写一篇公司档案安全管理制度

PAGE写一篇公司档案安全管理制度[公司名称]档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用、销毁等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和应对各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作。3.预防为主原则：强化安全意识，建立健全安全防范机制，提前做好预防工作，减少安全事故的发生。4.责任追究原则：对违反档案安全管理制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案安全管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案安全管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案安全管理工作，定期进行检查和评估。3.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的安全意识和技能。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级报告。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案安全。2.明确一名档案安全管理员，负责本部门档案安全管理的具体工作。3.配合公司档案管理部门开展档案安全检查和评估工作，及时整改存在的问题。4.按照规定向公司档案管理部门移交档案，确保档案的完整和准确。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、编目、上架等工作，确保档案存放有序。3.做好档案库房的日常巡查工作，及时发现和处理安全隐患。4.协助利用部门查阅档案，做好档案利用登记和归还工作。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案收集与整理安全管理（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.对重要档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集的档案进行整理，确保档案分类准确、编目规范。2.整理档案时应注意保护档案的原始面貌，不得随意裁剪或涂改。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。四、档案保管安全管理（一）库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点建设。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。3.库房应设置专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。4.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在专用档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。3.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并进行定期备份。4.对珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）温湿度控制1.库房温湿度应保持在适宜的范围内，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，实时监测库房温湿度情况，并做好记录。3.根据温湿度变化情况，及时采取调节措施，确保档案安全。（四）防火防盗1.库房应安装防火防盗报警设备，确保及时发现火灾和盗窃等安全事故。2.严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。3.定期对消防器材进行检查和维护，确保其性能良好。4.加强库房门窗的防护，确保库房安全。（五）防虫防鼠1.定期对库房进行防虫防鼠检查，发现问题及时采取措施。2.可采用物理、化学等方法进行防虫防鼠，如放置防虫药、鼠夹等。3.对档案进行防虫防鼠处理时，应注意避免对档案造成损害。五、档案利用安全管理（一）利用申请1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等，并经所在部门负责人签字同意。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，并填写《档案利用申请表》，经公司档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。（二）利用登记1.档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用档案名称、利用目的等。2.利用登记应做到及时、准确、完整，并妥善保管登记记录。（三）查阅限制1.严格按照档案保密规定，对涉及公司机密的档案进行查阅限制，未经批准不得查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损等。（四）归还与清点1.档案利用完毕后，利用人应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。2.档案管理人员应对归还的档案进行认真清点，确保档案完整无损。六、档案数字化安全管理（一）数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准、流程等。2.对档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化操作，确保数字化档案的质量。3.对数字化档案进行存储和备份，建立数字化档案数据库。（二）安全措施1.数字化工作场所应配备必要的安全设备，如防火墙、杀毒软件等。2.对数字化操作人员进行安全培训，提高其安全意识和技能。3.严格遵守数字化操作规程，确保数字化过程的安全。4.对数字化档案进行加密存储，防止数据泄露。七、档案传输与共享安全管理（一）传输要求1.档案传输应采用安全可靠的方式，如加密传输、专用网络传输等。2.对传输的档案进行加密处理，确保传输过程中档案内容的安全。3.传输档案时，应进行身份验证和授权，防止非法传输。（二）共享管理1.建立档案共享平台，对档案共享进行统一管理。2.明确档案共享的范围、权限、流程等，确保档案共享的安全。3.对共享的档案进行跟踪和监控，及时发现和处理安全问题。八、档案安全应急管理（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其有效性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，提高员工的应急处置能力。2.应急演练应包括火灾、水灾、盗窃等多种情况，演练后应进行总结和评估。（三）应急处置1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置。2.及时向上级报告事故情况，配合相关部门进行调查和处理。3.对事故造成的损失进行评估和统计，采取措施进行恢复和重建。九、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案安全监督检查机制，定期对公司各部门的档案安全管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对档案安全管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等环节的安全管理情况。3.档案库房的安全状况。4.档案数字化、传输与共享等方面的安全管理情况。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.各部门应按照整改通知书的要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。十、档案安全培训与教育（一）培训计划1.制定档案安全培训计划，明确培训对象、内容、方式、时间等。2.培训计划应根据公司实际情况和档案安全管理要求进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.公司档案安全管理制度。3.档案整理与保管知识。4.档案利用与保密知识。5.档案数字化与传输安全知识。6.档案安全应急处置知识。（三）培训方式1.采用集中培训、在线培训、现场指导等多种方式进行培训。2.定期组织档案安全知识竞赛、演讲比赛等活动，提高员工的学习积极性。十一、档案安全奖惩制度（一）奖励规定1.对在档案安全管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.