利用需求，便于档案的查阅和利用，提高档案的利用效率。（四）管理职责1.图书馆档案管理部门负责制定和完善图书馆档案管理制度，组织实施档案的分类管理工作，指导和监督各部门的档案工作，负责档案的收集、整理、分类、保管、利用等工作。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整和安全，并积极配合档案管理部门的工作。二、档案分类标准（一）分类依据图书馆档案分类主要依据档案的形成来源、内容性质、时间顺序等因素进行分类。（二）具体分类1.行政管理类馆务会议记录记录图书馆馆务会议的召开情况、讨论内容、决议事项等。工作计划与总结图书馆年度、季度、月度工作计划和总结，以及专项工作计划和总结。规章制度图书馆制定的各项规章制度，包括工作制度、管理制度、考核制度等。人事档案图书馆工作人员的个人档案，包括履历、学历、职称、奖惩等材料。财务管理档案图书馆的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。物资设备档案图书馆的固定资产、办公用品、设备采购、维修等档案。对外往来文件图书馆与上级主管部门、其他单位、社会组织等的往来文件、函件、协议等。2.业务工作类图书采购档案图书采购计划、采购合同、图书清单、验收报告等档案。图书编目档案图书编目规则、编目数据、书目数据库等档案。图书典藏档案图书典藏布局、典藏统计、图书清点等档案。读者服务档案读者借阅记录、读者咨询记录、读者投诉处理记录等档案。参考咨询档案参考咨询服务记录、文献检索报告、专题资料汇编等档案。数字化建设档案数字化项目规划、数字化加工流程、数字化成果等档案。学术研究档案图书馆工作人员的学术论文、著作、科研项目等档案。3.特殊载体类照片档案图书馆工作活动、重要事件、场馆设施等照片档案。音像档案图书馆举办的讲座、会议、培训等音像资料。电子档案图书馆形成的电子文件、数据库、网站信息等电子档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.图书馆工作人员在业务活动中形成的个人成果、研究报告、学术论文等。3.图书馆与外部单位、社会组织往来过程中形成的文件、函件、协议等。4.图书馆举办的各类活动、会议、讲座等形成的照片、音像、文字等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时收集和完整。2.收集的档案应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.对收集的档案应进行初步整理，剔除无关的文件和资料，确保档案的质量。（三）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.编号编目对每一份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于档案的查找和利用。3.装订成册对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.数字化处理对重要的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，便于档案的长期保存和利用。四、档案保管（一）保管场所1.图书馆应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序整齐排列，存放在档案架或档案柜中，便于查找和利用。2.对不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、照片档案、音像档案、电子档案等。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。4.对档案的保管情况应进行记录，包括档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息。（三）保管期限1.图书馆档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对图书馆工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。长期保管的档案在较长时间内对图书馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案在较短时间内对图书馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应根据档案的重要程度、利用价值等因素进行综合考虑，并按照国家有关规定执行。五、档案利用（一）利用范围1.图书馆工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他单位、社会组织等因工作需要查阅图书馆档案。3.读者因研究、学习等需要查阅图书馆相关档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并按照规定办理查阅手续。2.借阅对确需借阅档案的利用者，档案管理部门应按照规定办理借阅手续，并限定借阅期限，确保档案的安全和及时归还。3.复制对利用者需要复制的档案，档案管理部门应按照规定办理复制手续，并收取相应的费用。（三）利用审批1.图书馆工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、其他单位、社会组织等查阅图书馆档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经图书馆分管领导批准后，到档案管理部门查阅。3.读者查阅图书馆相关档案，应凭有效证件到图书馆咨询服务台提出申请，经图书馆相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。（四）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行登记,包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息，以便对档案的利用情况进行统计和分析。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定，结合图书馆档案的实际情况，对档案进行科学、合理鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、价值等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立图书馆档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映图书馆的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值是否符合国家有关规定和图书馆的实际需要。3.档案的完整性和准确性。4.档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经图书馆分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档