林业档案管理办公室制度

PAGE林业档案管理办公室制度一、总则（一）目的为加强林业档案管理办公室的规范化建设，提高档案管理工作的质量和效率，有效保护和利用林业档案资源，为林业事业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于林业档案管理办公室全体工作人员，以及涉及林业档案管理相关业务的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映林业工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存林业工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和系统性。5.服务性原则：充分发挥档案的服务功能，为林业工作决策、生产经营、科研教学等提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理职责（一）办公室职责1.负责制定和完善林业档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。2.统筹规划林业档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，确保档案管理工作有序开展。3.组织开展林业档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等工作，对档案管理工作进行监督和检查。4.负责林业档案管理信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。5.加强与其他部门的沟通协调，指导和督促各部门做好本部门档案的收集、整理和移交工作。6.组织开展档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.负责林业档案管理办公室的日常管理工作，包括人员考勤、办公用品管理、安全保卫等。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责接收、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施销毁。5.积极开展档案利用工作，热情接待档案查阅人员，按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。6.负责档案管理信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。7.协助办公室做好档案管理的其他工作，如档案统计报表填报、档案业务培训等。（三）各部门职责1.负责本部门在林业工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理办公室的沟通协调，按时将整理好的档案移交档案管理办公室。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得将档案据为己有或拒绝归档。4.积极配合档案管理办公室开展档案管理工作，如提供档案利用线索、协助档案鉴定等。三、档案收集与整理（一）收集范围1.林业行政管理文件，包括上级机关下发的文件、本单位制定的规章制度、工作计划、总结、报告等。2.林业业务文件，如林业规划、设计、造林、抚育、采伐、病虫害防治、资源监测等方面的文件材料。3.林业科研文件，包括科研项目立项、研究报告、成果鉴定、论文发表等相关材料。4.林业会议文件，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.林业人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利等方面的材料。6.林业财务档案，如财务预算、决算、凭证、报表等。7.林业声像档案，包括照片、录音、录像等资料。8.其他与林业工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张质量符合档案保存要求。3.对于电子文件，应按照规定格式进行存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.分类应科学合理，便于查找和利用。一般按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。3.每份文件材料应单独装订，页号编写准确，目录清晰。（四）整理方法1.文书档案整理：按照《归档文件整理规则》的要求，对文件进行分类、编号、编目、装订等操作。2.科技档案整理：根据林业科技项目的特点，按照项目阶段进行分类整理，建立项目档案卷，包括项目立项文件、研究过程文件、成果文件等。3.会计档案整理：按照会计档案管理的有关规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类装订，编制会计档案目录。4.声像档案整理：对照片、录音、录像等资料进行分类编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明，装入档案盒保存。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门兼职档案人员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案管理办公室接收各部门移交的档案后，进行再次审核和整理，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.审核无误后，将档案按照分类方案进行排列上架，建立档案检索目录。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映林业工作重大历史事件、重要业务活动、具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，定期保管期限分为30年和10年。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，由档案管理办公室组织相关人员进行鉴定，并报单位领导批准。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案应存放在专用的档案柜架上，并按照分类顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。4.建立档案出入库登记制度，严格登记档案的出入库时间、数量、去向等信息，确保档案数量准确、去向清楚。5.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备等，确保档案库房安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、历史地分析档案价值的原则，准确判定档案的保管期限和价值。2.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合林业工作实际，确保鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存意义。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况进行综合判断。3.征求相关业务部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.档案销毁清册经单位领导审批后，由档案管理办公室组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，将档案销毁清册永久保存。六、档案统计与信息化管理（一）统计工作1.建立档案统计制度,定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应认真做好档案统计数据的收集、整理和分析工作，及时准确地填报档案统计报表。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送上级主管部门和相关部门。（二）信息化管理1.推进档案管理信息化建设，建立林业档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时将档案信息录入系统，确保档案信息的及时更新和准确完整。3.利用档案管理信息系统开展档案检索、利用、统计等工作，提高档案管理工作的效率和服务水平。4.加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，确保档案信息安全。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。七、档案利用与服务（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，严格遵守档案查阅、借阅制度。2.确保档案利用过程中的安全，防止档案丢失、损坏和泄露。3.积极主动地为林业工作决策、生产经营、科研教学等提供档案信息支持，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅：档案查阅人员凭有效证件到档案管理办公室查阅档案。档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。3.复制：根据档案利用人员的需求，档案管理办公室可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理办公室负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理办公室印章。（三）服务措施1.加强档案编研工作，围绕林业工作重点和热点问题，编写档案参考资料、专题汇编等，为林业工作提供有针对性的档案信息服务。2.