资助中心档案室管理制度

PAGE资助中心档案室管理制度一、总则（一）目的为加强资助中心档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于资助中心档案室的档案管理工作，包括各类资助项目档案、文件资料、电子数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应真实反映资助工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对档案管理人员进行业务培训和指导。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时形成和准确归档。3.配合档案室做好档案的清查、核对和利用工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的借阅登记和归还工作，确保档案的安全。4.积极开展档案信息化工作，及时录入和更新档案信息。5.定期对档案进行统计和分析，为档案管理决策提供依据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.资助项目申报材料，包括项目申请书、可行性研究报告、预算书等。2.项目评审材料，如评审意见、专家名单等。3.项目实施过程中的各类文件，如项目进展报告、资金使用情况报告、验收报告等。4.与资助工作相关的政策文件、法规标准、会议纪要等。5.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为项目档案、综合档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的档案移交档案室归档。（二）归档程序1.档案形成部门对档案进行初步整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存，一份随档案移交档案室。2.档案室对移交的档案进行审核，核对档案的完整性和准确性，无误后办理签收手续。3.档案室按照分类编号的要求，将档案进行上架存放。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：反映资助中心主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管：在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。（四）保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经本单位领导批准。3.司法机关因办案需要查阅档案，须按照法定程序办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：工作人员可直接到档案室查阅档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人和档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]天。3.复制：如需复制档案，须经档案室负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，应遵守档案室的各项规章制度，爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。2.查阅和借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.归还档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案室应及时将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）信息安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行综合分析，确定档案的价值。2.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位的实际情况进行鉴定。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核后，报本单位领导批准。3.销毁：按照批准的销毁清